Ablaufdiagramm Vertriebspipeline: von der Opportunity zum Abschluss
Ablaufdiagramm der Vertriebspipeline über fünf Swimlanes: von der qualifizierten Opportunity über Bedarfsanalyse, Demo, Validierung, Angebot und Rabattfreigabe bis zu gewonnen oder verloren.
So funktioniert es
Benennen Sie die Bahnen nach den Rollen, die Sie wirklich haben
Ersetzen Sie Interessent, Account Executive, Solutions / Presales, Vertriebsleitung und Finanzen / Recht durch Ihre eigenen Funktionen. Führen Ihre Verkäufer die Demos selbst, löschen Sie die Presales-Bahn, statt eine Übergabe vorzutäuschen. Sind ein Deal Desk, Revenue Operations oder ein Einkaufsgegenüber tatsächlich beteiligt, geben Sie ihnen eine eigene Bahn, damit die Grenze sichtbar wird. Bleiben Sie bei fünf Bahnen, sonst wird das Diagramm unlesbar.
Schreiben Sie Ein- und Ausstiegskriterien in jede Phase
Der Wert des Diagramms liegt nicht in der Reihenfolge der Kästen, sondern darin, was wahr sein muss, um weiterzugehen. Halten Sie fest, was eine Opportunity qualifiziert, wann die Bedarfsanalyse als abgeschlossen gilt und was eine bestandene Validierung bedeutet. Hinterlegen Sie diese Kriterien in den Kommentaren der Schritte, damit der Forecast auf Nachweisen beruht und nicht darauf, wie überzeugt der Verkäufer klang.
Leiten Sie die Rabattschwelle aus Ihrer Unterschriftenregelung ab
In der Entscheidung „Rabatt über Schwelle?“ steckt Ihre Preispolitik. Schreiben Sie die tatsächliche Grenze auf, ob sie ein Prozentsatz vom Listenpreis oder ein absoluter Betrag ist, was sonst noch eine Freigabe auslöst — Vertragslaufzeit, Zahlungsziele oder abweichende Klauseln — und wer genehmigt, wenn die Vertriebsleitung nicht verfügbar ist. Dokumentieren Sie die Freigabe an der Opportunity, nicht in einem Chatverlauf.
Klären Sie die Übergabe an Recht, bevor Sie sie brauchen
Entscheiden Sie, was an Finanzen / Recht geht und was nicht: Standardverträge zu Standardkonditionen brauchen unter Umständen gar keine Prüfung, ein Geschäft auf dem Papier des Kunden dagegen immer. Der Änderungswunsch-Zweig führt zurück in die Verhandlung — benennen Sie also, wer die Antwort verantwortet und welche Bearbeitungszeit dem Kunden zugesagt wird. Wird der Umsatz nach IFRS 15 oder ASC 606 realisiert, arbeitet die Finanzabteilung mit dem unterzeichneten Vertrag und seinen Konditionen; der Unterschriftsschritt muss also einen sauberen Datensatz erzeugen.
Legen Sie die Verlustgründe fest und gehen Sie das Diagramm mit dem Team durch
Ersetzen Sie Freitext durch eine kurze Auswahlliste, die alle gleich anwenden, und führen Sie den Wettbewerber als eigenes Feld. Nehmen Sie das Diagramm anschließend an zwei oder drei echten Geschäften entlang, einem gewonnenen und einem verlorenen, und folgen Sie ihnen hindurch. Korrigieren Sie das Diagramm, nicht die Erzählung. Wird daraus eine gelenkte Vertriebsanweisung, führen Sie sie durch eine Freigabe, damit die Fassung, mit der Ihre Verkäufer arbeiten, die genehmigte ist — und behalten Sie die Änderungshistorie.
Häufig gestellte Fragen
Aus welchen Phasen besteht der Vertriebspipeline-Prozess?
In diesem Diagramm: qualifizierte Opportunity angelegt, Qualifizierungsprüfung, Bedarfsanalyse, zugeschnittene Demo, technische Validierung oder Test, Angebot und Preis, Rabattfreigabe bei Überschreiten der Schwelle, Angebot versandt, Aufnahme in den Forecast, Verhandlung, Vertragsprüfung und Gegenzeichnung, danach gewonnen mit Übergabe ins Onboarding oder verloren mit dokumentiertem Grund. Die Namen der Phasen sind weniger wichtig als die Ausstiegskriterien, die Sie an jede einzelne hängen.
Was ist der Unterschied zwischen Vertriebspipeline und Sales Funnel?
Die Pipeline ist die Sicht des Verkäufers auf einzelne Opportunities und die Phase, in der jede steht — genau das bildet dieses Diagramm ab. Der Funnel ist die aggregierte Sicht auf Menge und Umwandlung zwischen den Stufen und beginnt meist weiter vorn bei Leads und Anfragen. Beide nutzen ähnliche Phasennamen, aber eine Pipeline steuert man Geschäft für Geschäft, während man einen Funnel in Kohorten auswertet. Diese Vorlage ist für das Erste gebaut.
Wann muss ein Rabatt an die Vertriebsleitung?
Sobald er die dem Account Executive übertragene Grenze überschreitet. Das Diagramm setzt das Tor „Rabatt über Schwelle?“ vor den Angebotsversand, sodass Preise im Rahmen direkt hinausgehen und alles darüber zuerst von der Vertriebsleitung entschieden und dokumentiert wird. Leiten Sie die Schwelle aus Ihrer Unterschriftenregelung ab und benennen Sie ausdrücklich, was sonst noch freigabepflichtig ist — etwa verlängerte Zahlungsziele oder abweichende Vertragsklauseln. Die kosten am Ende häufig mehr als der Prozentsatz auf dem Deckblatt.
Wo endet dieser Prozess, und was übernimmt danach?
Er endet beim unterzeichneten Vertrag und der Übergabe ins Onboarding. Auftragsabwicklung, Fakturierung und Lieferung deckt der Auftragsabwicklungsprozess ab; Zahlungseingang und Umsatzrealisierung liegen in Order-to-Cash; Onboarding, Nutzung, Ausbau und Verlängerung gehören zu Customer Success und Kundenbetreuung. Die Grenze bei der Unterschrift zu ziehen verhindert, dass aus dem Diagramm eine Karte des ganzen Unternehmens wird.
Wie sollten verlorene Geschäfte behandelt werden?
Machen Sie den Verlustgrund zu einem verpflichtenden Schritt auf dem Weg hinaus, nicht zu einem optionalen Feld. Beide Ausgänge in diesem Diagramm — die Disqualifikation am Qualifizierungstor und die ausbleibende Entscheidung nach der Verhandlung — laufen über einen Erfassungsschritt, bevor das Geschäft als verloren markiert wird. Nutzen Sie eine kurze, einheitlich angewandte Auswahlliste, führen Sie den Wettbewerber getrennt und werten Sie die Gründe in festem Takt aus. Eine Liste mit zwanzig Freitextgründen lässt sich nicht analysieren.