Organigramme du processus d'examen des contrats : admission aux conditions…
Organigramme du processus d'examen des contrats : admission, tri de la valeur et des risques, procédure accélérée de playbook, ligne rouge, examen des finances et des risques, cycles de négociation et transfert.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus d'examen des contrats : admission aux conditions… ?
L'examen du contrat est le travail entre l'arrivée d'un contrat et l'acceptation de ses conditions. Quelqu'un dans l'entreprise a besoin qu'un accord soit conclu ; Les responsables juridiques doivent décider si le papier qu’ils ont sous les yeux protège l’organisation et, dans la négative, ce qui doit changer et ce qui peut être concédé. Rédigé sous forme de liste de tâches, il se résume en une seule ligne appelée révision juridique. Tracé à travers les voies, il devient ce qu'il est réellement : un dossier qui passe du juridique au financier en passant par le risque et la contrepartie et vice-versa, où la majeure partie du temps écoulé est consacrée à la file d'attente plutôt qu'à l'examen.
Il ne s’agit pas d’une approbation de contrat. L'approbation est la question distincte de savoir qui est autorisé à lier l'organisation aux conditions fixées par le service juridique, et elle repose sur un calendrier de délégation d'autorité plutôt que sur un jugement juridique. Dans ce tableau, l'approbation commence exactement là où le flux se termine, à « Remettre à l'approbation du contrat ». Ce n’est pas non plus du sourcing. Le choix de la contrepartie, l'exécution d'un appel d'offres et le règlement de l'attribution commerciale font partie du processus d'approvisionnement, et la création du dossier fournisseur, la vérification des coordonnées bancaires et la définition des conditions de paiement appartiennent à l'intégration des fournisseurs. L'examen des contrats répond à une question précise : ces conditions sont-elles acceptables et, dans la négative, qu'est-ce qui doit changer ?
Deux décisions font l’essentiel du travail. "*Conditions standards* ?" est la porte d'entrée du playbook, et c'est la seule chose qui maintient une petite équipe juridique viable : un contrat sur votre propre modèle non modifié, ou sur le papier de la contrepartie sans modification des clauses que votre playbook considère comme importantes, prend la voie rapide et n'entre jamais en négociation. « Questions en suspens ? » est la boucle que tout le monde sous-estime, car un échange de ligne rouge se résout rarement en un seul passage et un processus de révision sans limite de tours devient une correspondance ouverte. Le graphique rend également explicite la porte de secours : un écart en dehors de l’appétit pour le risque revient à un propriétaire de risque désigné qui soit y renonce, soit arrête le contrat, plutôt que d’être absorbé silencieusement par celui qui rédige le contrat.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq voies de rôle - Demandeur/propriétaire de l'entreprise, Juridique, Finances, Risque/conformité et Contrepartie - réparties en cinq phases : Admission, Triage, Examen juridique, Négociation et Transfert.
- Un portail d'admission plutôt qu'une boîte de réception : un contrat reçu ou rédigé est envoyé sur un formulaire de demande de contrat, et « Dossier de demande terminé ? » soit il le libère pour le tri, soit il le renvoie au demandeur pour les détails manquants et revient au formulaire.
- Tri par valeur et risque, alimentant les « Conditions standards ? » décision. La branche standard effectue une vérification accélérée du playbook et accède directement au dossier d'examen, ignorant entièrement l'examen financier, la sélection des risques et la négociation ; la branche non standard entre en révision complète.
- Examen complet sous forme de trois transferts séquentiels sur trois voies : le service juridique examine les conditions par rapport au playbook et marque les lignes rouges avec des solutions de repli préalablement convenues, le service financier vérifie les conditions de paiement et de responsabilité, et les risques/conformité examinent la protection des données et l'exposition réglementaire.
- Une branche de l'appétit pour le risque avec un véritable point d'arrêt : « Écart au sein de l'appétit pour le risque ? » envoie tout ce qui ne correspond pas à l'appétit à « Le propriétaire du risque accorde une dérogation ? », où une dérogation accordée rejoint la négociation et une dérogation refusée termine le flux à « Contrat non progressé ».
- La boucle de négociation : émet des lignes rouges à la contrepartie, la contrepartie renvoie des contre-lignes rouges et des commentaires, un cycle de négociation s'ensuit et "Des questions en suspens ?" soit il renvoie les points ouverts, soit il passe à un résumé d'examen enregistré et passe à l'approbation du contrat.
Quand utiliser ce modèle
- Le service juridique reçoit les contrats par e-mail, par chat et par conversation dans les couloirs, et vous avez besoin d'un point d'accueil unique avec un formulaire de demande avant de pouvoir mesurer quoi que ce soit.
- Vous rédigez ou actualisez un manuel de contrat et devez montrer à l'entreprise quels contrats sont éligibles à la procédure accélérée et lesquels ne le sont pas.
- Le temps de cycle est le problème et personne ne peut dire où vont les journées, vous avez donc besoin de transferts visibles afin de mesurer combien de temps chaque voie contient le dossier.
- Vous configurez un outil de gestion du cycle de vie des contrats ou un flux de travail de réception juridique et souhaitez un processus convenu avant que quiconque ne l'intègre dans un logiciel.
- Les fonctions financières, risques et juridiques examinent chacune une partie d'un contrat et la séquence est actuellement improvisée, ce qui produit des commentaires contradictoires parvenant à la contrepartie.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies avec les fonctions dont vous disposez réellement
Remplacez le demandeur/propriétaire de l'entreprise, les services juridiques, les finances, les risques/conformité et la contrepartie par vos rôles réels. Les petites organisations intègrent le risque et la conformité dans le service juridique, et certaines acheminent tout via une voie d'opérations juridiques ou de gestionnaire de contrats avant que cela n'atteigne un avocat. Utilisez une voie par décideur plutôt que par personne, afin que le tableau survive à quelqu'un qui change d'emploi.
Écrivez les champs du formulaire d'admission à l'étape de la demande
La qualité de l’admission détermine tout en aval. Énumérez à l'étape exactement ce que le formulaire doit capturer : la contrepartie, ce qui est acheté ou vendu, la valeur et la durée, s'il s'agit de données personnelles ou d'un accès aux systèmes, la date limite et la raison, et le document dans un format modifiable. Ensuite, décidez ce que le « Pack de demande est complet ? » Gate teste en fait, les rendements sont donc prévisibles plutôt que une question de jugement individuel.
Définir ce que signifie la norme avant de recourir à la voie rapide
Les « Conditions standard ? » La décision ne fonctionne que si le manuel qui la sous-tend est écrit : quel modèle, quelles clauses sont importantes et quelles positions de repli pré-approuvées un non-avocat peut accepter. Gardez la liste des clauses importantes suffisamment courte pour que les gens la lisent et révisez-la chaque fois qu'une dérogation négociée devient courante.
Convenez de qui examine le paiement, la responsabilité et les risques, et dans quel ordre
Ce modèle exécute les dossiers Juridique, Financier, puis Risque/Conformité dans l'ordre afin que la contrepartie reçoive un ensemble consolidé de lignes rouges. Si vos révisions se déroulent véritablement en parallèle, redessinez-les comme un fork et ajoutez l'étape où quelqu'un rapproche les commentaires, car une révision parallèle non rapprochée est ce qui produit des positions contradictoires dans le même document.
Fixez les seuils d’appétit pour le risque et nommez le propriétaire de la renonciation
Placez vos limites réelles à côté de « Écart par rapport à l'appétit pour le risque ? » : position du plafond de responsabilité, étendue de l'indemnisation, loi applicable, conditions de traitement des données, tout ce que votre organisation a accepté. Nommez ensuite le rôle individuel qui peut accorder une dérogation dans « Le propriétaire du risque accorde une dérogation ? ». Une voie de renonciation sans propriétaire nommé est transmise par défaut au rédacteur, ce qui est exactement le résultat que la décision vise à empêcher.
Clôturer les cycles de négociations et définir le pack de passation de pouvoir
Décidez combien d'échanges les « Questions en suspens ? » la boucle s'exécute avant que les points ouverts ne soient transmis au responsable du budget en tant que décision commerciale. Précisez ensuite ce que doit contenir le « Récapitulatif de l'examen des dossiers et risques » : la position finale, les écarts acceptés, les dérogations accordées et qui les a accordées. C'est sur cet enregistrement que l'approbateur signe, et c'est la piste d'audit si quelqu'un demande plus tard pourquoi un terme a été accepté.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre l’examen du contrat et l’approbation du contrat ?
L'examen est une évaluation juridique et commerciale : ces termes sont-ils acceptables, quels écarts par rapport au playbook sont présents et qu'est-ce qui doit changer avant que l'organisation ne signe ? L'approbation est une question d'autorité : la personne qui engage l'organisation est-elle autorisée à le faire à ce niveau de valeur et de risque, selon le calendrier de délégation d'autorité ? Ils ont besoin de personnes différentes et produisent des disques différents. Les exécuter en une seule étape permet de traiter le commentaire d'un avocat comme une approbation, ou la signature d'un responsable du budget comme une autorisation légale. Cet organigramme se termine par « Remettre à l'approbation du contrat », c'est là que commence le processus d'approbation et de signature.
Que vérifie réellement le service juridique dans un contrat ?
En pratique, une critique est une comparaison avec un playbook plutôt qu’une nouvelle lecture. Les éléments récurrents sont la portée et les livrables, les droits de durée et de résiliation, les conditions de paiement, les plafonds et exclusions de responsabilité, les indemnités, la propriété intellectuelle, la confidentialité, l'assurance, les garanties et les niveaux de service, la protection des données, ainsi que la loi applicable et la résolution des litiges. Les éléments importants relèvent d’une décision organisationnelle, et le fait de rédiger cette liste est ce qui rend la voie rapide défendable. Lorsque la contrepartie traitera des données personnelles en votre nom, l'article 28 du RGPD du Royaume-Uni et de l'UE exige un contrat écrit définissant une liste définie de points, c'est pourquoi l'écran de protection des données se trouve à l'intérieur de l'examen plutôt qu'après la signature.
Combien de temps doit prendre une révision de contrat ?
Il n’y a pas de redressement statutaire ou standard, il est donc utile de définir votre propre objectif par type de contrat, puis de le mesurer. Publiez des objectifs distincts pour les contrats standard accélérés et pour les contrats non standard négociés, car la moyenne des deux masque les deux. Lorsque vous mesurez, mesurez la durée pendant laquelle chaque voie contient le fichier plutôt que le temps écoulé de bout en bout. Dans la plupart des équipes, l'examen lui-même est court et l'attente est longue : le dossier de demande est incomplet, le dossier reste dans une file d'attente ou la contrepartie met quinze jours pour retourner ses commentaires. Seuls les deux premiers sont à vous de corriger.
Quels contrats peuvent ignorer un examen juridique complet ?
Ceux que le playbook peut décider sans jugement : votre propre modèle signé sans modification, un renouvellement à des conditions identiques ou un engagement de faible valeur sur le papier standard de la contrepartie sans modification des clauses que vous avez désignées comme importantes. Dans ce graphique, ceux-ci prennent la branche « Standard » vers une vérification accélérée du playbook et accèdent directement au dossier de révision. Gardez deux règles qui y sont attachées. La procédure accélérée est un contrôle et non une absence de contrôle, le résultat est donc toujours enregistré. Et tout ce qui implique des données personnelles, l’accès aux systèmes ou une responsabilité non plafonnée est abandonné, quelle que soit sa valeur.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus passe le relais à Organigramme du processus de négociation de contrat avec le fournisseur.
C'est une étape de Cycle de vie du contrat.
Étape 1: Organigramme du processus d'examen des contrats : admission aux conditions… Vous êtes ici
Organigramme du processus d'examen des contrats : admission, tri de la valeur et des risques, procédure accélérée de playbook, ligne rouge, examen des finances et des risques, cycles de négociation et transfert.
Étape 2: Organigramme du processus de négociation de contrat avec le fournisseur
Modèle de processus de négociation de contrat avec le fournisseur pour le brief commercial, le choix du formulaire, le tri des playbooks, la contribution d'un spécialiste, l'autorité de secours, les lignes rouges consolidées et le…
Étape 3: Organigramme du processus d'approbation du contrat (approuver, signer, exécuter)
Étape 4: Organigramme du processus de routage des signatures électroniques (du…
Étape 5: Organigramme du processus de renouvellement de contrat (fenêtre de préavis…