Organigramme du processus de négociation de contrat avec le fournisseur
Modèle de processus de négociation de contrat avec le fournisseur pour le brief commercial, le choix du formulaire, le tri des playbooks, la contribution d'un spécialiste, l'autorité de secours, les lignes rouges consolidées et le…
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de négociation de contrat avec le fournisseur ?
Les négociations avec les fournisseurs s'arrêtent lorsque le prix, la portée et les documents juridiques commencent à évoluer en même temps. Le service des achats pense que l'accord commercial est conclu, le propriétaire de l'entreprise modifie une hypothèse de livraison, plusieurs évaluateurs envoient des commentaires distincts et le fournisseur ne peut pas déterminer quelle ligne rouge représente la position de l'acheteur. Ce modèle commence par un brief convenu, choisit le formulaire de contrat, trie les départs par rapport à un playbook et transforme les contributions commerciales et spécialisées en une contre-proposition consolidée.
Le flux est un modèle opérationnel de négociation personnalisable, et non un langage contractuel, une politique d'approvisionnement ou des conseils juridiques. Cela se termine lorsqu'un texte convenu et un journal des problèmes sont transmis au processus d'approbation et de signature séparé ; cela n'implique pas qu'un négociateur puisse lier l'organisation. Les avocats et les responsables commerciaux, financiers, de sécurité et de confidentialité concernés doivent définir le guide, les positions de repli, les droits d'escalade et les approbations requises pour chaque catégorie et juridiction.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq voies pour les entreprises, les achats, les conseils, les réviseurs spécialisés et les fournisseurs : préparation, sélection des documents, positionnement interne, négociation et transfert final
- Une boucle commerciale qui résout la portée, le prix, les hypothèses de livraison et le calendrier avant que la formulation juridique ne commence à évoluer
- Triage des playbooks et classification des problèmes, envoi des compromis commerciaux aux achats et des questions spécialisées à l'examinateur concerné avant que le conseil ne consolide la réponse
- Portes de repli et d'acceptation commerciale, lignes rouges répétées du fournisseur et vérification finale du texte avant que l'accord ne soit approuvé et signé.
Quand utiliser ce modèle
- Les lignes rouges des fournisseurs circulent entre les services d'approvisionnement, les services juridiques, la sécurité et l'entreprise, sans liste de problèmes unique ni propriétaire de document.
- Les conditions commerciales ne cessent de changer au cours de la révision juridique et chaque modification rouvre une formulation déjà réglée
- Les réviseurs spécialisés contactent le fournisseur séparément et produisent des positions incompatibles dans le même brouillon
- Vous configurez un logiciel de flux de travail de sourcing ou de contrat et vous avez besoin de droits d'escalade et de transferts convenus au préalable.
Comment cela fonctionne
Définir un brief commercial complet
Énumérez la portée, les livrables, les niveaux de service, la structure de prix, les hypothèses de volume, les dates de mise en œuvre, la durée et les besoins de sortie qui doivent être convenus avant la rédaction. Nommez le propriétaire de l’entreprise qui peut résoudre une hypothèse au lieu de laisser le service achats le déduire.
Choisissez les règles du formulaire et du playbook
Indiquez quand votre formulaire est requis, quand le document du fournisseur peut être accepté et quelles clauses le playbook considère comme importantes. Les avocats doivent conserver leurs positions privilégiées et de repli et identifier les écarts qui nécessitent toujours une escalade.
Acheminer les problèmes des spécialistes de manière étroite
Associez le paiement et les taxes aux finances, les engagements de sécurité à la sécurité et les conditions relatives aux données personnelles à la confidentialité ou aux conseils, selon les besoins de votre organisation. Envoyez à chaque réviseur le problème spécifique et renvoyez une réponse consolidée au fournisseur.
Définir l’autorité de négociation
Pour chaque solution de repli, nommez qui peut la proposer et qui peut accepter un poste en dehors de celle-ci. Distinguez les compromis commerciaux des risques juridiques ou techniques afin qu’un sponsor commercial ne soit pas traité silencieusement comme l’approbateur universel.
Versions de contrôle et remise finale
Conservez un propriétaire de document, une convention de dénomination et un journal des problèmes. Avant la remise, comparez le brouillon propre aux positions réglées et regroupez le texte final, les hypothèses ouvertes, les départs acceptés et les preuves d'approbation nécessaires au flux de travail de signature.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes de la négociation du contrat fournisseur ?
Une séquence utile accepte le brief commercial, sélectionne le formulaire à utiliser, compare les conditions du fournisseur à un playbook, émet un brouillon contrôlé, enregistre les problèmes matériels, achemine les questions commerciales et spécialisées, convient d'une position de repli autorisée, envoie une contre-proposition consolidée, répète jusqu'à la clôture des problèmes, puis vérifie le texte propre et le remet à l'approbation et à la signature.
Qui devrait être propriétaire des lignes rouges des fournisseurs ?
Un rôle doit être propriétaire du document contrôlé et du journal des problèmes consolidé, généralement des opérations de conseil ou de contrat, tandis que la propriété des décisions reste partagée. Les achats sont propriétaires des négociations commerciales, l'entreprise est propriétaire des hypothèses de besoins et de livraison, et les équipes spécialisées sont propriétaires des postes relevant de leur expertise. Adaptez cette répartition à votre organisation.
Comment les positions de repli accélèrent-elles la négociation ?
Une solution de repli est une position que l'avocat et le propriétaire du risque concerné ont approuvée à l'avance. Il permet au négociateur de concéder des concessions dans une fourchette connue sans demander une autorisation au cas par cas. Cela n'accélère le travail que lorsque la portée, le propriétaire et le point d'escalade sont écrits ; cela ne remplace pas un examen juridique lorsqu’un jugement est requis.
Ce modèle de négociation avec le fournisseur est-il un conseil juridique ?
Non. Il décrit le routage et le contrôle de version, les clauses non acceptables ou les résultats des négociations. Les termes et l’autorité du contrat dépendent de la transaction, du type d’accord et des juridictions. Utilisez votre manuel de jeu approuvé et un avocat qualifié.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus d'examen des contrats : admission aux conditions… et passe le relais à Organigramme du processus d'approbation du contrat (approuver, signer, exécuter).
C'est une étape de Cycle de vie du contrat.
Étape 1: Organigramme du processus d'examen des contrats : admission aux conditions…
Organigramme du processus d'examen des contrats : admission, tri de la valeur et des risques, procédure accélérée de playbook, ligne rouge, examen des finances et des risques, cycles de négociation et transfert.
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Étape 3: Organigramme du processus d'approbation du contrat (approuver, signer, exécuter)
Un organigramme du processus d'approbation du contrat pour l'étape suivant l'examen : vérification de la délégation de pouvoir, niveaux d'approbateur, signature électronique, exécution et dépôt du registre.
Étape 4: Organigramme du processus de routage des signatures électroniques (du…
Étape 5: Organigramme du processus de renouvellement de contrat (fenêtre de préavis…