Cómo planificar una consultoría en un Gantt con esperas del cliente
Planifica una consultoría en un diagrama de Gantt: incorporación, arranque, diagnóstico, esperas de revisión del cliente, talleres, aceptación del entregable y presentación final, con las tareas del cliente como dependencias.
La mitad del cronograma de una consultoría pertenece al cliente. Esta guía muestra cómo planificar un encargo para que los datos, las revisiones y la aceptación del cliente estén en el cronograma como tareas, y la fecha de presentación salga de ellos.
En resumen
- Da al trabajo del cliente tareas propias, con duraciones acordadas en el arranque.
- Empieza el análisis y la redacción con entradas parciales mediante vínculos de inicio a inicio.
- Condiciona la entrega a un hito de hallazgos acordados.
- Pon las fechas fijas del cliente, como una presentación reservada, como inicios fijos.
- Un diagrama de Gantt muestra el calendario, no el alcance, los honorarios ni el contrato.
Muestra las esperas que no controlas
La mayoría de los planes de consultoría enumeran las actividades de los consultores y luego añaden una fecha de entrega. Esa fecha parece entonces un compromiso sobre la velocidad de los consultores. En la práctica depende de cuándo llegan los datos, de lo rápido que el cliente revisa los hallazgos y el borrador y de cuándo coinciden quienes deciden en la misma sala. Esas esperas son la razón habitual de que un encargo se retrase, y son invisibles si no están en el plan.
El método consiste en dar a cada paso del cliente una tarea, una duración y un responsable. «El cliente aporta datos y acceso», «Revisión de hallazgos por el cliente» y «Revisión del borrador por el cliente» pasan a ser filas, no supuestos en una nota al pie. Enlaza el siguiente trabajo con cada una y el cronograma se mueve cuando cambia la espera del cliente. Acuerda las duraciones en el arranque, ponlas en el contrato o en la declaración de trabajo si puedes y usa el diagrama en la conversación cuando una se pase.
La segunda idea es empezar a trabajar con entradas parciales. El análisis no necesita todas las entrevistas hechas, y un borrador no necesita todos los talleres terminados. Los vínculos de inicio a inicio con un desfase corto lo expresan sin recortar las duraciones. Mantén las puertas, eso sí. Nada de la entrega debe empezar antes de acordar los hallazgos, y la presentación final debe depender de un entregable aceptado.
Esta guía cubre un único encargo. La incorporación de un cliente nuevo, con acceso, solicitudes de datos y un arranque, es la primera fase del ejemplo y no un plan aparte. Para el proceso que lo rodea, consulta /es/templates/ciclo-de-vida-de-proyectos-de-consultoria-ti, y para el gobierno, /es/templates/proceso-de-gobierno-de-proyectos. Para el método general, consulta /es/guides/diagrama-de-gantt-gestion-de-proyectos.
Un encargo de consultoría, construido por etapas
Dieciocho tareas en cuatro fases. Las duraciones son ilustrativas; fija las tuyas. Abre el panel de la hoja para ver las filas de cada etapa.
Incorporación del cliente
«Contrato y acceso acordados» (3 días laborables) es la única tarea de arranque. «Reunión de arranque» y «Solicitud de datos al cliente emitida» la siguen, y «El cliente aporta datos y acceso» ocupa 8 días del tiempo del cliente.
Diagnóstico y la primera espera del cliente
«Entrevistas con partes interesadas» (8 días) siguen a la reunión de arranque. «Revisión y análisis de datos» empieza tres días laborables después de que empiecen las entrevistas y la entrega de datos. «Revisión de hallazgos por el cliente» son 5 días de espera antes del hito «Hallazgos acordados».
Entrega con una segunda espera
«Talleres de diseño» (6 días) siguen a «Hallazgos acordados». «Borrador del entregable» (10) empieza tres días laborables después de que empiecen los talleres, y «Revisión del borrador por el cliente» (7) lo espera a él y a «Comité de seguimiento intermedio». Después viene «Revisar el entregable».
Aceptación, presentación y cierre
«Entregable aceptado» es un hito. «Presentación final» (2 días) lo sigue, y «Traspaso y lecciones aprendidas» y «Factura final y cierre» siguen ambas a la presentación.
Cómo funciona
Lista qué necesitas del cliente y cuándo
Escribe cada aportación como una tarea con el contacto del cliente en Personas: acceso, datos, revisión de hallazgos, revisión del borrador, aceptación. Dale a cada una una duración que hayas acordado.
Enlaza tu trabajo con esas esperas
Haz que el análisis dependa de la tarea de datos y los hallazgos de las entrevistas y el análisis. Donde el trabajo pueda empezar antes, usa un vínculo de inicio a inicio como 4SS+3.
Añade un hito para los hallazgos acordados
Haz que la entrega dependa de él. Si el cliente no ha dado su conformidad, el diagrama muestra que se mueven las tareas de entrega, no que tú vas con retraso.
Fija las fechas que controla el cliente
Si la presentación o un comité ya está reservado, da a esa tarea un inicio fijo. El diagrama avisa si el trabajo anterior no puede cumplir esa fecha.
Compara la fecha de fin con la fecha prometida
Activa la ruta crítica desde el menú Ver. Si la fecha de fin es posterior a la que necesitas, acorta una espera de revisión de común acuerdo, no editando el número.
Compártelo en el arranque y actualízalo sobre la marcha
Comparte el diagrama con el cliente para que vea sus propias tareas, actualiza el avance cada semana y exporta un PDF para el dosier del comité.
Errores que debes evitar
Esconder el tiempo del cliente dentro de tus tareas
Si el «análisis» incluye la semana de espera de datos, nadie ve la espera. Dale su propia tarea y un responsable.
Duraciones de revisión sin acordar
Una revisión sin duración acordada tarda lo que tarde. Acuerda 5 o 7 días laborables, o lo que convenga al cliente, en el arranque y regístralo en las notas de la tarea.
Empezar la entrega antes de acordar los hallazgos
Unos talleres que empiezan con hallazgos discutidos producen retrabajo. Condiciónalos al hito de hallazgos.
Usar el diagrama para honorarios o alcance
QueryChart no sigue costes, presupuesto ni esfuerzo. Guarda honorarios y alcance en el contrato y en tu herramienta financiera; usa el diagrama para la secuencia y las fechas.
Abrir el diagrama de Gantt de proyecto de consultoría
Abre la plantilla de consultoría, fija tus propias duraciones de revisión y mira cómo se mueve la fecha de la presentación final.
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Preguntas frecuentes
¿Debe ver el cliente el plan?
Normalmente sí. Mostrar sus tareas con responsables y duraciones deja claras las dependencias para ambas partes. Comparte un enlace y exporta un PDF para el dosier del comité.
¿Cómo muestro una fecha reservada por el cliente?
Da a la tarea un inicio fijo. El diagrama avisa de la tarea si el trabajo anterior no puede cumplir esa fecha y te indica la fecha más temprana que permiten las dependencias.
¿Dónde encaja la incorporación del cliente?
En la primera fase, como contrato, acceso, solicitud de datos y arranque. Si además llevas un proceso de incorporación más largo para cada cliente, consulta /es/templates/proceso-de-onboarding-de-clientes para la vista de proceso.
¿Qué pasa si la revisión del cliente se alarga?
Cambia la duración de la tarea de revisión y todas las fechas posteriores se mueven con ella. Exporta antes un PDF si quieres conservar la versión anterior, ya que no hay una línea base con la que comparar.
