Kreditorenbuchhaltung: Flussdiagramm des gesamten Prozesses
Flussdiagramm für den gesamten Kreditorenprozess: Rechnungseingang über alle Kanäle, Lieferantenstammdaten, Dubletten- und Bestellprüfung, Klärfälle, Zahllauf, Saldenabstimmung und Abgrenzung zum Periodenabschluss.
So funktioniert es
Listen Sie jeden Kanal auf, über den eine Rechnung eintreffen kann
Schreiben Sie alle auf: das gemeinsame Postfach, das Lieferantenportal, EDI, die Papierpost und Rechnungen, die direkt an einen Budgetverantwortlichen oder einen Standort gehen. Jeder Weg, der nicht in den zentralen Eingang mündet, überspringt auch die Dublettenprüfung — verbinden oder schließen Sie ihn. Notieren Sie, welche Kanäle automatisiert sind und welche einen Menschen brauchen, denn dort bildet sich der Rückstand.
Regeln Sie die Lieferantenstammdaten verbindlich
Halten Sie fest, wer einen Lieferantenstammsatz anlegen oder ändern darf und wer eine Bankdatenänderung wie verifiziert. Rufen Sie den Lieferanten unter einer Nummer an, die bereits im Stammsatz hinterlegt ist, niemals unter einer aus der Rechnung oder der Anfrage, und trennen Sie die Person, die die Änderung erfasst, von der Person, die sie freigibt. Dokumentieren Sie, wer wann und gegenüber welchem Ansprechpartner verifiziert hat.
Setzen Sie Abgleichtoleranz und Weg für Rechnungen ohne Bestellung
Tragen Sie Ihre echten Preis- und Mengentoleranzen an der Entscheidung „Bestellung, Wareneingang und Rechnung stimmig?“ ein und legen Sie fest, für welche Ausgaben eine Bestellung zwingend ist. Entscheiden Sie anschließend, was mit einer Rechnung ohne Bestellbezug geschieht, für die es eine hätte geben müssen — als dokumentierte Ausnahme statt als etwas, das der Budgetverantwortliche still freigibt.
Geben Sie der Klärfallliste Gründe und ein Alter
Ersetzen Sie den einen Klärschritt durch Ihre eigenen Gründe, etwa Preisabweichung, fehlender Wareneingang, fehlende Bestellung, strittige Lieferung oder fehlende Lieferantendaten. Geben Sie jedem Grund einen Verantwortlichen und vereinbaren Sie Mahn- und Eskalationspunkte in Tagen. Eine Liste ohne Verantwortliche und ohne Alter ist der Ort, an dem Rechnungen vergessen werden und an dem die Überraschungen zum Periodenende entstehen.
Definieren Sie den Zahlungskalender und die Freigabe des Zahllaufs
Legen Sie fest, wie häufig Zahlläufe stattfinden, wie der Vorschlag ausgewählt wird — Fälligkeit, Zahlungsbedingungen, auslaufende Skonti — und was ausgeschlossen ist. Benennen Sie dann die Person, die den Vorschlag freigibt, und die Person, die ihn bei der Bank auslöst, und halten Sie beide getrennt von der Person, die ihn erstellt hat, sowie von allen, die Bankdaten ändern können.
Vereinbaren Sie, wofür zum Periodenende abgegrenzt wird
Entscheiden Sie, wofür die Finanzleitung abgrenzt: erhaltene, aber noch nicht berechnete Lieferungen und Leistungen sowie alles, was noch in der Klärfallliste offen ist. Vereinbaren Sie, wer diese Liste liefert, wann im Abschlusskalender sie erstellt wird und wie die Abgrenzung in der Folgeperiode aufgelöst wird, damit die Liste sich im Abschluss widerspiegelt, statt sich darin zu verstecken.
Gehen Sie die Karte durch und halten Sie eine freigegebene Fassung
Besprechen Sie das Diagramm mit einem Kreditorenbuchhalter, einem Budgetverantwortlichen, der Finanzleitung und Treasury und korrigieren Sie es auf das tatsächliche Vorgehen statt auf den Richtlinientext. Führen Sie die abgestimmte Fassung anschließend unter Versionskontrolle und verlinken Sie sie aus Ihrer Kreditorenrichtlinie, damit alle mit dem aktuellen Diagramm arbeiten statt mit einem Screenshot aus einer alten Schulungsunterlage.
Häufig gestellte Fragen
Welche Schritte umfasst der Kreditorenprozess?
Ein vollständiger Zyklus verläuft so: Rechnung über einen beliebigen Eingangskanal erhalten und im Kreditorensystem erfassen; bestätigen, dass der Lieferant im freigegebenen Stammdatenbestand geführt wird, und jede neue oder geänderte Bankverbindung verifizieren; auf Dubletten prüfen; feststellen, ob ein Bestellbezug vorliegt; Rechnungen mit Bestellung gegen Bestellung und Wareneingang abgleichen beziehungsweise Rechnungen ohne Bestellung dem Budgetverantwortlichen zur Kontierung und Freigabe vorlegen; Abweichungen und strittige Fälle in eine Klärfallliste steuern und mit dem Lieferanten klären; freigegebene Rechnungen buchen; einen Zahlungsvorschlag erstellen; die Freigabe des Zahllaufs einholen; die Zahlung ausführen und das Zahlungsavis versenden; Lieferantensalden abstimmen; und zum Periodenende für noch nicht verarbeitete Rechnungen abgrenzen.
Worin unterscheiden sich Kreditorenprozess und Rechnungsfreigabe?
Die Rechnungsfreigabe ist eine Stufe innerhalb der Kreditorenbuchhaltung. Sie deckt ein einzelnes Dokument vom Eingang bis zur Zahlungsreife ab: Erfassung, Dublettenprüfung, Abgleich oder Kontierung sowie die Freigabe durch die für den Betrag zuständige Person. Der Kreditorenprozess ist die Funktion rundherum. Er umfasst zusätzlich, die Lieferantenstammdaten belastbar zu halten, die Klärfallliste als Rückstand mit Verantwortlichen und Altersstruktur zu führen, freigegebene Rechnungen zu einem Zahlungsvorschlag zu bündeln, den Zahllauf freigeben und ausführen zu lassen, Lieferantensalden abzustimmen und für nicht Verarbeitetes abzugrenzen. Brauchen Sie nur den Freigabeweg im Detail, nutzen Sie ein Flussdiagramm zur Rechnungsfreigabe; brauchen Sie das Bild der gesamten Funktion und den Punkt, an dem tatsächlich Geld abfließt, nutzen Sie dieses.
Wie sollte die Kreditorenbuchhaltung mit einer geänderten Bankverbindung umgehen?
Behandeln Sie sie als Kontrollschritt, nicht als Verwaltungsvorgang. Verifizieren Sie die Anfrage per Rückruf beim Lieferanten unter einer Nummer, die bereits in Ihren Stammdaten hinterlegt ist — niemals unter einer aus der Anfrage selbst —, und sprechen Sie mit einem bekannten Ansprechpartner statt mit demjenigen, der die E-Mail geschickt hat. Trennen Sie die Person, die die Änderung erfasst, von der Person, die sie freigibt, dokumentieren Sie, wer wann und gegenüber wem verifiziert hat, und halten Sie Zahlungen an diesen Lieferanten bis zur Bestätigung zurück. Aufforderungen zur Umleitung von Zahlungen sind ein wiederkehrendes Betrugsmuster und kommen typischerweise als plausible E-Mail von der echten Adresse eines Lieferanten oder einer täuschend ähnlichen Adresse — genau deshalb muss die Verifizierung außerhalb des Kanals laufen, über den die Anfrage kam.
Wer sollte einen Zahllauf freigeben?
Eine andere Person als diejenige, die ihn erstellt hat, und eine andere als diejenige, die Bankdaten von Lieferanten ändern kann. In den meisten Organisationen erstellt der Kreditorenbuchhalter den Zahlungsvorschlag, die Finanzleitung gibt ihn gemäß Unterschriftenregelung frei, und Treasury löst die Datei bei der Bank aus, häufig im Vier-Augen-Prinzip mit einer zweiten Bankvollmacht. Die freigebende Person muss die Summe je Bankkonto und Währung sehen, die Ausschlüsse und alles Ungewöhnliche wie einen neuen Lieferanten oder eine Erstzahlung — nicht bloß die Anzahl der Zahlungen. Diese drei Rollen auseinanderzuhalten ist die Funktionstrennung, nach der ein Prüfer im Zahlungszyklus sucht.
Warum grenzt die Kreditorenbuchhaltung zum Monatsende für nicht verarbeitete Rechnungen ab?
Weil der Aufwand periodengerecht in der Periode zu erfassen ist, in der die Lieferung oder Leistung empfangen wurde, und nicht in der, in der die Rechnung zufällig verarbeitet wurde. Zum Abschluss gibt es immer zwei Gruppen, die sonst fehlen würden: empfangene, aber noch nicht berechnete Leistungen und Rechnungen, die bereits im Haus liegen, aber noch in der Klärfallliste oder in der Freigabe hängen. Die Finanzleitung grenzt für beide ab — je nach Sachverhalt als sonstige Verbindlichkeit oder als Rückstellung für ausstehende Rechnungen — und löst die Abgrenzung auf, sobald die Rechnungen gebucht sind. Genau deshalb ist die Klärfallliste mehr als ein internes Thema der Kreditorenbuchhaltung: Eine Liste ohne Verantwortliche und Altersstruktur macht aus der Abgrenzung eine Schätzung statt einer Aufstellung.