Flowchart for kontraktgennemgang: fra modtagelse til aftalte vilkår

Hvad er flowchart for kontraktgennemgang: fra modtagelse til aftalte vilkår?

Kontraktgennemgang er arbejdet mellem, at en kontrakt lander, og at vilkårene er acceptable. Nogen i forretningen skal have en aftale i hus; Jura skal afgøre, om papiret foran dem beskytter virksomheden, og hvis ikke, hvad der skal ændres, og hvad man kan give sig på. Skrevet som en opgaveliste falder det sammen til én linje, der hedder juridisk gennemgang. Tegnet på tværs af baner bliver det, hvad det faktisk er: en sag, der flytter sig fra Jura til Økonomi til Risiko til modparten og retur, og hvor det meste af den forløbne tid går med at ligge i kø frem for at blive gennemgået.

Det her er ikke kontraktgodkendelse. Godkendelse er det selvstændige spørgsmål om, hvem der må forpligte virksomheden til de vilkår, Jura har blåstemplet, og den kører på en fuldmagtsmatrix frem for på juridisk vurdering. I dette diagram begynder godkendelsen præcis dér, hvor flowet slutter, ved 'Overdrag til kontraktgodkendelse'. Det er heller ikke indkøb. At vælge modparten, køre et udbud og lande den kommercielle tildeling hører til i indkøbsprocessen, og at oprette leverandøren, verificere bankoplysninger og aftale betalingsbetingelser hører til i leverandør-onboarding. Kontraktgennemgang besvarer ét snævert spørgsmål: er disse vilkår acceptable, og hvis ikke, hvad skal så ændres?

To beslutninger udfører det meste af arbejdet. 'Standardvilkår?' er playbook-porten, og den er det eneste, der holder en lille juridisk funktion kørende: en kontrakt på jeres egen uændrede skabelon, eller på modpartens papir uden ændringer i de bestemmelser, playbooken behandler som væsentlige, tager fast track og kommer aldrig ind i forhandling. 'Udestående punkter?' er den løkke, alle undervurderer, for en udveksling af redlines lander sjældent i første forsøg, og en gennemgangsproces uden loft over runderne bliver til korrespondance uden ende. Diagrammet gør også nødudgangen eksplicit: en afvigelse uden for risikoappetitten går til en navngiven risikoejer, der enten giver dispensation eller stopper kontrakten, i stedet for at blive absorberet i stilhed af den, der sidder med udkastet.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem rollebaner (Rekvirent / forretningsansvarlig, Jura, Økonomi, Risiko / compliance og Modpart) fordelt på fem faser: Modtagelse, Triage, Juridisk gennemgang, Forhandling og Overdragelse
• En port ved modtagelsen frem for en indbakke: en modtaget eller udarbejdet kontrakt lægges ind på en kontraktanmodningsformular, og 'Er anmodningen komplet?' frigiver den enten til triage eller sender den retur til rekvirenten for manglende oplysninger og løber tilbage til formularen
• Triage efter værdi og risiko, der føder beslutningen 'Standardvilkår?'. Standard-grenen kører et fast track-tjek mod playbooken og går direkte til registreringen af gennemgangen, uden om økonomisk gennemgang, risikoscreening og forhandling; ikke-standard-grenen går i fuld gennemgang
• Fuld gennemgang som tre sekventielle overleveringer i tre baner: Jura gennemgår vilkår mod playbooken og markerer redlines med forhåndsgodkendte fallback-positioner, Økonomi tjekker betalings- og ansvarsvilkår, og Risiko / compliance screener persondata- og regelrisiko
• En gren om risikoappetit med et reelt stoppunkt: 'Afvigelse inden for risikoappetitten?' sender alt uden for appetitten videre til 'Giver risikoejeren dispensation?', hvor en givet dispensation kobler sig på forhandlingen igen, mens et afslag afslutter forløbet ved 'Kontrakten går ikke videre'
• Forhandlingsløkken: send redlines til modparten, modparten returnerer modrettelser og kommentarer, der afholdes en forhandlingsrunde, og 'Udestående punkter?' sender enten de åbne punkter en runde mere eller går videre til en registreret opsummering og overdragelse til kontraktgodkendelse

Hvornår du skal bruge skabelonen

• Jura modtager kontrakter på mail, i chat og på gangen, og I har brug for ét fælles indgangspunkt med en anmodningsformular, før I overhovedet kan måle noget
• I er ved at skrive eller opdatere en kontrakt-playbook og skal kunne vise forretningen, hvilke kontrakter der kvalificerer til fast track, og hvilke der ikke gør
• Sagsbehandlingstiden er klagen, og ingen kan sige, hvor dagene bliver af, så I har brug for at kunne se overleveringerne og måle, hvor længe hver bane sidder på sagen
• I er ved at sætte et CLM-værktøj eller et juridisk indgangsflow op og vil have processen aftalt, før nogen bygger den ind i software
• Økonomi, Risiko og Jura gennemgår hver sin del af en kontrakt, og rækkefølgen er i dag improviseret, hvilket sender modstridende kommentarer videre til modparten

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til de funktioner, I faktisk har

   Erstat Rekvirent / forretningsansvarlig, Jura, Økonomi, Risiko / compliance og Modpart med jeres rigtige roller. Mindre organisationer lægger risiko og compliance ind under Jura, og nogle sender alt gennem en legal operations- eller kontraktansvarlig-bane, før det når en jurist. Brug én bane pr. beslutningstager frem for pr. person, så diagrammet overlever, at nogen skifter job.

2. Skriv felterne fra anmodningsformularen på trinnet

   Kvaliteten ved modtagelsen afgør alt længere nede. Skriv på trinnet, præcis hvad formularen skal fange: modpart, hvad der købes eller sælges, værdi og løbetid, om der indgår persondata eller systemadgang, deadline og begrundelsen for den, og dokumentet i et redigerbart format. Beslut derefter, hvad porten 'Er anmodningen komplet?' reelt tester, så returneringer bliver forudsigelige frem for et personligt skøn.

3. Definér, hvad standard betyder, før I læner jer op ad fast track

   Beslutningen 'Standardvilkår?' virker kun, hvis playbooken bag den er skrevet ned: hvilken skabelon, hvilke bestemmelser der er væsentlige, og hvilke forhåndsgodkendte fallback-positioner en ikke-jurist må acceptere. Hold listen over væsentlige bestemmelser kort nok til, at folk faktisk læser den, og gennemgå den, hver gang en forhandlet afvigelse er blevet rutine.

4. Aftal hvem der gennemgår betaling, ansvar og risiko, og i hvilken rækkefølge

   Denne skabelon kører Jura, derefter Økonomi og derefter Risiko / compliance i rækkefølge, så modparten modtager ét samlet sæt redlines. Hvis jeres gennemgange reelt kører parallelt, så tegn dem om som en forgrening, og tilføj det trin, hvor nogen samler kommentarerne, for uafstemt parallel gennemgang er netop det, der producerer modstridende positioner i samme dokument.

5. Sæt grænserne for risikoappetitten, og navngiv den, der kan give dispensation

   Skriv jeres faktiske grænser ved siden af 'Afvigelse inden for risikoappetitten?': position på ansvarsbegrænsning, omfanget af skadesløsholdelse, lovvalg, databehandlervilkår, hvad jeres organisation nu har aftalt. Navngiv derefter den konkrete rolle, der kan give dispensation ved 'Giver risikoejeren dispensation?'. En dispensationsvej uden en navngiven ejer falder tilbage på den, der skriver udkastet, og det er præcis det udfald, beslutningen findes for at forhindre.

6. Sæt loft over forhandlingsrunderne, og definér overdragelsen

   Beslut, hvor mange udvekslinger løkken 'Udestående punkter?' kører, før de åbne punkter eskalerer til den budgetansvarlige som en kommerciel beslutning. Angiv derefter, hvad 'Registrer opsummering og risici' skal indeholde: den endelige position, accepterede afvigelser, givne dispensationer og hvem der gav dem. Den registrering er det, godkenderen skriver under på, og den er revisionssporet, hvis nogen senere spørger, hvorfor et vilkår blev accepteret.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på kontraktgennemgang og kontraktgodkendelse?

Gennemgang er en juridisk og kommerciel vurdering: er disse vilkår acceptable, hvilke afvigelser fra playbooken er der, og hvad skal ændres, før virksomheden bør skrive under? Godkendelse er et spørgsmål om bemyndigelse: må den, der forpligter virksomheden, gøre det på dette værdi- og risikoniveau efter fuldmagtsmatrixen? De kræver forskellige personer og efterlader forskellige registreringer. At køre dem som ét trin er, hvordan en jurists kommentar bliver opfattet som en godkendelse, eller en budgetansvarligs underskrift som en juridisk blåstempling. Dette flowchart slutter ved 'Overdrag til kontraktgodkendelse', som er dér, godkendelses- og underskriftsprocessen begynder.

Hvad gennemgår Jura egentlig i en kontrakt?

I praksis er en gennemgang en sammenligning mod en playbook frem for en frisk læsning. De tilbagevendende punkter er omfang og leverancer, løbetid og opsigelsesret, betalingsbetingelser, ansvarsbegrænsninger og undtagelser, skadesløsholdelse, ejerskab til immaterielle rettigheder, fortrolighed, forsikring, garantier og serviceniveauer, databeskyttelse samt lovvalg og tvistløsning. Hvilke af dem der er væsentlige, er en organisatorisk beslutning, og det er nedskrivningen af den liste, der gør fast track forsvarlig. Hvor modparten behandler personoplysninger på jeres vegne, kræver databeskyttelsesforordningens artikel 28 en skriftlig databehandleraftale med et fast defineret indhold, og derfor ligger persondatascreeningen inde i gennemgangen og ikke efter underskrift.

Hvor lang tid bør en kontraktgennemgang tage?

Der findes ingen lovbestemt eller almindelig svartid, så det brugbare træk er at sætte jeres eget mål pr. kontrakttype og derefter måle mod det. Offentliggør separate mål for fast track-kontrakter og for forhandlede ikke-standard kontrakter, for et gennemsnit af de to skjuler begge dele. Og når I måler, så mål hvor længe hver bane sidder på sagen frem for den samlede forløbne tid. I de fleste teams er selve gennemgangen kort, og ventetiden lang: anmodningen er ufuldstændig, sagen ligger i kø, eller modparten er fjorten dage om at vende tilbage med kommentarer. Kun de to første er jeres at rette op på.

Hvilke kontrakter kan springe en fuld juridisk gennemgang over?

Dem, playbooken kan afgøre uden skøn: jeres egen skabelon underskrevet uden ændringer, en fornyelse på identiske vilkår, eller en aftale med lav værdi på modpartens standardpapir uden ændringer i de bestemmelser, I har udpeget som væsentlige. I dette diagram tager de 'Standard'-grenen til et fast track-tjek mod playbooken og går direkte til registreringen af gennemgangen. Hold to regler fast på den. Fast track er et tjek, ikke fraværet af et, så resultatet skal stadig registreres. Og alt, der involverer persondata, systemadgang eller ubegrænset ansvar, forlader fast track uanset værdi.