Gantt-diagram til leverandøronboarding med prøveperiode
Redigerbart Gantt-diagram til leverandøronboarding: due diligence, risikovurdering, kontrakt, systemopsætning, en første ordre og en prøveperiode med afhængigheder og milepæle for godkendelse, underskrift og afslutning.
Hvad er gantt-diagram til leverandøronboarding med prøveperiode?
At onboarde en leverandør er en håndfuld små opgaver, der tilhører forskellige teams: indkøb samler dokumenter, økonomi kontrollerer virksomheden og dens bankoplysninger, kvalitet sender et spørgeskema, jura udarbejder og forhandler, og IT eller økonomidrift opretter leverandørposten. Hvert team er hurtigt for sig. Kalenderen skrider ved overgangene, når bankkontrollen venter på godkendelsen, leverandørposten venter på en underskrift, eller den første ordre venter på en adgang, ingen bad om. En tidslinje viser de ventetider, før de koster dig en uge.
Skabelonen har fire grupper: Due diligence og risiko, Kontrakt og vilkår, Systemopsætning samt Første ordre og prøveperiode. "Anmod leverandøren om onboardingpakke" er den eneste opgave, der starter først. "Finansiel og juridisk due diligence" (6 arbejdsdage) og "Spørgeskema om kvalitet og compliance" (5) løber side om side. "Risikovurdering af leverandør" (4) starter tre dage inde i due diligence og venter på spørgeskemaet, så vurderingen ser de første fund i stedet for at vente på hele sagen. "Leverandør godkendt" er en milepæl, der venter på due diligence og risikovurderingen.
Kontrakten starter før godkendelsen. "Udarbejd leveranceaftale" (5) starter to dage efter, at risikovurderingen er startet, så der findes et udkast, når beslutningen træffes. "Forhandl vilkår" (5) venter på udkastet og på "Leverandør godkendt", og "Kontrakt underskrevet" følger. "Bekræft bankoplysninger" venter kun på godkendelsen, mens "Opret leverandørpost i systemer" (3) venter på både bankkontrollen og underskriften. "Opsæt adgang til bestilling og fakturering" (4) fører til milepælen "Systemer klar".
Den sidste gruppe er den del, der skæres væk, når et projekt er forsinket. "Afgiv første ordre" (1) efterfølges af "Leverandøren forbereder og sender første ordre" (10), "Varemodtagelse og kontrol" (3) og derefter to opgaver, der starter samtidig: "Første faktura og betalingstest" (3) og "Prøveperiode" (30). "Gennemgå resultater af prøveperioden" venter på begge, og "Leverandør fuldt onboardet" lukker planen. Prøveperioden er ventetid og ikke arbejde, og dens længde er et valg, du træffer for din egen kategori og risiko, ikke en standard. Alle varigheder er eksempler.
En tidslinje planlægger arbejdet. Den gennemfører ikke due diligence, gør ikke en leverandør sikker eller i overensstemmelse med reglerne og erstatter ikke din godkendelsespolitik. Processen og beslutningerne finder du i leverandøronboardingprocessen på /da/templates/leverandoer-onboarding-proces og leverandørkvalificeringsprocessen på /da/templates/leverandoerkvalificeringsproces-moebelmaterialer. Til risikotrinnet i detaljer, se /da/templates/risikovurdering-af-leverandoerer.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire grupper, Due diligence og risiko, Kontrakt og vilkår, Systemopsætning samt Første ordre og prøveperiode, med 19 opgaver og fire milepæle: "Leverandør godkendt", "Kontrakt underskrevet", "Systemer klar" og "Leverandør fuldt onboardet".
- Overlappende vurdering: "Risikovurdering af leverandør" starter 3 dage efter, at "Finansiel og juridisk due diligence" er startet, og venter på "Spørgeskema om kvalitet og compliance".
- Kontraktarbejde før godkendelsen: "Udarbejd leveranceaftale" starter 2 dage efter, at "Risikovurdering af leverandør" er startet, mens "Forhandl vilkår" venter på udkastet og på "Leverandør godkendt".
- En systemopsætning, der venter på to ting: "Opret leverandørpost i systemer" følger både "Bekræft bankoplysninger" og "Kontrakt underskrevet".
- En første ordre og en "Prøveperiode" på 30 dage, der starter, når "Varemodtagelse og kontrol" er færdig, ved siden af "Første faktura og betalingstest", og begge føder "Gennemgå resultater af prøveperioden".
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du henter en ny leverandør ind og skal aftale datoer med økonomi, kvalitet, jura og indkøbsteamet.
- Du vil se, hvor lang tid onboarding tager, hvis alle teams arbejder som planlagt, og hvilken ventetid der afgør datoen.
- En forretningsejer har brug for leverandøren på plads til en dato, og du vil sammenligne slutdatoen med den dato, du har brug for.
- Du vil have et gentageligt skelet til onboarding, som hver kategori kan tilpasse.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Anmod leverandøren om onboardingpakke | Due diligence og risiko | 2 | |
| 2 | Finansiel og juridisk due diligence | Due diligence og risiko | 6 | 1 |
| 3 | Spørgeskema om kvalitet og compliance | Due diligence og risiko | 5 | 1 |
| 4 | Risikovurdering af leverandør | Due diligence og risiko | 4 | 2SS+3, 3 |
| 5 | Leverandør godkendt | Due diligence og risiko | Milepæl | 2, 4 |
| 6 | Udarbejd leveranceaftale | Kontrakt og vilkår | 5 | 4SS+2 |
| 7 | Forhandl vilkår | Kontrakt og vilkår | 5 | 5, 6 |
| 8 | Kontrakt underskrevet | Kontrakt og vilkår | Milepæl | 7 |
| 9 | Bekræft bankoplysninger | Systemopsætning | 2 | 5 |
| 10 | Opret leverandørpost i systemer | Systemopsætning | 3 | 8, 9 |
| 11 | Opsæt adgang til bestilling og fakturering | Systemopsætning | 4 | 10 |
| 12 | Systemer klar | Systemopsætning | Milepæl | 11 |
| 13 | Afgiv første ordre | Første ordre og prøveperiode | 1 | 12 |
| 14 | Leverandøren forbereder og sender første ordre | Første ordre og prøveperiode | 10 | 13 |
| 15 | Varemodtagelse og kontrol | Første ordre og prøveperiode | 3 | 14 |
| 16 | Første faktura og betalingstest | Første ordre og prøveperiode | 3 | 15 |
| 17 | Prøveperiode | Første ordre og prøveperiode | 30 | 15 |
| 18 | Gennemgå resultater af prøveperioden | Første ordre og prøveperiode | 2 | 16, 17 |
| 19 | Leverandør fuldt onboardet | Første ordre og prøveperiode | Milepæl | 18 |
Sådan fungerer det
Start kontrollerne samtidig
Behold "Finansiel og juridisk due diligence" og "Spørgeskema om kvalitet og compliance" som separate opgaver, der begge følger "Anmod leverandøren om onboardingpakke". Erstat varighederne med, hvor lang tid dine teams reelt tager.
Lad risikovurderingen starte tidligt
"Risikovurdering af leverandør" er forbundet start-til-start med en forsinkelse på 3 dage til due diligence. Ændr forsinkelsen, hvis din vurderer har brug for mere eller mindre af sagen, før den starter.
Udarbejd kontrakten før godkendelsen, underskriv efter den
"Udarbejd leveranceaftale" løber ved siden af risikoarbejdet, men "Forhandl vilkår" venter på "Leverandør godkendt". Flyt den afhængighed, hvis din politik tillader forhandling før godkendelse.
Opsæt systemerne, når begge porte er åbne
"Opret leverandørpost i systemer" venter på "Bekræft bankoplysninger" og "Kontrakt underskrevet". Tilføj opgaver for dine egne trin, for eksempel skatteformularer eller indlæsning af katalog.
Dimensionér prøveperioden bevidst
Sæt længden på "Prøveperiode" ud fra, hvor mange leverancer eller fakturaer du skal se, og skriv kriterierne for bestået i opgavenoterne, før den starter.
Tilføj ejere, del og eksportér
Sæt den ansvarlige på under Personer, del diagrammet med de involverede teams, og eksportér en PDF eller CSV til leverandørmappen, når du har brug for en kopi.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid tager leverandøronboarding?
Det afhænger af leverandøren, kategorien og dine godkendelsesregler. Skabelonen lægger med eksempelvarigheder op til nogle få måneder i arbejdsdage. Erstat dem med dine egne, og aflæs slutdatoen i diagrammet.
Kontrollerer diagrammet, at en leverandør er i overensstemmelse med reglerne eller økonomisk sund?
Nej. Det planlægger arbejdet. Due diligence, risikobeslutninger og godkendelser følger din egen politik og registreres i dine egne systemer. Diagrammet viser, hvornår hver del er tænkt til at ske.
Hvorfor er prøveperioden en opgave?
Fordi den tager kalendertid, og andet arbejde venter på den. Det er ventetid med en længde, du vælger, så planen viser, hvor sen afslutningen bliver, hvis prøveperioden er længere.
Kan jeg bruge den til en tjenesteleverandør eller en softwareleverandør?
Ja, med ændringer. Erstat varer- og kontrolopgaverne med en pilot eller en første leverance, og behold godkendelses- og kontraktportene. Til procesvisningen, se /da/templates/leverandoeroprettelse-proces.
Kan jeg bruge den til flere leverandører på én gang?
Kopiér diagrammet for hver leverandør, eller tilføj hver som en gruppe. Til et større indkøbsprojekt, der ender i onboarding, se /da/templates/gantt-diagram-til-indkoebsprojekt. Til projektplanlægningsmetoden, se /da/guides/gantt-diagram-afhaengigheder-typer-og-forsinkelse.
