合同审批流程图（审批、签署、生效）
合同评审之后那一段的审批流程图：授权审批权限表核对、审批层级、电子签名、生效与归入合同登记册。
什么是合同审批流程图（审批、签署、生效）流程
合同审批，是文本谈定与合同生效之间的那一段。在此之前的一切——起草、改红线、关于责任上限和用谁的模板的争论——都是合同评审，而本模板刻意从那部分工作结束之后才开始。剩下的是一个治理问题，而不是一个法律问题：证明那个代表机构作出承诺的人确实有权这么做；让文件被双方签署，而条款不会在途中被悄悄改动；并且确保签署件和它的关键日期最终落在三年后还找得到的地方。
决定谁可以审批的机制是授权审批权限表，而它按金额运行，所以真正的第一步是就“金额指的是什么”达成一致。诚实的口径是全生命周期金额，包含续约选择权和已知的可变支出；改用年度费用，是合同被批到低一档的最常见方式。金额并不是唯一的触发条件。合同期限、不封顶的责任、赔偿条款、个人信息处理以及非标准的适用法律，都会让一份合同不论金额大小都必须升级；而一份只列了金额门槛的权限表，会把这些统统漏掉。这张图把升级画成一个明确的分支，并且把附条件的批准退回到权限核对，而不是退回给同一位审批人——因为一次修改可能会把合同挪到另一个层级。
审批之后，风险换了一副面孔。签署环节正是对方回传一份改了某一条的版本的地方，所以图中有一道明确的检查：回来的和发出去的是不是同一份，任何改动都被引入修改回路，而不是被引入档案。生效与归档则是合同走失的地方：一份已签署但没有登记条目的合同，没有续约日期、没有通知期限，也没有具名负责人，而大家第一次听说它，往往是在它自动续约的时候。这是一张流程图，不是一套合同全生命周期管理系统，也不构成法律意见；你们的法律顾问才决定你们的签署到底需要满足哪些形式要求。两端都由相邻流程接手：供应商如何才变得可用，在供应商准入流程里；他们的发票如何付款，在发票审批流程里；而寻源、招标与授标则在采购流程里。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 五条角色泳道——业务负责人、法务、财务、审批权限方与对方——横跨五个阶段：提交、权限核对、审批、签署，以及生效与归档
- 一道提交关口：业务负责人整理审批材料包，随后“合同评审是否已完成？”这个决策要么把合同放行进入审批，要么把它退回谈判，从而让谈了一半的草稿永远到不了审批人手上
- 财务泳道中的权限核对：按全生命周期口径计算合同总金额、确认预算已覆盖，然后由“是否在授权范围内？”决定是送往该层级的审批人，还是升级到董事或董事会
- 一个三向的审批决策——批准、附条件批准或驳回——其中附条件批准通向“与对方商定修改”，并回到权限核对而不是回到同一位审批人，因为一次修改可能改变审批层级
- 签署被拆成各有归属的步骤：法务发出合同进行电子签名，己方授权签署人先签，对方在自己的泳道中回签
- 在任何东西被当作已生效之前的“退回的签署件是否未作改动？”检查，随后确认签署日期与生效日期、归入合同登记册、设置续约与通知提醒，最后是“合同已签署生效”
何时使用本模板
- 合同由碰巧在场的人签署，而你们希望授权审批权限成为一条看得见的路由规则，而不是事后再去核对的东西
- 法务收尾与签署件出现之间的那段空档正是交易停滞的地方，而没有人说得出它现在在谁手上
- 你们正从邮件传 PDF 转向电子签名工具，希望在配置签署顺序和提醒之前先有一个议定的流程
- 续约总是以意外的形式冒出来，因为签署件归档时没有记录通知期限
- 审计员、保险人或收购方问起一份合同是如何获得授权的，以及谁有权代表机构作出约束
运作方式
打开模板并重命名泳道
把合同审批流程模板打开为一张新图表，然后把业务负责人、法务、财务、审批权限方与对方替换成你们实际拥有的角色。小型机构常常把法务与财务合并，或者使用外部顾问；与其留一条空泳道，不如把它们合并；而如果你们的审批层级分属确实不同的主体（例如总经理与董事会专门委员会），就把审批权限方这条泳道拆开。
把你们真实的门槛写到权限决策上
把“是否在授权范围内？”上的示例数字替换成你们成文授权审批权限表里的限额，并注明币种。每一档都要写具名角色而不是具体的人，这样有人离职时路由依然成立；权限表还需要一位成文的代理人，否则一旦董事休假，升级分支就会卡住。
定义合同总金额是什么意思
议定一个口径并把它记在“计算合同总金额”上：初始期限加上任何续约或延期选择权，再加上已知的可变或按量计费支出，并说明这个数字是否含税。对于无固定期限的合同或框架协议，先决定要采用的假定期限，否则每一方都会挑那个让合同落在自己权限之内的算法。
列出与金额无关的升级触发条件
补上那些不论金额都会让合同升级的条款：不封顶或非常规的责任、赔偿条款、个人信息处理、独家条款、超过一定期限的自动续约、非标准的适用法律或争议解决地。把它们写进权限决策的附注里，好让审批人知道一份小额合同为什么会落到自己手上。
指定签署人与签署顺序
写明每一档由谁在己方有权签署，以及己方是先签还是后签。请与你们的法律顾问确认哪些文件可以电子签署、哪些还带有额外的形式要求（例如需要办理登记、公证或见证的文件），并为这些文件另开一条分支，而不是硬把它们塞进电子签名这一步。
定下登记册字段与提醒提前量
把归档步骤上的合同登记册字段填好，然后把提醒设在通知期限上，而不是续约日期上。一份除非提前九十天取消否则自动续约的合同，实际上在到期前三个月就已经被决定了，所以提醒必须比那更早触发，才留得出作决定的时间。把画好的图与法务、财务和一位预算负责人一起走一遍，然后把议定的版本纳入版本管理，让后续修改都有迹可循。
常见问题
合同审批流程包含哪些步骤？
一个可行的顺序是：提交已评审的合同，并附上涵盖对方、范围、期限、金额和任何非标准条款的审批材料包；确认评审确实已经结束；计算合同总金额并确认预算已覆盖；对照授权审批权限表检验这份合同；把它送到该层级的审批人，或升级到董事或董事会；取得批准、附条件批准或驳回；发出获批版本进行签署；由己方授权签署人签署、对方回签；检查退回的文件有没有被改动；确认签署日期与生效日期；连同关键日期一起归入合同登记册；并设置续约与通知提醒。
合同的授权审批权限是怎么运作的？
授权审批权限表写明哪个角色可以在多大范围内代表机构作出承诺，通常表现为金额区间加上每一档的具名角色；正是它把审批从一次主观判断变成一条路由规则。让它在实践中站得住的有三点。它必须定义金额口径，通常是全生命周期金额而不是年度费用。它必须写角色和代理人而不是具体的人，这样有人不在时升级路径不会停摆。它还需要非金额的触发条件，因为不封顶的责任、赔偿条款、数据处理条款和非常规适用法律带来的风险，与合同大小毫无关系。被修改过的合同应当重新对照权限表检验一次，因为期限或金额的变化可能把它挪到更高的一档。
合同评审和合同审批有什么区别？
合同评审问的是文本能不能接受：它涵盖起草、改红线、谈判责任、赔偿、终止和数据保护这类条款，并在双方就文本达成一致时结束。合同审批问的是另一个问题——本机构是否愿意、并且是否有权就那份已经谈定的文本作出承诺——它以一份归档的、已生效的合同结束。把两者当成一条不分彼此的流程来跑，正是审批被反复推翻的原因。这张图用一道“合同评审是否已完成？”的关口把它们分开，任何还留有起草争议的合同都被退回谈判，而不是让审批人去裁决用词。
合同由谁签署？回签又是什么意思？
签署人是在相应层级有权代表机构作出约束的人，他不一定是审批人，也很少是谈成这笔交易的人。回签的意思很简单：第二方在第一方之后签署同一份文件——这也是电子签名流程中签署顺序为什么重要的原因，因为后签的一方实际上是在确认最终文本。一个常见的失误也正在这里。如果对方回传的文件改了某一条，你们此前取得的审批就已经覆盖不了实际被签署的东西，所以在任何人把它当作已生效之前，退回的文件必须与发出的版本明确核对一次。
电子签名对合同有效吗？
在大多数商业场景下是有效的。在中国内地，《中华人民共和国电子签名法》规定，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等法律效力；在新加坡，《电子交易法》有类似效果；在欧盟，eIDAS 赋予电子签名法律效力，并区分了证据效力不同的普通、高级与合格三类；在美国，联邦 ESIGN 法与各州采纳的 UETA 也起到类似作用。例外比一般规则更重要：某些文件类型被排除在外或带有额外的形式要求，因司法管辖区而异——涉及婚姻、收养、继承等人身关系的文书，以及需要登记、公证或见证的文件，是常见的例子——而有些对方或出资方干脆要求纸质原件签字。请与你们的法律顾问确认，你们的哪些文件类型可以电子签署，并把例外情形放到它们自己的分支上。
合同登记册应当记录什么？
记到足以在日后回答问题而不必重新打开 PDF：对方、合同类型、内部负责人、签署日期、生效日期、初始期限、续约或到期日期、通知期以及由此得出的通知期限、总金额与所采用的口径、适用法律，还有指向签署件及其签名证书的链接。通知期限是最常缺失、也是最费钱的一个字段，因为自动续约实际上是在通知期限那一天被决定的，而不是在续约日期。把提醒设在这个期限上，并留出足够的提前量让人复盘履约情况并作出决定，而不要设在合同自动展期的那一天。