收货流程图（从卸货口到收货单）
卸货口的收货流程图：预约到货时段、对照采购订单核对单据、清点与验损、承运商索赔、开具收货单以及上架入库与移交财务。
什么是收货流程图（从卸货口到收货单）流程
收货是卸货口的流程。它覆盖的是收货区在车辆到达与货物带着记录躺进某个库位之间所做的事：预约到货时段、对照采购订单核对单据、实物清点与验损、开具收货单、上架、更新库存记录，以及把收货单移交财务。这一段流程短、重复次数多，而且几乎全部由凭证构成——正因为如此，才值得认真画一遍。
它刻意不是一道来料检验。确认到货的品项正确、数量正确、外观状况良好，与确认它们符合规格，是两件不同的工作，通常也由掌握不同凭证的不同人来做。抽样、检测以及不合格品的处置从哪里开始，来料检验就从哪里接手——常见做法是把收货登记到一个待检库位，让货物在等待期间在系统中存在。本图同样止于向财务的移交：采购订单、收货单与发票的三方匹配属于发票审批，而补货、循环盘点与报废这一更大的循环属于库存管理。客户退货虽然从同一道门进来，走的却是退货流程，因为它背后的单据是退货授权而不是采购订单。
有两项判定支撑着整张图。“采购订单与到货是否相符？”决定了货物到底会不会被登记入账，也正是在这一点上，一板未订购或超交的货要么被交给采购处理，要么悄无声息地被吸收进库存。“是否发现破损或短缺？”决定了在司机还在场时有没有东西被写下来，而那是唯一一个能让承运商索赔容易取证的时刻。多数收货纠纷都能追溯到这两个时刻之一在没有留下记录的情况下过去了。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 五条泳道（承运商/供应商、收货员、仓库、采购与财务）分布在五个阶段：预约到货、单据核对、清点与状况、收货登记，以及上架与移交
- 到达管控：承运商预约一个到货时段并抵达卸货口，随后“是否在预约时段内到达？”这项判定要么放行车辆进行卸货与理货，要么让它等待下一个空闲时段并绕回同一项判定
- 把送货单对照未结的采购订单做一次单据核对，以及“采购订单与到货是否相符？”这项判定——它把不相符的情况交给采购，而不是在卸货口就地拍板
- 采购的“是否接收这批货？”判定，带三条分支：接收并继续、就差异与供应商核实后回到同一项判定，或者拒收并随承运商退回
- “是否发现破损或短缺？”这项判定，其破损分支会在任何人登记收货之前，先把破损情况记在送货单上、把受影响的货物隔离，并向承运商提出索赔
- 系统这一支：按实际接收数量以单据步骤开具收货单、上架到库位、更新库存记录，并把收货单移交财务以便与发票匹配
何时使用本模板
- 你们要编写收货标准作业程序或卸货口作业指导书，让外包人员和轮班人员不靠口头交接也能照着做
- 你们正在 ERP 或 WMS 中配置收货，卸货口、采购与财务之间的交接必须在任何交易被配置之前先谈定
- 发票一再通不过三方匹配，而原因在上游：收货记到了错误的采购订单、晚了好几天才登记，或者按送货单数量而不是实际接收数量登记
- 破损的货板被无异议签收，于是承运商索赔因缺乏证据被拒，成本落回你们自己的库存
- 审计人员或客户要求提供一份成文说明，讲清入库货物是如何被接收、记录与上架的
运作方式
把泳道改成你们的角色
把承运商/供应商、收货员、仓库、采购与财务换成你们现场真实存在的角色。在小型卸货口，收货员和仓库操作员是同一个人；把这两条泳道合并，而不是画一个从不发生的交接。
写下你们的预约到货规则
写明时段如何预约、车辆最多可以等多久，以及未预约却照样上门的到货怎么处理。如果诚实的答案是来了就收，那就把它画出来：一条没有人执行的规则画在图上，比根本没有规则更糟。
定义“与采购订单相符”是什么意思
列出接收货物前必须一致的字段：订单号、物料编码、数量、计量单位与交货日期。加上你们的数量容差，并指名谁可以接受超交，让不相符这条分支带着责任人和门槛，而不是靠临场判断。
确定已登记的货物落在哪里
如果入库货物需要检验，就决定收货是把它们登记到待检库位，还是等检验通过之后再登记。登记到待检库位可以让记录与实物保持同步。把那个库位标在上架步骤上，并显示检验流程从哪里接手。
把破损取证规则定下来
写明在司机离开之前收货员必须做什么：在送货单上批注、给货板拍照、留存包装。加上你们实际适用的运输条款中的通知期限，并指名由谁提出索赔，因为提出索赔的通常不是发现破损的那个人。
与财务约定收货单的截止时间
定下收货最迟必须在什么时候登记——最好在当班结束之前——以及收货单如何送达应付账款。一笔晚三天才登记的收货，在财务看来就像一张背后没有到货的发票，也会被当作这样来质疑。
拿最近的实际到货把图走一遍
拿上周的两三批到货把这张图走一遍，其中要包含一批出了问题的。凡是大家描述得出、图上却没有的步骤，或者图上画了、实际却被跳过的步骤，就是值得动手处理的那个发现。
常见问题
收货流程包含哪些步骤？
承运商预约一个到货时段并抵达卸货口，收货员在车辆卸货与理货之前先核对预约。送货单被对照未结的采购订单核对；任何不相符的情况都交给采购，由采购决定接收、核实还是拒收。已接收的货物被清点并检查是否受损。破损或短缺记在送货单上，受影响的货物被隔离，并向承运商提出索赔。随后按实际接收数量开具收货单，货物上架到库位，库存记录被更新，收货单移交财务以便与发票匹配。
什么是收货单（GRN）？它和送货单有什么不同？
送货单是供应商或承运商的单据，写的是他们声称发出了什么。收货单是你们自己的记录，写的是你们实际接收了什么：数量、日期、状况，以及它被登记到的那条订单行。两者不能互相替代；按送货单数量而不是清点数量开具收货单，是多付款最常见的原因之一——恰恰因为收货单正是发票日后要与之匹配的那一条收货凭证。
收货和来料检验是一回事吗？
不是。收货确认的是品项、数量与外观状况，并把货物登记入账。来料检验则通过抽样与检测确认是否符合规格，并决定不合格品的处置方式。两者通常是各自留有记录的独立步骤，许多组织会把收货登记到待检或隔离库位，让货物在检验进行期间在系统中存在。本图覆盖的是收货这一半，并在这一点上交接出去。
到货与采购订单不符时应该怎么办？
不要登记你拿不出凭证的东西。在单据核对处停下来，交给采购，由他们决定是接收、与供应商核实，还是拒收并随承运商退回。无论结果如何，这项决策都要记在采购订单上，而不是记在一串邮件里，并且只登记实际接收的数量。超交、提前到货和未订购的行项目各自都值得有一条事先约定的规则，这样卸货口就不必在司机等着的时间压力下作出商务决策。
破损索赔应该提给承运商还是供应商？
这取决于按你们的交货条款是谁签的运输合同。如果是供应商安排并支付了运输，索赔通常提给供应商；如果是你们自行安排提货，就提给承运商。无论哪一种，实际动作都发生在卸货口：在送货单上批注货物破损或未经查验，而不是无异议签收；在货板被拆开之前拍照；并保留包装。运输条款留给你们通知货损或灭失的时间窗口很短，而且可见破损的期限通常比隐蔽破损更短，因此请查阅你们实际适用的条款中的期限。