Flowchart for salgspipeline: fra salgsmulighed til vundet aftale

Hvad er flowchart for salgspipeline: fra salgsmulighed til vundet aftale?

Salgspipeline-processen er det, en sælger faktisk gør med én salgsmulighed, efter at den er kvalificeret: discovery og behovsafdækning, en tilpasset demo, en teknisk validering eller test, et prissat tilbud, en intern godkendelse når rabatten overstiger sælgerens mandat, forhandling, kontraktgennemgang og et registreret udfald. Det er arbejde aftale for aftale, ejet af account executive'en, med præsalg, salgschef og juridisk trukket ind på definerede punkter. Netop det adskiller den fra de konverteringsprocenter, marketing rapporterer: en pipeline er en kø af enkeltstående salgsmuligheder, hvor hver enkelt ligger i en fase, nogen skal kunne begrunde.

Diagrammet begynder og slutter bevidst bestemte steder. Det begynder ved en kvalificeret salgsmulighed, så leadopsamling, scoring, nurture og overleveringen fra marketing til salg ligger opstrøms i demand generation og er ikke tegnet her. Det slutter ved en underskrevet kontrakt og en overlevering til onboarding. Alt efter underskriften hører til andetsteds: plukning, forsendelse og fakturering af ordren er ordrebehandlingsprocessen, rykning for betaling og indtægtsføring er order-to-cash, og mersalg og genforhandling er account management. Er det flowet efter, at kunden har købt, I har brug for, er det ordrebehandlingsskabelonen, I skal åbne.

Tre ting ødelægger de fleste pipelines, og ingen af dem er synlig på et diagram, der kun tegner den lykkelige sti. Fasedefinitioner, der betyder noget forskelligt for hver sælger, så forecastet er en samling holdninger. Rabatter aftalt hurtigt af den, der nu var med på mødet, uden en registrering af, hvem der godkendte hvad. Og tabte aftaler registreret så intetsigende, at de samme aftaler tabes på samme måde næste kvartal. Skabelonen tegner fem baner (Kundeemne, Account executive, Solutions / præsalg, Salgschef og Økonomi / juridisk) over fem faser, og den tegner netop de grene, der ellers står udokumenterede: en kvalificeringsport der kan frasortere, en valideringssløjfe tilbage i testen, en rabatgrænse der sender aftaler over mandatet til salgschefen, en rettelsessløjfe fra juridisk tilbage i forhandlingen, og en registrering af tabsårsag, som begge udgange skal passere.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Kundeemne, Account executive, Solutions / præsalg, Salgschef og Økonomi / juridisk) fordelt på fem faser: Kvalificering, Discovery, Evaluering, Tilbud og godkendelse samt Forhandling og lukning.
• Kvalificering med en reel udgang: salgsmuligheden oprettes i CRM, og porten 'Opfylder kvalificeringskriterierne?' sender den enten videre til discovery eller direkte til registreringen af tabsårsag, så frasorterede aftaler forlader pipelinen på skrift i stedet for at ældes stille i en tidlig fase.
• Discovery og behovsafdækning i account executive-banen, der ender i en skriftlig registrering af købers behov og succeskriterier, som både præsalg og juridisk arbejder ud fra senere.
• Evaluering i banen Solutions / præsalg: en tilpasset demo, en teknisk validering eller test, og beslutningen 'Er valideringskriterierne opfyldt?', hvis mangel-gren løber tilbage gennem et trin med udbedring og ny test, frem for at lade et ubevist krav nå frem til tilbuddet.
• Rabatkontrollen: beslutningen 'Rabat over grænsen?' holder prissætning inden for mandatet hos account executive'en og sender aftaler over grænsen videre til salgschefens port 'Godkendes den ønskede rabat?', som enten frigiver tilbuddet eller sender prissætningen til omarbejdning. Trinnet bærer en note om at hente grænsen fra jeres fuldmagtsregler.
• Afslutning begge veje: forecast-commitment, forhandling og lukkeplan, porten 'Vil køberen gå videre?', kontraktgennemgang og medunderskrift med en rettelsessløjfe tilbage i forhandlingen, og derefter enten en vundet aftale med overlevering til onboarding eller tabsårsag og konkurrent registreret, før aftalen markeres som tabt.

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skriver en salgsplaybook eller lærer nye account executives op og har brug for faserne, overleveringerne til præsalg og juridisk samt godkendelsespunkterne på én side i stedet for spredt ud over et slidedeck
• Aftaler går i stå, og ingen er enige om hvor: I har brug for at se, om tiden går i valideringen, i ventetiden på rabatgodkendelse eller i kontraktgennemgangen, før I begynder at rette op
• I sætter faser for salgsmuligheder op i et CRM og vil have processen aftalt først, så ind- og udgangskriterier afspejler beslutninger, jeres organisation faktisk har truffet
• Rabatter gives uensartet og uden registrering, og I har brug for en dokumenteret grænse med en navngiven godkender, som økonomi og intern audit kan følge
• Data om tabte aftaler er ubrugelige, og I vil have tabsårsagen registreret på en fast vej ud af pipelinen frem for udfyldt efter hukommelsen ved kvartalets udgang

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til de roller, I reelt har

   Erstat Kundeemne, Account executive, Solutions / præsalg, Salgschef og Økonomi / juridisk med jeres egne funktioner. Kører jeres sælgere selv demoerne, så slet præsalgsbanen frem for at lade som om, der findes en overlevering. Er deal desk, revenue operations eller en indkøbsmodpart reelt involveret, så giv dem en bane, så grænsen bliver synlig. Hold jer til fem baner, ellers holder diagrammet op med at være læsbart.

2. Skriv ind- og udgangskriterier ind i hver fase

   Værdien af diagrammet er ikke rækkefølgen af kasser, men hvad der skal være opfyldt for at komme videre. Skriv, hvad der kvalificerer en salgsmulighed, hvornår discovery regnes for færdig, og hvad en bestået validering betyder. Læg kriterierne i kommentarfeltet på hvert trin, så forecastet bygger på dokumentation frem for på, hvor sikker sælgeren lød.

3. Sæt rabatgrænsen ud fra jeres fuldmagtsregler

   Beslutningen 'Rabat over grænsen?' er der, hvor jeres prispolitik bor. Skriv den faktiske grænse ned, om den er en procent af listeprisen eller et beløb, hvad der ellers udløser godkendelse (kontraktlængde, betalingsbetingelser eller ikke-standardvilkår), og hvem der godkender, når salgschefen ikke er tilgængelig. Registrér godkendelsen på salgsmuligheden, ikke i en chattråd.

4. Aftal overleveringen til juridisk, før I får brug for den

   Beslut, hvad der skal til Økonomi / juridisk, og hvad der ikke skal: standardpapir på standardvilkår behøver måske slet ingen gennemgang, mens en aftale på kundens eget papir altid gør. Rettelsesgrenen løber tilbage i forhandlingen, så navngiv, hvem der ejer svaret, og hvilken svartid køberen loves. Indtægtsfører I efter IFRS 15 eller ASC 606, er det den underskrevne kontrakt og dens vilkår, økonomi arbejder ud fra, så sørg for, at underskriftstrinnet producerer en ren registrering.

5. Fastlæg tabsårsagerne, og gå diagrammet igennem med teamet

   Erstat fritekst med en kort liste, alle anvender ens, og hold konkurrenten som et selvstændigt felt. Tag derefter diagrammet med til to eller tre rigtige aftaler (én vundet og én tabt) og følg dem igennem det. Ret diagrammet til, ikke historien. Bliver det til en styret salgsprocedure, så send det gennem godkendelse, så den version, sælgerne arbejder efter, er den, der blev autoriseret, og behold ændringshistorikken.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke faser består salgspipeline-processen af?

I dette diagram: kvalificeret salgsmulighed oprettet, kvalificeringstjek, discovery og behovsafdækning, tilpasset demo, teknisk validering eller test, tilbud og prissætning, rabatgodkendelse når rabatten er over grænsen, tilbud sendt, forecast-commitment, forhandling, kontraktgennemgang og medunderskrift, og til sidst enten en vundet aftale med overlevering til onboarding eller en tabt aftale med en registreret årsag. Navnene på faserne betyder mindre end de udgangskriterier, I knytter til hver enkelt.

Hvad er forskellen på en salgspipeline og en salgstragt?

En pipeline er sælgerens billede af de enkelte salgsmuligheder og de faser, hver af dem er i, og det er det, dette diagram tegner. En tragt er det samlede billede af mængder og konvertering mellem faser, og den begynder som regel længere opstrøms med leads og henvendelser. De bruger næsten samme fasenavne, men man styrer en pipeline aftale for aftale og analyserer en tragt i kohorter, og skabelonen her er bygget til det første.

Hvornår skal en rabat forbi salgschefen?

Når den overstiger det mandat, account executive'en har fået delegeret. Diagrammet lægger porten 'Rabat over grænsen?' før tilbuddet sendes, så prissætning inden for mandatet går direkte ud, mens alt derover afgøres og registreres af salgschefen først. Sæt grænsen ud fra jeres fuldmagtsregler, og vær tydelig om, hvad der ellers kræver godkendelse (for eksempel forlængede betalingsbetingelser eller ikke-standardvilkår), for de koster ofte mere end selve rabatprocenten.

Hvor slutter processen, og hvad overtager?

Den slutter ved den underskrevne kontrakt og overleveringen til onboarding. Levering af ordren, fakturering og forsendelse dækkes af ordrebehandlingsprocessen; inddrivelse af betaling og indtægtsføring ligger i order-to-cash; onboarding, ibrugtagning, mersalg og genforhandling hører til kundesucces og account management. At holde grænsen ved underskriften er det, der forhindrer diagrammet i at blive et kort over hele virksomheden.

Hvordan skal tabte aftaler håndteres?

Gør tabsårsagen til et obligatorisk trin på vej ud, ikke til et valgfrit felt. Begge udgange i diagrammet, frasortering ved kvalificeringsporten og ingen beslutning efter forhandlingen, passerer et registreringstrin, før aftalen markeres som tabt. Brug en kort liste, der anvendes ens af alle, registrér konkurrenten separat, og gennemgå årsagerne med faste mellemrum, for tyve fritekstårsager kan ikke analyseres.