合約審批流程圖（審批、簽署、生效）
合約審閱之後那一段的審批流程圖：授權審批表核對、審批層級、電子簽署、生效與存入合約登記冊。
甚麼是合約審批流程圖（審批、簽署、生效）流程
合約審批，是條文談妥與合約生效之間的那一段。在此之前的一切——草擬、改紅線、關於責任上限和用誰的範本的爭論——都是合約審閱，而本範本刻意由那部分工作完結之後才開始。餘下的是一個管治問題，而不是一個法律問題：證明那個代表機構作出承諾的人確實有權這樣做；讓文件由雙方簽署，而條文不會在途中被悄悄改動；並且確保簽署本與它的關鍵日期最終放在三年後仍然找得到的地方。
決定誰可以審批的機制是授權審批表，而它按金額運作，所以真正的第一步是就「金額指的是甚麼」達成共識。誠實的口徑是全期金額，包括續約選擇權與已知的浮動開支；改用年度費用，是一份合約被批低一級的最常見方式。金額並不是唯一的觸發條件。合約年期、不設上限的責任、彌償條款、個人資料處理以及非標準的管轄法律，都會令一份合約不論金額大小都必須升級；而一份只列了金額門檻的授權表，會把這些統統漏掉。這張圖把升級畫成一個明確的分支，並且把附條件的批准退回權限核對，而不是退回同一位審批人——因為一次修改可能會把合約挪到另一個層級。
審批之後，風險換了另一副面孔。簽署環節正是對方回傳一份改了某一條的版本的地方，所以圖中有一道明確的檢查：回來的與發出去的是不是同一份，任何改動都會被引入修改迴路，而不是被引入檔案。生效與存檔則是合約走失的地方：一份已簽署但沒有登記條目的合約，沒有續約日期、沒有通知期限，也沒有具名負責人，而大家第一次聽到它，往往是在它自動續約的時候。這是一張流程圖，不是一套合約全生命週期管理系統，亦不構成法律意見；你們的法律顧問才決定你們的簽署究竟要符合哪些形式要求。兩端都由相鄰流程接手：供應商如何才變得可用，在供應商引進流程裡；他們的發票如何付款，在發票審批流程裡；而招標、投標與批出則在採購流程裡。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條角色泳道——業務負責人、法務、財務、審批權限方與對方——橫跨五個階段：提交、權限核對、審批、簽署，以及生效與存檔
- 一道提交關口：業務負責人整理審批文件包，其後「合約審閱是否已完成？」這個決策要麼把合約放行進入審批，要麼把它退回談判，從而令談了一半的草稿永遠到不了審批人手上
- 財務泳道中的權限核對：按全期口徑計算合約總金額、確認預算已覆蓋，然後由「是否在授權範圍內？」決定送往該層級的審批人，還是升級至董事或董事會
- 一個三向的審批決策——批准、附條件批准或駁回——其中附條件批准通向「與對方議定修改」，並回到權限核對而不是回到同一位審批人，因為一次修改可能改變審批層級
- 簽署被拆成各有負責人的步驟：法務發出合約進行電子簽署，己方授權簽署人先簽，對方在自己的泳道中會簽
- 在任何東西被當作已生效之前的「退回的簽署本是否未經改動？」檢查，其後確認簽署日期與生效日期、存入合約登記冊、設定續約與通知提示，最後是「合約已簽署並生效」
何時使用本範本
- 合約由碰巧在場的人簽署，而你們希望授權審批權限成為一條看得見的路由規則，而不是事後才去核對的東西
- 法務收尾與簽署本出現之間的那段空檔正是交易停滯的地方，而沒有人說得出它現在在誰手上
- 你們正由電郵傳 PDF 轉向電子簽署工具，希望在設定簽署次序與提示之前先有一個議定的流程
- 續約總是以意外的形式冒出來，因為簽署本存檔時沒有記下通知期限
- 審計員、保險人或收購方問起一份合約是如何獲得授權的，以及誰有權代表機構作出約束
運作方式
打開範本並為泳道改名
把合約審批流程範本打開成一張新圖表，然後把業務負責人、法務、財務、審批權限方與對方換成你們實際有的角色。小型機構經常把法務與財務合併，或者使用外聘顧問；與其留一條空泳道，不如把它們合併；而如果你們的審批層級分屬確實不同的主體（例如董事總經理與董事會轄下委員會），就把審批權限方這條泳道分開。
把你們真實的門檻寫到權限決策上
把「是否在授權範圍內？」上的示例數字換成你們成文授權審批表裡的上限，並註明貨幣。每一級都要寫具名角色而不是具體的人，這樣有人離職時路由依然成立；授權表還需要一位成文的署任人，否則一旦董事放假，升級分支就會卡住。
定義合約總金額是甚麼意思
議定一個口徑並把它記在「計算合約總金額」上：初始年期加上任何續約或延期選擇權，再加上已知的浮動或按用量計費的開支，並說明這個數字是否包含稅項。對於沒有固定年期的合約或總約，先決定要採用的假定年期，否則每一方都會挑那個令合約落在自己權限之內的算法。
列出與金額無關的升級觸發條件
補上那些不論金額都會令合約升級的條文：不設上限或非常規的責任、彌償條款、個人資料處理、獨家條款、超過一定期限的自動續約、非標準的管轄法律或司法管轄地。把它們寫入權限決策的附註裡，好讓審批人知道一份小額合約為甚麼會落到自己手上。
指定簽署人與簽署次序
寫明每一級由誰在己方有權簽署，以及己方是先簽還是後簽。請與你們的法律顧問確認哪些文件可以電子簽署、哪些帶有額外的形式要求（例如須經宣誓、公證或見證的文件），並為這些文件另開一條分支，而不是硬把它們塞進電子簽署那一步。
訂下登記冊欄位與提示前置時間
把存檔步驟上的合約登記冊欄位填好，然後把提示設在通知期限上，而不是續約日期上。一份除非提前九十天取消否則自動續約的合約，實際上在期滿前三個月就已經被決定了，所以提示必須比那更早發出，才留得出作決定的時間。把畫好的圖與法務、財務和一位預算負責人一起走一遍，然後把議定的版本納入版本管理，令其後的修改都有跡可尋。
常見問題
合約審批流程包含哪些步驟？
一個可行的次序是：提交已審閱的合約，並附上涵蓋對方、範圍、年期、金額以及任何非標準條文的審批文件包；確認審閱確實已經完結；計算合約總金額並確認預算已覆蓋；對照授權審批表檢驗這份合約；把它送到該層級的審批人，或升級至董事或董事會；取得批准、附條件批准或駁回；發出獲批版本進行簽署；由己方授權簽署人簽署、對方會簽；檢查退回的文件有沒有被改動；確認簽署日期與生效日期；連同關鍵日期一併存入合約登記冊；並設定續約與通知提示。
合約的授權審批權限是怎樣運作的？
授權審批表寫明哪個角色可以在多大範圍內代表機構作出承諾，通常表現為金額區間加上每一級的具名角色；正是它把審批由一次主觀判斷變成一條路由規則。令它在實務上站得住的有三點。它必須定義金額口徑，通常是全期金額而不是年度費用。它必須寫角色與署任人而不是具體的人，這樣有人不在時升級路徑不會停頓。它還需要非金額的觸發條件，因為不設上限的責任、彌償條款、資料處理條文與非常規管轄法律所帶來的風險，與合約大小毫無關係。被修改過的合約應當重新對照授權表檢驗一次，因為年期或金額的變化可能把它挪到更高的一級。
合約審閱與合約審批有甚麼分別？
合約審閱問的是條文能不能接受：它涵蓋草擬、改紅線、談判責任、彌償、終止與資料保障這類條文，並在雙方就文本達成一致時完結。合約審批問的是另一個問題——本機構是否願意、並且是否有權就那份已經談妥的文本作出承諾——它以一份已存檔、已生效的合約作結。把兩者當成一條不分彼此的流程來跑，正是審批被反覆推翻的原因。這張圖用一道「合約審閱是否已完成？」的關口把它們分開，任何仍有草擬爭議的合約都會退回談判，而不是讓審批人去裁決用詞。
合約由誰簽署？會簽又是甚麼意思？
簽署人是在相應層級有權代表機構作出約束的人，他不一定是審批人，也很少是談成這宗交易的人。會簽的意思很簡單：第二方在第一方之後簽署同一份文件——這也是電子簽署流程中簽署次序為甚麼重要的原因，因為後簽的一方實際上是在確認最終文本。一個常見的失誤也正在這裡。如果對方回傳的文件改了某一條，你們此前取得的審批就已經覆蓋不了實際被簽署的東西，所以在任何人把它當作已生效之前，退回的文件必須與發出的版本明確核對一次。
電子簽署對合約有效嗎？
在大多數商業情況下有效。在香港，《電子交易條例》（第553章）承認電子紀錄與電子簽署的法律效力，但附表1所列的文件除外——遺囑、信託文書、授權書、不動產轉易契、法定聲明與須經宣誓或公證的文件是常見例子；在歐盟，eIDAS 賦予電子簽署法律效力，並區分證據效力不同的普通、進階與合資格三類；在美國，聯邦 ESIGN 法與各州採納的 UETA 亦有類似作用。例外比一般規則更重要：某些文件類型被剔除或帶有額外的形式要求，因司法管轄區而異，而有些對方或融資方索性要求親筆簽署的紙本。請與你們的法律顧問確認，你們哪些文件類型可以電子簽署，並把例外情況放到它們自己的分支上。
合約登記冊應該記錄甚麼？
記到足以在日後回答問題而不必重新打開 PDF：對方、合約類型、內部負責人、簽署日期、生效日期、初始年期、續約或期滿日期、通知期以及由此得出的通知期限、總金額與所採用的口徑、管轄法律，還有指向簽署本及其簽署證書的連結。通知期限是最常缺漏、也是最花錢的一個欄位，因為自動續約實際上是在通知期限那一天被決定的，而不是在續約日期。把提示設在這個期限上，並留出足夠的前置時間讓人檢視履約情況並作決定，而不要設在合約自動展期的那一天。