Gantt-diagram til kontraktfornyelse med opsigelsesfrist
Redigerbart Gantt-diagram til kontraktfornyelse: gennemgang, benchmark, forhandling, godkendelse og underskrift med opsigelsesfristen som fast ventetid, afhængigheder og milepæle for fornyelsesvej og bekræftelse.
Hvad er gantt-diagram til kontraktfornyelse med opsigelsesfrist?
Fornyelser går galt i det stille. Kontrakten har en udløbsdato og som regel en opsigelsesdato før den, og intet derimellem minder nogen om at starte. Når gennemgangen er færdig, er opsigelsesdatoen tæt på, og forhandlingen bliver forceret, eller kontrakten fornyes på de gamle vilkår. En tidslinje gør ventetiderne synlige: gennemgangen, benchmarken og interessenternes input, der skal være færdige før en beslutning, og opsigelsesfristen, der løber, uanset om forhandlingen er færdig.
Skabelonen har fire grupper: Forberedelse, Gennemgang og benchmark, Forhandling samt Godkendelse og underskrift. "Hent kontrakt og nøglevilkår" er den eneste opgave, der starter først. To opgaver starter én arbejdsdag inde i den: "Indsaml forbrugs- og anvendelsesdata" (4 arbejdsdage) og "Indsaml præstations- og problemlog" (3). "Tjek opsigelses- og fornyelsesklausuler" (2) følger "Hent kontrakt og nøglevilkår". "Benchmark markedspriser" (6) starter to dage inde i forbrugsdataene, og "Gennemgang af præstation og risiko" og "Afklar fremtidige behov med interessenter" venter på præstationsloggen. Milepælen "Fornyelsesvej besluttet" venter på gennemgangen, benchmarken, interessenternes input og klausultjekket.
Efter beslutningen starter "Send opsigelse eller fornyelsesønske" (1) opsigelsesfristen og sammen med positionen forhandlingen. "Opsigelsesfrist løber" (30) er ventetid og ikke arbejde: den tager den kalendertid, du indtaster, og intet, du gør, forkorter den. "Forbered forhandlingsposition" (3) følger beslutningen, og "Forhandl pris og vilkår" (10) venter på positionen og på, at opsigelsen er sendt. "Udarbejd kontrakttillæg" (5) starter fire dage inde i forhandlingen. "Juridisk gennemgang af tillæg" (3), "Godkendelse af fornyede vilkår" (3) og "Underskrift fra begge parter" (2) følger. "Fornyelse bekræftet" er en milepæl, der venter på underskriften og på opsigelsesfristens udløb. "Opdatér kontraktregister og kalender" lukker planen.
Opsigelsesfristen i skabelonen er et eksempel. Den reelle frist, og hvad der skal sendes og hvordan, står i din kontrakt og kan være formet af lovgivning, der varierer fra sted til sted; diagrammet kender den ikke. Indtast fristen fra din kontrakt, og søg rådgivning, hvis du er i tvivl. Fordi planlægningen løber fremad fra en start, skal du sammenligne slutdatoen med den dato, du har brug for, og hvis resultatet er for sent, forkorte opgaver eller lade flere overlappe. Til processen, se processen for fornyelse af leverandørkontrakt og /da/templates/kontraktfornyelse-proces.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire grupper, Forberedelse, Gennemgang og benchmark, Forhandling samt Godkendelse og underskrift, med 18 opgaver og to milepæle: "Fornyelsesvej besluttet" og "Fornyelse bekræftet".
- Dokumentation indsamlet parallelt: "Indsaml forbrugs- og anvendelsesdata" og "Indsaml præstations- og problemlog" starter begge en dag inde i "Hent kontrakt og nøglevilkår", og "Benchmark markedspriser" starter 2 dage inde i forbrugsdataene.
- En beslutning, der venter på fire input: "Fornyelsesvej besluttet" følger "Gennemgang af præstation og risiko", "Benchmark markedspriser", "Afklar fremtidige behov med interessenter" og "Tjek opsigelses- og fornyelsesklausuler".
- En fast ventetid: de 30 dages "Opsigelsesfrist løber" starter efter "Send opsigelse eller fornyelsesønske", ved siden af "Forhandl pris og vilkår" (10 dage), og "Fornyelse bekræftet" venter på både den og underskriften.
- Et overlap i udarbejdelsen: "Udarbejd kontrakttillæg" starter 4 dage efter, at "Forhandl pris og vilkår" er startet, derefter "Juridisk gennemgang af tillæg", "Godkendelse af fornyede vilkår" og "Underskrift fra begge parter".
Hvornår du skal bruge skabelonen
- En kontrakt skal snart fornyes, og du skal se, hvornår gennemgangen skal starte for at levne tid til at forhandle.
- Du fornyer flere kontrakter og vil have en gentagelig plan for hver, med opsigelsesfristen vist.
- En budgetejer spørger, hvor lang tid en fornyelse tager, og du vil sammenligne slutdatoen med den dato, du har brug for.
- Du vil vise interessenter, hvorfor gennemgangen skal starte tidligere, end udløbsdatoen antyder.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Hent kontrakt og nøglevilkår | Forberedelse | 2 | |
| 2 | Indsaml forbrugs- og anvendelsesdata | Forberedelse | 4 | 1SS+1 |
| 3 | Indsaml præstations- og problemlog | Forberedelse | 3 | 1SS+1 |
| 4 | Tjek opsigelses- og fornyelsesklausuler | Forberedelse | 2 | 1 |
| 5 | Gennemgang af præstation og risiko | Gennemgang og benchmark | 4 | 2, 3 |
| 6 | Benchmark markedspriser | Gennemgang og benchmark | 6 | 2SS+2 |
| 7 | Afklar fremtidige behov med interessenter | Gennemgang og benchmark | 4 | 3 |
| 8 | Fornyelsesvej besluttet | Gennemgang og benchmark | Milepæl | 4, 5, 6, 7 |
| 9 | Send opsigelse eller fornyelsesønske | Forhandling | 1 | 8 |
| 10 | Opsigelsesfrist løber | Forhandling | 30 | 9 |
| 11 | Forbered forhandlingsposition | Forhandling | 3 | 8 |
| 12 | Forhandl pris og vilkår | Forhandling | 10 | 9, 11 |
| 13 | Udarbejd kontrakttillæg | Forhandling | 5 | 12SS+4 |
| 14 | Juridisk gennemgang af tillæg | Godkendelse og underskrift | 3 | 13 |
| 15 | Godkendelse af fornyede vilkår | Godkendelse og underskrift | 3 | 12, 14 |
| 16 | Underskrift fra begge parter | Godkendelse og underskrift | 2 | 15 |
| 17 | Fornyelse bekræftet | Godkendelse og underskrift | Milepæl | 10, 16 |
| 18 | Opdatér kontraktregister og kalender | Godkendelse og underskrift | 2 | 17 |
Sådan fungerer det
Indtast de datoer, kontrakten fastlægger
Læs opsigelses- og fornyelsesklausulerne, og indtast opsigelsesfristen som varigheden af "Opsigelsesfrist løber". Hvis en fornyelses- eller opsigelsesdato reelt er fast, så giv opgaven en fast start.
Kør dokumentationen parallelt
Lad opgaverne om forbrug, præstation, benchmark og interessenter overlappe, som i skabelonen, og erstat varighederne med det, dine datakilder kræver.
Gør beslutningen til en milepæl
"Fornyelsesvej besluttet" venter på alle input. Tilføj et input, for eksempel en sikkerhedsgennemgang, som en opgave, der fører ind i den.
Lad opsigelsesfristen løbe ved siden af forhandlingen
"Send opsigelse eller fornyelsesønske" starter begge. Hvis du ikke vil sende opsigelse, før du har et tilbud, så ændr den afhængighed og se, hvordan datoerne flytter sig.
Lad underskriften afhænge af godkendelse og juridisk gennemgang
Behold "Juridisk gennemgang af tillæg" og "Godkendelse af fornyede vilkår" før "Underskrift fra begge parter", og tilføj dine egne godkendere som opgaver, hvis de har brug for tid.
Tilføj ejere, del og eksportér
Sæt kontraktejeren og godkenderne på under Personer, del diagrammet, og eksportér en PDF eller CSV til kontraktmappen.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan viser jeg en opsigelsesfrist i et Gantt-diagram?
Som en opgave med opsigelsesfristen som varighed, startet af den opgave, der sender opsigelsen. Det er ventetid, så intet forkorter den. Tag længden fra din kontrakt og ikke fra dette eksempel.
Kender diagrammet min lovbestemte opsigelsesfrist?
Nej. De 30 arbejdsdage er et eksempel. Den reelle frist er fastsat af din kontrakt og muligvis af lovgivning, hvor du er, så tjek begge. En tidslinje viser kun, hvordan datoerne falder, når du har indtastet den.
Hvad hvis fornyelsesdatoen er fast?
Giv underskriftsopgaven en fast start. Hvis opgaverne før den ikke kan nå at blive færdige, markerer diagrammet konflikten og nævner den tidligste dato, der kan lade sig gøre, så du tidligt ved, at planen er for lang.
Kan jeg bruge den til en lejekontrakt, en forsikring eller et softwareabonnement?
Ja, med ændringer i opgaverne. Behold gennemgangen, beslutningen, opsigelsesfristen og godkendelsen. Se /da/templates/kontraktfornyelse-proces for processen bag.
