Diagrama de Gantt de alta de proveedores con periodo de prueba
Diagrama de Gantt editable de alta de proveedores: diligencia debida, evaluación de riesgos, contrato, configuración de sistemas, primer pedido y periodo de prueba, con dependencias e hitos de aprobación, firma y cierre.
¿Qué es diagrama de gantt de alta de proveedores con periodo de prueba?
Dar de alta a un proveedor son unas cuantas tareas pequeñas que pertenecen a equipos distintos: compras reúne documentos, finanzas comprueba la empresa y sus datos bancarios, calidad envía un cuestionario, legal redacta y negocia, y TI u operaciones financieras crean la ficha del proveedor. Cada equipo es rápido por sí solo. El calendario se retrasa en los traspasos, cuando la comprobación bancaria espera a la aprobación, la ficha espera a una firma o el primer pedido espera un acceso que nadie pidió. Un cronograma muestra esas esperas antes de que te cuesten una semana.
Esta plantilla tiene cuatro grupos: Diligencia debida y riesgos, Contrato y condiciones, Configuración de sistemas, y Primer pedido y prueba. «Solicitar el paquete de alta al proveedor» es la única tarea de arranque. «Diligencia debida financiera y legal» (6 días laborables) y «Cuestionario de calidad y cumplimiento» (5) corren en paralelo. «Evaluación de riesgos del proveedor» (4) empieza tres días después de empezar la diligencia debida y espera al cuestionario, de modo que quien evalúa ve hallazgos tempranos en lugar de esperar al expediente completo. «Proveedor aprobado» es un hito que espera a la diligencia debida y a la evaluación de riesgos.
El contrato empieza antes de la aprobación. «Redactar el contrato de suministro» (5) empieza dos días después de que empiece la evaluación de riesgos, de modo que existe un borrador cuando se toma la decisión. «Negociar condiciones» (5) espera al borrador y a «Proveedor aprobado», y «Contrato firmado» sigue. «Verificar datos bancarios» espera solo a la aprobación, mientras que «Crear la ficha de proveedor en los sistemas» (3) espera tanto a la comprobación bancaria como a la firma. «Configurar acceso a pedidos y facturación» (4) lleva al hito «Sistemas listos».
El último grupo es la parte que se recorta cuando un proyecto va tarde. «Realizar el primer pedido» (1) va seguido de «El proveedor prepara y envía el primer pedido» (10), «Recepción e inspección de mercancías» (3) y después dos tareas que empiezan a la vez: «Primera factura y prueba de pago» (3) y «Periodo de prueba» (30). «Revisar los resultados de la prueba» espera a ambas y «Proveedor dado de alta por completo» cierra el plan. La prueba es tiempo de espera, no esfuerzo, y su duración es una decisión tuya según tu categoría y tu riesgo, no una norma. Todas las duraciones son ilustrativas.
Un cronograma programa el trabajo. No completa la diligencia debida, no hace que un proveedor sea seguro o cumpla la normativa ni sustituye tu política de aprobación. Para la lógica del proceso y las decisiones, consulta el proceso de alta de proveedores en /es/templates/proceso-de-alta-de-proveedores y el proceso de cualificación de proveedores en /es/templates/proceso-de-homologacion-de-proveedores-de-muebles. Para el paso de riesgos con más detalle, consulta /es/templates/evaluacion-de-riesgos-de-proveedores.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro grupos, Diligencia debida y riesgos, Contrato y condiciones, Configuración de sistemas y Primer pedido y prueba, con 19 tareas y cuatro hitos: «Proveedor aprobado», «Contrato firmado», «Sistemas listos» y «Proveedor dado de alta por completo».
- Evaluación solapada: «Evaluación de riesgos del proveedor» empieza 3 días después de que empiece «Diligencia debida financiera y legal» y espera a «Cuestionario de calidad y cumplimiento».
- Trabajo de contrato antes de la aprobación: «Redactar el contrato de suministro» empieza 2 días después de que empiece «Evaluación de riesgos del proveedor», mientras que «Negociar condiciones» espera al borrador y a «Proveedor aprobado».
- Una configuración de sistemas que espera a dos cosas: «Crear la ficha de proveedor en los sistemas» sigue tanto a «Verificar datos bancarios» como a «Contrato firmado».
- Un primer pedido y un «Periodo de prueba» de 30 días que empieza cuando termina «Recepción e inspección de mercancías», junto a «Primera factura y prueba de pago», ambos alimentando «Revisar los resultados de la prueba».
Cuándo usar esta plantilla
- Das de alta a un proveedor nuevo y necesitas acordar fechas con finanzas, calidad, legal y el equipo de compras.
- Quieres ver cuánto tarda el alta si cada equipo trabaja según lo previsto y qué espera decide la fecha.
- Un responsable de negocio necesita al proveedor listo para una fecha y quieres comparar la fecha de fin con la fecha que necesitas.
- Quieres un esqueleto repetible para el alta que cada categoría pueda adaptar.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Solicitar el paquete de alta al proveedor | Diligencia debida y riesgos | 2 | |
| 2 | Diligencia debida financiera y legal | Diligencia debida y riesgos | 6 | 1 |
| 3 | Cuestionario de calidad y cumplimiento | Diligencia debida y riesgos | 5 | 1 |
| 4 | Evaluación de riesgos del proveedor | Diligencia debida y riesgos | 4 | 2SS+3, 3 |
| 5 | Proveedor aprobado | Diligencia debida y riesgos | Hito | 2, 4 |
| 6 | Redactar el contrato de suministro | Contrato y condiciones | 5 | 4SS+2 |
| 7 | Negociar condiciones | Contrato y condiciones | 5 | 5, 6 |
| 8 | Contrato firmado | Contrato y condiciones | Hito | 7 |
| 9 | Verificar datos bancarios | Configuración de sistemas | 2 | 5 |
| 10 | Crear la ficha de proveedor en los sistemas | Configuración de sistemas | 3 | 8, 9 |
| 11 | Configurar acceso a pedidos y facturación | Configuración de sistemas | 4 | 10 |
| 12 | Sistemas listos | Configuración de sistemas | Hito | 11 |
| 13 | Realizar el primer pedido | Primer pedido y prueba | 1 | 12 |
| 14 | El proveedor prepara y envía el primer pedido | Primer pedido y prueba | 10 | 13 |
| 15 | Recepción e inspección de mercancías | Primer pedido y prueba | 3 | 14 |
| 16 | Primera factura y prueba de pago | Primer pedido y prueba | 3 | 15 |
| 17 | Periodo de prueba | Primer pedido y prueba | 30 | 15 |
| 18 | Revisar los resultados de la prueba | Primer pedido y prueba | 2 | 16, 17 |
| 19 | Proveedor dado de alta por completo | Primer pedido y prueba | Hito | 18 |
Cómo funciona
Empieza las comprobaciones a la vez
Mantén «Diligencia debida financiera y legal» y «Cuestionario de calidad y cumplimiento» como tareas separadas que siguen ambas a «Solicitar el paquete de alta al proveedor». Sustituye las duraciones por lo que de verdad tardan tus equipos.
Deja que la evaluación de riesgos empiece pronto
«Evaluación de riesgos del proveedor» está enlazada de inicio a inicio con un desfase de 3 días respecto a la diligencia debida. Cambia el desfase si quien evalúa necesita más o menos del expediente antes de empezar.
Redacta el contrato antes de la aprobación y fírmalo después
«Redactar el contrato de suministro» corre junto al trabajo de riesgos, pero «Negociar condiciones» espera a «Proveedor aprobado». Mueve esa dependencia si tu política permite negociar antes de aprobar.
Configura los sistemas cuando se abran las dos puertas
«Crear la ficha de proveedor en los sistemas» espera a «Verificar datos bancarios» y a «Contrato firmado». Añade tareas para tus propios pasos, como formularios fiscales o carga de catálogo.
Dimensiona la prueba con criterio
Fija la duración de «Periodo de prueba» según cuántas entregas o facturas necesitas ver, y escribe los criterios para superarla en las notas de la tarea antes de que empiece.
Añade responsables, comparte y exporta
Pon a la persona responsable en Personas, comparte el diagrama con los equipos implicados y exporta un PDF o un CSV para el expediente del proveedor cuando necesites una copia.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda el alta de un proveedor?
Depende del proveedor, de la categoría y de tus reglas de aprobación. La plantilla suma unos meses de días laborables con duraciones ilustrativas. Sustitúyelas por las tuyas y lee la fecha de fin en el diagrama.
¿Comprueba el diagrama que un proveedor cumple la normativa o es solvente?
No. Programa el trabajo. La diligencia debida, las decisiones de riesgo y las aprobaciones siguen tu propia política y se registran en tus propios sistemas. El diagrama muestra cuándo debe ocurrir cada parte.
¿Por qué el periodo de prueba es una tarea?
Porque lleva tiempo de calendario y otro trabajo espera a que termine. Es tiempo de espera con una duración que eliges tú, así que el plan muestra cuánto se retrasa el cierre si la prueba es más larga.
¿Puedo usarlo para un proveedor de servicios o de software?
Sí, con cambios. Sustituye las tareas de mercancías e inspección por un piloto o un primer entregable y conserva las puertas de aprobación y contrato. Para el lado de proceso, consulta /es/templates/proceso-de-configuracion-de-proveedores.
¿Puedo usarlo para varios proveedores a la vez?
Copia el diagrama para cada proveedor o añade cada uno como un grupo. Para un proyecto de abastecimiento más grande que termina en el alta, consulta /es/templates/diagrama-de-gantt-proyecto-de-compras. Para el método de planificación, consulta /es/guides/dependencias-diagrama-de-gantt.
