Ablaufdiagramm Vertriebspipeline: von der Opportunity zum Abschluss

Was ist ablaufdiagramm vertriebspipeline: von der opportunity zum abschluss?

Der Vertriebspipeline-Prozess beschreibt, was ein Verkäufer mit einer einzelnen Opportunity nach der Qualifizierung tatsächlich tut: Bedarfsanalyse, eine zugeschnittene Demo, eine technische Validierung oder ein Test, ein bepreistes Angebot, eine interne Freigabe, sobald der Rabatt die eigene Grenze überschreitet, Verhandlung, Vertragsprüfung und ein dokumentiertes Ergebnis. Das ist Arbeit Geschäft für Geschäft, verantwortet vom Account Executive, mit Presales, Vertriebsleitung und Recht an klar definierten Punkten. Genau das unterscheidet die Pipeline von den Umwandlungsquoten, die das Marketing berichtet: Eine Pipeline ist eine Reihe einzelner Opportunities, von denen jede in einer Phase steht, die jemand begründen muss.

Dieses Diagramm beginnt und endet an bewusst gewählten Stellen. Es beginnt bei einer qualifizierten Opportunity: Leaderfassung, Bewertung, Nurturing und die Übergabe von Marketing an Vertrieb liegen davor in der Nachfragegenerierung und sind hier nicht gezeichnet. Es endet beim unterzeichneten Vertrag und der Übergabe ins Onboarding. Alles nach der Unterschrift gehört woanders hin: Kommissionierung, Versand und Fakturierung sind die Auftragsabwicklung, das Einholen der Zahlung und die Umsatzrealisierung sind Order-to-Cash, Ausbau und Verlängerung sind Aufgabe der Kundenbetreuung. Wenn Sie den Ablauf nach dem Kauf brauchen, ist die Vorlage zur Auftragsabwicklung die richtige.

Drei Dinge zerlegen die meisten Pipelines, und keines davon ist auf einem Diagramm sichtbar, das nur den Idealweg zeichnet. Phasendefinitionen, die für jeden Verkäufer etwas anderes bedeuten, sodass der Forecast eine Sammlung von Meinungen ist. Rabatte, die schnell und von wem auch immer gerade im Gespräch war zugesagt werden, ohne Aufzeichnung darüber, wer was genehmigt hat. Und Verlustdatensätze, die nichts Brauchbares aussagen, sodass dieselben Geschäfte im nächsten Quartal auf dieselbe Weise verloren gehen. Diese Vorlage bildet fünf Bahnen ab (Interessent, Account Executive, Solutions / Presales, Vertriebsleitung und Finanzen / Recht) über fünf Phasen, und sie zeichnet genau die Zweige, die sonst undokumentiert bleiben: ein Qualifizierungstor, das auch disqualifizieren kann, eine Rückschleife in den Test bei Validierungslücken, eine Rabattschwelle, die Geschäfte oberhalb der Grenze an die Vertriebsleitung leitet, eine Änderungswunsch-Schleife aus der Vertragsprüfung zurück in die Verhandlung und eine Verlustgrund-Erfassung, die beide Ausgänge passieren müssen.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Swimlanes (Interessent, Account Executive, Solutions / Presales, Vertriebsleitung und Finanzen / Recht) über fünf Phasen: Qualifizierung, Bedarfsanalyse, Evaluierung, Angebot und Freigabe sowie Verhandlung und Abschluss.
• Qualifizierung mit echtem Ausgang: Die Opportunity wird im CRM angelegt, danach schickt das Tor „Qualifizierungskriterien erfüllt?“ sie entweder in die Bedarfsanalyse oder direkt in die Verlustgrund-Erfassung. Disqualifizierte Geschäfte verlassen die Pipeline dokumentiert, statt still in einer frühen Phase zu altern.
• Bedarfsanalyse in der Bahn Account Executive, die in „Bedarf und Erfolgskriterien festhalten“ mündet, dem Datensatz, mit dem später sowohl Presales als auch Recht arbeiten.
• Evaluierung in der Bahn Solutions / Presales: eine zugeschnittene Demo, eine technische Validierung oder ein Test und die Entscheidung „Validierungskriterien erfüllt?“, deren Lücken-Zweig über „Lücken schließen und erneut testen“ zurückführt, statt eine ungeprüfte Anforderung ins Angebot durchzulassen.
• Die Rabattkontrolle: Die Entscheidung „Rabatt über Schwelle?“ belässt Preise im Rahmen beim Account Executive und leitet alles darüber an das Tor „Rabatt genehmigen?“ der Vertriebsleitung, das das Angebot entweder freigibt oder die Preisgestaltung zur Überarbeitung zurückschickt. Der Schwellenschritt trägt den Hinweis, die Grenze aus Ihrer Unterschriftenregelung abzuleiten.
• Abschluss in beide Richtungen: Forecast-Aufnahme, Verhandlung und Abschlussplan, das Tor „Kunde will fortfahren?“, Vertragsprüfung und Gegenzeichnung mit einer Änderungswunsch-Schleife zurück in die Verhandlung, danach entweder gewonnen mit Übergabe ins Onboarding oder Verlustgrund und Wettbewerber erfasst, bevor das Geschäft als verloren geschlossen wird.

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie schreiben ein Vertriebshandbuch oder arbeiten neue Account Executives ein und brauchen Phasen, Übergaben an Presales und Recht sowie die Freigabepunkte auf einer Seite statt verstreut in einer Präsentation.
• Geschäfte bleiben liegen und niemand ist sich einig, wo: Sie müssen sehen, ob die Zeit in der Validierung, im Warten auf die Rabattfreigabe oder in der Vertragsprüfung liegt, bevor Sie etwas ändern.
• Sie konfigurieren Opportunity-Phasen in einem CRM und wollen den Prozess zuerst abgestimmt haben, damit Ein- und Ausstiegskriterien Entscheidungen abbilden, die Ihr Unternehmen wirklich getroffen hat.
• Rabatte werden uneinheitlich und ohne Aufzeichnung gewährt, und Sie brauchen eine dokumentierte Schwelle mit benanntem Genehmiger, der Finanzen und interne Revision folgen können.
• Ihre Verlustdaten sind unbrauchbar, und Sie wollen den Verlustgrund auf einem festen Ausgang aus der Pipeline erfassen, statt ihn zum Quartalsende aus dem Gedächtnis nachzutragen.

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach den Rollen, die Sie wirklich haben

   Ersetzen Sie Interessent, Account Executive, Solutions / Presales, Vertriebsleitung und Finanzen / Recht durch Ihre eigenen Funktionen. Führen Ihre Verkäufer die Demos selbst, löschen Sie die Presales-Bahn, statt eine Übergabe vorzutäuschen. Sind ein Deal Desk, Revenue Operations oder ein Einkaufsgegenüber tatsächlich beteiligt, geben Sie ihnen eine eigene Bahn, damit die Grenze sichtbar wird. Bleiben Sie bei fünf Bahnen, sonst wird das Diagramm unlesbar.

2. Schreiben Sie Ein- und Ausstiegskriterien in jede Phase

   Der Wert des Diagramms liegt nicht in der Reihenfolge der Kästen, sondern darin, was wahr sein muss, um weiterzugehen. Halten Sie fest, was eine Opportunity qualifiziert, wann die Bedarfsanalyse als abgeschlossen gilt und was eine bestandene Validierung bedeutet. Hinterlegen Sie diese Kriterien in den Kommentaren der Schritte, damit der Forecast auf Nachweisen beruht und nicht darauf, wie überzeugt der Verkäufer klang.

3. Leiten Sie die Rabattschwelle aus Ihrer Unterschriftenregelung ab

   In der Entscheidung „Rabatt über Schwelle?“ steckt Ihre Preispolitik. Schreiben Sie die tatsächliche Grenze auf, ob sie ein Prozentsatz vom Listenpreis oder ein absoluter Betrag ist, was sonst noch eine Freigabe auslöst (Vertragslaufzeit, Zahlungsziele oder abweichende Klauseln) und wer genehmigt, wenn die Vertriebsleitung nicht verfügbar ist. Dokumentieren Sie die Freigabe an der Opportunity, nicht in einem Chatverlauf.

4. Klären Sie die Übergabe an Recht, bevor Sie sie brauchen

   Entscheiden Sie, was an Finanzen / Recht geht und was nicht: Standardverträge zu Standardkonditionen brauchen unter Umständen gar keine Prüfung, ein Geschäft auf dem Papier des Kunden dagegen immer. Der Änderungswunsch-Zweig führt zurück in die Verhandlung: benennen Sie also, wer die Antwort verantwortet und welche Bearbeitungszeit dem Kunden zugesagt wird. Wird der Umsatz nach IFRS 15 oder ASC 606 realisiert, arbeitet die Finanzabteilung mit dem unterzeichneten Vertrag und seinen Konditionen; der Unterschriftsschritt muss also einen sauberen Datensatz erzeugen.

5. Legen Sie die Verlustgründe fest und gehen Sie das Diagramm mit dem Team durch

   Ersetzen Sie Freitext durch eine kurze Auswahlliste, die alle gleich anwenden, und führen Sie den Wettbewerber als eigenes Feld. Nehmen Sie das Diagramm anschließend an zwei oder drei echten Geschäften entlang, einem gewonnenen und einem verlorenen, und folgen Sie ihnen hindurch. Korrigieren Sie das Diagramm, nicht die Erzählung. Wird daraus eine gelenkte Vertriebsanweisung, führen Sie sie durch eine Freigabe, damit die Fassung, mit der Ihre Verkäufer arbeiten, die genehmigte ist, und behalten Sie die Änderungshistorie.

Häufig gestellte Fragen

Aus welchen Phasen besteht der Vertriebspipeline-Prozess?

In diesem Diagramm: qualifizierte Opportunity angelegt, Qualifizierungsprüfung, Bedarfsanalyse, zugeschnittene Demo, technische Validierung oder Test, Angebot und Preis, Rabattfreigabe bei Überschreiten der Schwelle, Angebot versandt, Aufnahme in den Forecast, Verhandlung, Vertragsprüfung und Gegenzeichnung, danach gewonnen mit Übergabe ins Onboarding oder verloren mit dokumentiertem Grund. Die Namen der Phasen sind weniger wichtig als die Ausstiegskriterien, die Sie an jede einzelne hängen.

Was ist der Unterschied zwischen Vertriebspipeline und Sales Funnel?

Die Pipeline ist die Sicht des Verkäufers auf einzelne Opportunities und die Phase, in der jede steht. Genau das bildet dieses Diagramm ab. Der Funnel ist die aggregierte Sicht auf Menge und Umwandlung zwischen den Stufen und beginnt meist weiter vorn bei Leads und Anfragen. Beide nutzen ähnliche Phasennamen, aber eine Pipeline steuert man Geschäft für Geschäft, während man einen Funnel in Kohorten auswertet. Diese Vorlage ist für das Erste gebaut.

Wann muss ein Rabatt an die Vertriebsleitung?

Sobald er die dem Account Executive übertragene Grenze überschreitet. Das Diagramm setzt das Tor „Rabatt über Schwelle?“ vor den Angebotsversand, sodass Preise im Rahmen direkt hinausgehen und alles darüber zuerst von der Vertriebsleitung entschieden und dokumentiert wird. Leiten Sie die Schwelle aus Ihrer Unterschriftenregelung ab und benennen Sie ausdrücklich, was sonst noch freigabepflichtig ist: etwa verlängerte Zahlungsziele oder abweichende Vertragsklauseln. Die kosten am Ende häufig mehr als der Prozentsatz auf dem Deckblatt.

Wo endet dieser Prozess, und was übernimmt danach?

Er endet beim unterzeichneten Vertrag und der Übergabe ins Onboarding. Auftragsabwicklung, Fakturierung und Lieferung deckt der Auftragsabwicklungsprozess ab; Zahlungseingang und Umsatzrealisierung liegen in Order-to-Cash; Onboarding, Nutzung, Ausbau und Verlängerung gehören zu Customer Success und Kundenbetreuung. Die Grenze bei der Unterschrift zu ziehen verhindert, dass aus dem Diagramm eine Karte des ganzen Unternehmens wird.

Wie sollten verlorene Geschäfte behandelt werden?

Machen Sie den Verlustgrund zu einem verpflichtenden Schritt auf dem Weg hinaus, nicht zu einem optionalen Feld. Beide Ausgänge in diesem Diagramm (die Disqualifikation am Qualifizierungstor und die ausbleibende Entscheidung nach der Verhandlung) laufen über einen Erfassungsschritt, bevor das Geschäft als verloren markiert wird. Nutzen Sie eine kurze, einheitlich angewandte Auswahlliste, führen Sie den Wettbewerber getrennt und werten Sie die Gründe in festem Takt aus. Eine Liste mit zwanzig Freitextgründen lässt sich nicht analysieren.