Organigramme du processus de gestion du cycle de vie des contrats
Modèle de processus de gestion du cycle de vie des contrats couvrant la demande, la rédaction, la révision, l'approbation, l'exécution, la propriété des obligations, les modifications, les décisions de renouvellement, la sortie et…
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de gestion du cycle de vie des contrats ?
La gestion du cycle de vie des contrats ne se limite pas à l’obtention d’une signature. Un contrat commence comme une exigence commerciale, passe par la réception, la rédaction, la révision et l'approbation, puis devient un ensemble de dates et d'obligations que les personnes nommées doivent remplir. Les modifications ultérieures nécessitent une base de référence préservée, et le renouvellement ou la sortie doivent commencer avant qu'une date limite de préavis ne supprime le choix. Ce graphique permet de conserver cet enregistrement complet visible auprès du propriétaire de l'entreprise, des opérations contractuelles, du conseil, des finances ou de l'approbateur et de la contrepartie.
Il s'agit d'une carte opérationnelle personnalisable, et non d'un système de gestion du cycle de vie des contrats, d'un libellé de contrat ou de conseils juridiques. Les procédures détaillées d'examen, d'approbation, de contestation, de renouvellement et d'enregistrement peuvent chacune mériter leur propre diagramme. Ici, ils apparaissent comme des étapes connectées afin qu'une équipe puisse convenir des transferts de propriété et du système. Les avocats, les finances et les propriétaires de dossiers doivent adapter les déclencheurs, les niveaux d’autorité, les métadonnées requises, les périodes de conservation et les étapes de sortie au type d’accord et aux juridictions concernées.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq voies et cinq phases du cycle de vie, depuis l'admission des demandes jusqu'à la rédaction, l'approbation, l'exécution active et le renouvellement ou la sortie.
- Des portes d'exhaustivité et de termes non standard qui acheminent une demande vers le modèle approprié, la révision du playbook et le cycle de ligne rouge
- Vérifications d'approbation et d'exécution de la même version avant que les dates, les obligations, les rappels et les propriétaires ne deviennent actifs dans le dossier du contrat.
- Une boucle de gestion active des performances et des problèmes, avec des branches explicites pour un amendement, une revue de renouvellement ou une sortie et un archivage
Quand utiliser ce modèle
- Différentes équipes sont propriétaires de la gestion de l'accueil, de la négociation, de la signature et de la post-signature, mais aucune carte partagée ne relie leurs transferts.
- Les accords signés parviennent à un référentiel sans propriétaires d'obligations, sans délais de préavis ni points de contrôle des performances.
- Vous sélectionnez ou configurez une plateforme CLM et souhaitez que le processus opérationnel soit convenu avant la création des champs et des automatisations.
- Les modifications écrasent la référence ou les renouvellements commencent après que la fenêtre de notification contractuelle ait déjà réduit les options.
Comment cela fonctionne
Définir la limite du cycle de vie
Décidez quels types d’accords utilisent ce flux et où les processus d’approvisionnement, de vente, de confidentialité ou d’affaires associés sont transférés. Divisez le graphique lorsqu'un processus spécialisé a besoin de plus de détails plutôt que de charger chaque exception sur un seul canevas.
Définir le routage des admissions et des playbooks
Écrivez les champs de demande obligatoires et les critères qui distinguent les termes standard des termes non standard. Nommez le modèle approuvé, le propriétaire du playbook et le rôle qui peut accepter chaque position de secours.
Configurer les contrôles d'approbation et d'exécution
Remplacez la porte d'approbation générique par votre base de valeur, vos niveaux d'autorité et vos déclencheurs d'escalade non financière. Ajoutez les rôles de signature et une étape de comparaison qui empêche une copie renvoyée modifiée de devenir l'enregistrement système.
Rendre concrète l’appropriation post-signature
Répertoriez les dates, les obligations, les livrables, les mesures de dépenses et les rappels qui deviennent actifs après l'exécution. Donnez à chacun un rôle, une source de preuves et une voie de remontée afin que la gestion active soit bien plus que le stockage d'un PDF.
Concevoir des itinéraires de modification, de renouvellement et de sortie
Conservez la ligne de base signée lors de l'ouverture d'un amendement, commencez les travaux de renouvellement à partir de la date limite de notification et indiquez ce qu'une sortie doit renvoyer, transférer, désactiver ou archiver. Examinez ces itinéraires avec les avocats et les propriétaires de documents avant de les publier.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes de la gestion du cycle de vie des contrats ?
Un cycle de vie utile couvre la demande et l'admission, la sélection et la rédaction de modèles, l'examen et la négociation, l'approbation, la signature et la vérification, l'activation des dates et des obligations, le suivi des performances et des problèmes, les modifications contrôlées, les décisions de renouvellement ou de sortie et l'archivage final. Les organisations divisent souvent ces étapes entre les systèmes, de sorte que le transfert et le propriétaire de l'enregistrement comptent autant que les labels.
En quoi est-ce différent d’un workflow d’approbation de contrat ?
L'approbation est une étape. Il demande si l'organisation est autorisée et disposée à signer le texte convenu. La gestion du cycle de vie commence avant ce point et se poursuit après la signature via la propriété, le changement, le renouvellement et la sortie des obligations. Utilisez une carte d'approbation détaillée distincte lorsque l'échelle d'autorité ou les formalités de signature nécessitent plus d'espace.
Un processus CLM nécessite-t-il un logiciel CLM ?
Le processus peut être convenu avant la sélection d’une plateforme et peut initialement utiliser des formulaires, un référentiel, des calendriers et des systèmes d’achat ou de financement. Le logiciel aide à appliquer le routage et les rappels, mais il ne décide pas du manuel de stratégie, de l'autorité ou des exigences légales de l'organisation.
Ce modèle de cycle de vie du contrat constitue-t-il un conseil juridique ?
Non. Il s’agit d’un modèle de processus modifiable. Les exigences contractuelles, les formalités de signature, les délais de prescription, les mécanismes de notification et les obligations de conservation varient selon l'accord et la juridiction. Un avocat qualifié et les propriétaires des dossiers concernés doivent adapter le flux de travail à votre situation.