Cómo planificar el alta de proveedores en un diagrama de Gantt
Planifica el alta de proveedores como un cronograma: diligencia debida, riesgos, contrato, configuración de sistemas, primer pedido y periodo de prueba, con las puertas que deciden cuándo se puede usar de verdad a un proveedor.
El alta de proveedores es lenta por lo que espera cada paso, no porque los pasos sean difíciles. Esta guía muestra cómo disponer los pasos con sus puertas para poder decir cuándo estará listo un proveedor y qué movería la fecha.
En resumen
- Encuentra primero las puertas: aprobación, contrato firmado y acceso operativo a los sistemas.
- Empieza pronto el trabajo que no necesita la puerta, como redactar el contrato durante la evaluación de riesgos.
- Planifica el primer pedido y el periodo de prueba como tareas con duración, no como una ocurrencia posterior.
- Usa hitos para las puertas, de modo que un cambio en una tarea se vea como un cambio en la fecha.
- Un cronograma muestra cuándo debe ocurrir el trabajo; no aprueba ni examina a un proveedor.
Planifica las puertas, no solo las tareas
Una lista de comprobación de alta típica enumera los documentos que reunir, las comprobaciones que ejecutar y los formularios que completar. No dice qué bloquea a qué. La consecuencia aparece tarde: los datos bancarios están verificados pero no se puede crear la ficha del proveedor porque el contrato no está firmado, o el contrato está firmado pero nadie ha pedido acceso a los sistemas. Cada equipo hizo su parte y el proveedor aún no puede recibir un pedido.
El método consiste en encontrar primero las puertas. En la mayoría de las organizaciones hay tres: una aprobación para usar al proveedor, un contrato firmado y un acceso operativo en los sistemas de pedidos y pagos. Todo lo anterior a una puerta es preparación, y todo lo posterior espera. Ordena las tareas según tras qué puerta se sitúan, añade la duración de cada una y busca después trabajo que pueda empezar antes de que se abra una puerta, como redactar el contrato mientras aún corre la evaluación de riesgos.
La última parte del alta suele quedar fuera del plan: demostrar que el proveedor funciona en la práctica. Un primer pedido, una entrega y una inspección, una primera factura que se paga y un periodo de prueba lo bastante largo para ver más de una entrega. Esto lleva tiempo de calendario y nada lo acelera, así que debe estar en el cronograma como tareas con duración.
Un cronograma no hace las comprobaciones. No hace que un proveedor esté aprobado, sea seguro o cumpla la normativa, y las políticas de diligencia debida y aprobación difieren según la organización y el sector. Lo que hace es mostrar si las fechas que prometiste al negocio son posibles. El ejemplo sigue la plantilla de alta de proveedores. Para el proceso y las decisiones, usa el proceso de alta de proveedores en /es/templates/proceso-de-alta-de-proveedores.
El alta de un proveedor, construida por etapas
Diecinueve tareas en cuatro grupos. Las duraciones son ilustrativas; fija las tuyas. Abre el panel de la hoja para ver las filas de cada etapa.
Comprobaciones en paralelo
«Diligencia debida financiera y legal» (6 días laborables) y «Cuestionario de calidad y cumplimiento» (5) siguen ambas a «Solicitar el paquete de alta al proveedor». «Evaluación de riesgos del proveedor» empieza 3 días después de empezar la diligencia debida y «Proveedor aprobado» es un hito posterior.
El contrato empieza antes de la puerta
«Redactar el contrato de suministro» (5) empieza 2 días después de que empiece «Evaluación de riesgos del proveedor». «Negociar condiciones» (5) espera al borrador y a «Proveedor aprobado», así que la firma llega poco después de la aprobación y «Contrato firmado» es el siguiente hito.
La configuración de sistemas espera a dos cosas
«Verificar datos bancarios» (2) solo necesita la aprobación. «Crear la ficha de proveedor en los sistemas» (3) lo espera a él y a «Contrato firmado», y luego «Configurar acceso a pedidos y facturación» (4) lleva al hito «Sistemas listos».
Primer pedido, prueba de pago y periodo de prueba
«Realizar el primer pedido» (1) y «El proveedor prepara y envía el primer pedido» (10) llevan a «Recepción e inspección de mercancías» (3). Luego «Primera factura y prueba de pago» (3) y el «Periodo de prueba» de 30 días empiezan a la vez, «Revisar los resultados de la prueba» espera a ambos y «Proveedor dado de alta por completo» cierra el plan.
Cómo funciona
Nombra tus puertas
Anota qué debe ser cierto antes de que el proveedor pueda recibir un pedido: aprobación, un contrato firmado, una ficha de proveedor. Haz de cada una un hito de duración 0.
Lista las tareas tras cada puerta
Bajo cada puerta enumera el trabajo que lleva a ella, con una duración en días laborables. Pon las comprobaciones en un grupo y el contrato en otro, para que las bandas muestren quién espera a quién.
Rellena Depende de
Usa fin a inicio por defecto. Usa inicio a inicio con desfase donde el trabajo pueda empezar pronto, por ejemplo 2SS+3, y una tarea que espera a dos puertas las lista ambas, separadas por una coma.
Añade las tareas de prueba
Añade el primer pedido, la entrega, la inspección, la prueba de pago y un periodo de prueba. Fija la prueba según cuántas entregas o facturas necesitas ver y pon los criterios de aprobación en las notas de la tarea.
Revisa la fecha de fin y la ruta crítica
Lee la fecha de fin y compárala con la fecha que necesitas. Activa la ruta crítica en el menú Ver para ver la cadena que la decide, y acorta o solapa primero esas tareas.
Compártelo y mantenlo al día
Pon responsables en Personas, comparte el diagrama con cada equipo implicado, actualiza el avance a medida que terminan las tareas y exporta un PDF o un CSV cuando el expediente necesite una copia.
Errores que debes evitar
Empezar la configuración de sistemas antes de firmar el contrato
Una ficha de proveedor creada pronto puede usarse para hacer pedidos antes de acordar las condiciones. Mantén la dependencia de la firma, salvo que tu política lo permita deliberadamente.
Dejar fuera la prueba
Si el plan termina en la firma, la fecha que oye el negocio es la fecha en que estás listo para empezar a probar, no la fecha en que se puede contar con el proveedor. Incluye el primer pedido y la prueba.
Suponer que cada equipo está disponible el día que se abre la puerta
QueryChart no comprueba la carga de trabajo ni las ausencias. Si un equipo está ocupado, introduce la duración que de verdad llevará o añade una tarea de espera antes de la suya.
Tratar el cronograma como el registro de aprobación
Una tarea completada muestra que el trabajo se hizo a tiempo. Las decisiones y la evidencia van en tu propio expediente de proveedor y tus sistemas, referenciados en las notas de la tarea.
Abrir el diagrama de Gantt de alta de proveedores
Abre la plantilla de alta de proveedores, introduce tus propias duraciones y mira cuándo puede el proveedor recibir un pedido.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Debe haber un diagrama por proveedor?
Normalmente sí. Copia el diagrama para cada proveedor para que las fechas y los responsables sigan claros. Para un proyecto de abastecimiento que selecciona y da de alta a un proveedor, consulta /es/templates/diagrama-de-gantt-proyecto-de-compras.
¿Cómo planifico con un proveedor que responde despacio?
Añade una tarea para el tiempo de espera tras solicitar los documentos, con la duración que esperas. El diagrama muestra entonces qué efecto tiene una respuesta lenta en las fechas posteriores.
¿Puedo pegar una lista de comprobación que ya tengo?
Sí. Copia las filas desde una hoja de cálculo y pégalas en la hoja. Si la primera línea nombra columnas como Tarea, Duración y Depende de (Task, Duration y Depends on también se aceptan), se asignan por su nombre.
¿Cómo muestro que una puerta ha fallado?
Aumenta la duración de la tarea que falló o añade una tarea para el retrabajo, y las fechas posteriores se mueven. QueryChart no guarda una línea base, así que exporta antes un PDF si necesitas conservar el plan anterior.
¿Dónde van las decisiones del alta?
En un diagrama de flujo. El proceso de cualificación de proveedores en /es/templates/proceso-de-homologacion-de-proveedores-de-muebles muestra los caminos de aprobación y rechazo. Para el método de hitos, consulta /es/guides/hitos-en-diagrama-de-gantt.
