Organigramme du processus d'approbation du contrat (approuver, signer, exécuter)
Un organigramme du processus d'approbation du contrat pour l'étape suivant l'examen : vérification de la délégation de pouvoir, niveaux d'approbateur, signature électronique, exécution et dépôt du registre.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus d'approbation du contrat (approuver, signer, exécuter) ?
L'approbation du contrat est l'étape entre l'accord sur le libellé et l'entrée en vigueur du contrat. Tout ce qui précède, la rédaction, les lignes rouges, l'argument sur le plafond de responsabilité et le document que vous utilisez, est une révision du contrat, et ce modèle commence délibérément une fois ce travail terminé. Ce qui reste est un problème de gouvernance plutôt que juridique : montrer que la personne qui a engagé l’organisation était autorisée à le faire, faire signer le document par les deux parties sans que le texte ne change en cours de route, et s’assurer que la copie signée et ses dates clés se retrouvent quelque part où elles pourront encore être trouvées dans trois ans.
Le mécanisme qui décide qui peut approuver est le calendrier de délégation d'autorité, et il fonctionne en fonction de la valeur, donc la première véritable étape consiste à convenir de ce que signifie la valeur. Le chiffre pour toute la vie, y compris les options de renouvellement et les dépenses variables connues, constitue la base honnête ; l'utilisation des frais annuels est à la place le moyen le plus courant pour qu'un contrat soit approuvé à un niveau trop bas. La valeur n’est pas le seul déclencheur. La durée de la durée, la responsabilité non plafonnée, les indemnités, le traitement des données personnelles et les lois applicables non standard font grimper un contrat quelle que soit sa taille, et un calendrier qui répertorie uniquement les seuils monétaires manquera chacun d'entre eux. Ce graphique fait de l'escalade une branche explicite et renvoie les approbations conditionnelles via le contrôle d'autorité plutôt que vers le même approbateur, car une modification peut déplacer le contrat vers un niveau différent.
Après approbation, les risques changent de forme. La signature est l'endroit où une contrepartie renvoie une version avec une clause modifiée, il y a donc une vérification explicite que ce qui est revenu est ce qui est sorti, toute modification étant acheminée dans la boucle de modification plutôt que dans le fichier. C'est dans l'exécution et le dépôt que les contrats se perdent : un contrat exécuté sans inscription au registre n'a pas de date de renouvellement, pas de délai de préavis et pas de propriétaire nommé, et la première fois que quelqu'un en entend parler, c'est un renouvellement automatique. Il s'agit d'une cartographie des processus plutôt que d'un système de gestion du cycle de vie des contrats, et il ne s'agit pas d'un conseil juridique ; votre conseil décide des formalités de signature réellement requises. Des processus voisins prennent le relais de chaque côté. La manière dont un fournisseur devient utilisable dépend du processus d'approbation du fournisseur, la manière dont sa facture est payée dépend du processus d'approbation de la facture, et l'approvisionnement, l'appel d'offres et l'attribution font partie du processus d'approvisionnement.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq voies de rôle : propriétaire d'entreprise, juridique, financier, autorité d'approbation et contrepartie, réparties en cinq phases : soumission, vérification d'autorité, approbation, signature, exécution et dépôt.
- Une porte de soumission : le propriétaire de l'entreprise compile le dossier d'approbation, puis un message « Révision du contrat terminée ? » La décision soit valide le contrat, soit le renvoie à la négociation, de sorte que les projets à moitié négociés ne parviennent jamais à un approbateur.
- La vérification de l'autorité dans la voie Finances : calculez la valeur totale du contrat sur toute la durée de vie, confirmez la couverture budgétaire, puis un message « Dans le cadre de l'autorité déléguée ? » décision qui soit est acheminée vers l'approbateur au niveau délégué, soit est transmise à un administrateur ou au conseil d'administration.
- Une décision d'approbation à trois voies, approuver, conditionnelle ou rejeter, où l'approbation conditionnelle mène à « Convenir des modifications avec la contrepartie » et revient au contrôle d'autorité plutôt qu'au même approbateur, car une modification peut modifier le niveau.
- Signature divisée en étapes qui ont chacune un propriétaire : le service juridique émet le contrat pour la signature électronique, le signataire autorisé signe en premier et la contrepartie contresigne dans sa propre voie.
- Un message « Revenu signé sans modifications ? » vérification avant que tout soit considéré comme exécuté, puis confirmation de l'exécution et des dates d'entrée en vigueur, inscription au registre des contrats, rappels de renouvellement et de préavis, et un « Contrat exécuté et en vigueur » final.
Quand utiliser ce modèle
- Les contrats sont signés par toute personne disponible, et vous souhaitez que la délégation d'autorité fonctionne comme une règle de routage visible plutôt que comme quelque chose que les gens vérifient par la suite.
- L’écart entre la finition légale et une copie signée existante est le point où les accords bloquent, et personne ne peut dire qui la détient actuellement.
- Vous passez des PDF envoyés par courrier électronique à un outil de signature électronique et souhaitez un processus convenu avant de configurer l'ordre de signature et les rappels.
- Les renouvellements continuent d'arriver comme des surprises car les contrats exécutés ont été déposés sans qu'un délai de préavis soit enregistré.
- Un auditeur, un assureur ou un acquéreur a demandé comment un contrat était autorisé et qui était autorisé à engager l'organisation.
Comment cela fonctionne
Ouvrez le modèle et renommez les voies
Ouvrez le modèle de processus d'approbation du contrat sous la forme d'un nouveau graphique, puis remplacez Propriétaire de l'entreprise, Juridique, Finances, Autorité d'approbation et Contrepartie par les rôles que vous avez réellement. Les petites organisations fusionnent souvent les services juridiques et financiers ou font appel à un conseiller externe ; fusionnez les voies plutôt que d'en laisser une vide et divisez la voie de l'autorité d'approbation si vos niveaux siègent avec des organes véritablement différents, tels qu'un directeur général et un comité du conseil d'administration.
Écrivez vos véritables seuils sur la décision de l'autorité
Remplacez les exemples de chiffres par « Dans le cadre de l'autorité déléguée ? » avec les limites de votre délégation de pouvoir écrite et indiquez la devise. Chaque niveau a besoin d'un rôle nommé plutôt que d'une personne, de sorte que l'acheminement survit au départ d'une personne et que le calendrier nécessite un adjoint documenté en cas d'absence, sinon la branche d'escalade s'arrête chaque fois que le directeur est en congé.
Définir ce que signifie la valeur totale du contrat
Convenez d'une base et enregistrez-la dans « Calculer la valeur totale du contrat » : durée initiale plus toute option de renouvellement ou de prolongation, plus les dépenses variables ou basées sur l'utilisation connues, et indiquez si le chiffre exclut les taxes. Pour les accords à durée indéterminée ou-cadre, décidez de la durée présumée que vous utiliserez, sinon chaque partie choisira celle qui maintient le contrat dans sa propre limite.
Répertoriez les déclencheurs d'escalade qui ne sont pas liés à l'argent
Ajoutez les conditions qui font évoluer un contrat quelle que soit sa valeur : responsabilité non plafonnée ou inhabituelle, indemnisations, traitement des données personnelles, exclusivité, renouvellement automatique au-delà d'une période déterminée, loi applicable ou juridiction non standard. Mettez-les dans la note sur la décision de l'autorité afin que l'approbateur sache pourquoi un petit contrat leur a été attribué.
Nommer les signataires et l'ordre de signature
Indiquez qui est autorisé à signer de votre côté à chaque niveau et si votre côté signe en premier ou en deuxième. Confirmez avec votre conseiller juridique lesquels de vos documents peuvent être signés électroniquement et lesquels comportent des formalités supplémentaires, telles que des actes et certains biens ou des documents notariés, et ajoutez une succursale distincte pour ceux-ci au lieu de les forcer à passer par l'étape de signature électronique.
Décidez des champs d'inscription et du délai de rappel
Remplissez les champs du registre des contrats à l'étape de dépôt, puis imputez le rappel à la date limite de préavis plutôt qu'à la date de renouvellement. Un contrat qui se renouvelle automatiquement à moins d'être annulé quatre-vingt-dix jours à l'avance est effectivement décidé trois mois avant son expiration, le rappel doit donc être déclenché plus tôt pour laisser le temps de prendre une décision. Parcourez le tableau final avec les services juridiques, financiers et un responsable du budget, puis conservez la version convenue sous contrôle de version afin que les modifications ultérieures soient suivies.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes d’un processus d’approbation de contrat ?
Une séquence réalisable est la suivante : soumettre le contrat examiné avec un dossier d'approbation couvrant la contrepartie, la portée, la durée, la valeur et toutes les conditions non standard ; confirmer que l'examen est véritablement clos ; calculer la valeur totale du contrat et confirmer la couverture budgétaire ; tester le contrat par rapport au calendrier de délégation de pouvoirs ; l'acheminer vers l'approbateur à ce niveau ou le transmettre à un administrateur ou au conseil d'administration ; obtenir l'approbation, l'approbation conditionnelle ou le rejet ; émettre la version approuvée pour signature ; faire signer votre signataire autorisé et contresigner la contrepartie ; vérifier que rien n'a changé dans le document retourné ; confirmer les dates d'exécution et d'entrée en vigueur ; le déposer au registre des contrats avec les dates clés ; et définissez des rappels de renouvellement et de préavis.
Comment fonctionne une délégation de pouvoir pour les contrats ?
Un calendrier de délégation d'autorité indique quel rôle peut engager l'organisation dans quoi, généralement sous forme de tranches de valeurs avec un rôle nommé à chaque niveau, et c'est ce qui transforme l'approbation d'un jugement en une règle de routage. Trois choses font que cela fonctionne dans la pratique. Il doit définir la base de valeur, généralement la valeur pour toute la durée de vie plutôt que la redevance annuelle. Il doit nommer des rôles et des adjoints plutôt que des individus, afin que l’absence ne bloque pas le chemin de l’escalade. Et cela nécessite des déclencheurs non monétaires, car la responsabilité non plafonnée, les indemnisations, les conditions de traitement des données et les lois applicables inhabituelles comportent des risques qui n'ont rien à voir avec la taille du contrat. Les contrats modifiés doivent être retestés par rapport au calendrier, car un changement de durée ou de valeur peut faire passer le contrat à un niveau supérieur.
Quelle est la différence entre l’examen du contrat et l’approbation du contrat ?
L'examen du contrat demande si le libellé est acceptable : il couvre la rédaction, les lignes rouges, les clauses de négociation telles que la responsabilité, les indemnités, la résiliation et la protection des données, et se termine lorsque les deux parties conviennent du texte. L'approbation du contrat pose une question différente, à savoir si l'organisation est disposée et autorisée à s'engager sur ce texte convenu, et elle se termine par un contrat exécuté dans le dossier. Les exécuter comme un seul flux indifférencié est la raison pour laquelle les approbations sont rouvertes. Le tableau les sépare avec un message « Révision du contrat terminée ? » porte qui renvoie tout ce qui a des points de rédaction ouverts à la négociation plutôt que de laisser un approbateur arbitrer la formulation.
Qui signe un contrat et que signifie contre-signature ?
Le signataire est la personne autorisée à engager l'organisation au niveau concerné, qui n'est pas toujours l'approbateur et est rarement la personne qui a négocié l'accord. La contre-signature signifie simplement que la deuxième partie signe le même document après la première, c'est pourquoi l'ordre de signature est important dans un workflow de signature électronique : celui qui signe en deuxième confirme effectivement le texte final. C’est également là que réside un échec courant. Si la contrepartie renvoie un document avec une clause modifiée, l'approbation que vous avez obtenue ne couvre plus ce qui a été signé, le document renvoyé doit donc être vérifié explicitement par rapport à la version qui a été émise avant que quiconque ne le considère comme exécuté.
Les signatures électroniques sont-elles valables pour les contrats ?
Dans la plupart des situations commerciales, oui. Dans l'UE, l'eIDAS donne un effet juridique aux signatures électroniques et définit des types simples, avancés et qualifiés avec différents poids probants. Au Royaume-Uni, les signatures électroniques peuvent valablement signer des documents dans des contrats commerciaux ordinaires, et aux États-Unis, la loi fédérale ESIGN et les adoptions par les États de l'UETA ont un effet similaire. Les qualifications comptent plus que la règle générale : certains types de documents sont exclus ou comportent des formalités supplémentaires selon la juridiction, les actes et certains biens, les documents d'homologation et notariés étant les exemples habituels, et certaines contreparties ou bailleurs de fonds exigent simplement de l'encre humide. Confirmez auprès de votre conseiller juridique quels types de documents peuvent être signés électroniquement et acheminez les exceptions vers sa propre succursale.
Que doit consigner le registre des contrats ?
De quoi répondre ultérieurement aux questions sans rouvrir le PDF : contrepartie, type de contrat, propriétaire interne, date d'exécution, date d'effet, durée initiale, date de renouvellement ou d'expiration, délai de préavis et délai de préavis qui en résulte, valeur totale et base utilisée, droit applicable, et un lien vers le dossier signé avec son attestation de signature. Le délai de préavis est le champ le plus souvent manquant et celui qui coûte de l'argent, car un renouvellement tacite est décidé au délai de préavis plutôt qu'à la date de renouvellement. Définissez le rappel en fonction de cette date limite, en prévoyant suffisamment de temps pour que quelqu'un puisse examiner les performances et prendre une décision, plutôt qu'en fonction de la date de reconduction du contrat.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus d'approbation des ventes (deal desk et conditions… et passe le relais à Organigramme du processus de routage des signatures électroniques (du….
C'est une étape de Cycle de vie du contrat.
Étape 1: Organigramme du processus d'examen des contrats : admission aux conditions…
Étape 2: Organigramme du processus de négociation de contrat avec le fournisseur
Modèle de processus de négociation de contrat avec le fournisseur pour le brief commercial, le choix du formulaire, le tri des playbooks, la contribution d'un spécialiste, l'autorité de secours, les lignes rouges consolidées et le…
Étape 3: Organigramme du processus d'approbation du contrat (approuver, signer, exécuter) Vous êtes ici
Un organigramme du processus d'approbation du contrat pour l'étape suivant l'examen : vérification de la délégation de pouvoir, niveaux d'approbateur, signature électronique, exécution et dépôt du registre.
Étape 4: Organigramme du processus de routage des signatures électroniques (du…
Modèle d'organigramme du processus de routage des signatures électroniques : verrouillez la copie approuvée, vérifiez l'autorité et l'identité du signataire, définissez l'ordre de signature, gérez les refus ou l'expiration, validez le…
Étape 5: Organigramme du processus de renouvellement de contrat (fenêtre de préavis…