Sådan planlægger du et konsulentprojekt i et Gantt-diagram
Planlæg en konsulentopgave i et Gantt-diagram: onboarding, kick-off, afdækning, kundens ventetider, workshopper, godkendelse af leverance og en afsluttende præsentation, med kundens opgaver som afhængigheder.
Halvdelen af en konsulenttidslinje tilhører kunden. Guiden viser, hvordan du planlægger en opgave, så kundens data, gennemgange og godkendelse står i tidsplanen som opgaver, og datoen for præsentationen kommer fra dem.
Kort fortalt
- Giv arbejde, kunden ejer, sine egne opgaver, med varigheder aftalt ved kick-off.
- Start analyse og udkast på delvise input med start-til-start-forbindelser.
- Lad leveringen afhænge af en milepæl for aftalte fund.
- Læg faste kundedatoer, for eksempel en booket præsentation, ind som faste starter.
- Et Gantt-diagram viser timing og ikke omfang, honorar eller kontrakt.
Vis de ventetider, du ikke styrer
De fleste konsulentplaner opregner konsulenternes aktiviteter og tilføjer så en leveringsdato. Datoen ligner da et tilsagn om konsulenternes tempo. I praksis afhænger den af, hvornår dataene kommer, hvor hurtigt kunden gennemgår fund og udkast, og hvornår beslutningstagerne er i samme rum. Disse ventetider er den sædvanlige årsag til, at en opgave skrider, og de er usynlige, hvis de ikke står i planen.
Metoden er at give hvert trin, kunden ejer, en opgave, en varighed og en ejer. “Kunden leverer data og adgang”, “Kundens gennemgang af fund” og “Kundens gennemgang af udkast” bliver rækker og ikke antagelser i en fodnote. Forbind det næste stykke arbejde til hver af dem, så flytter tidsplanen sig, når kundens ventetid ændrer sig. Aftal længderne ved kick-off, skriv dem i kontrakten eller opgavebeskrivelsen, hvis du kan, og brug diagrammet i samtalen, når en overskrider.
Den anden idé er at starte arbejdet på delvise input. Analysen behøver ikke alle interviews færdige, og et udkast behøver ikke alle workshopper afsluttet. Start-til-start-forbindelser med en kort forsinkelse udtrykker det uden at skære i varighederne. Behold dog portene. Intet i leveringen bør starte, før fundene er aftalt, og den afsluttende præsentation bør afhænge af en godkendt leverance.
Guiden dækker én opgave. Onboarding af en ny kunde, med adgang, dataanmodninger og en kick-off, er den første fase i eksemplet og ikke en særskilt plan. Til den omgivende proces, se /da/templates/livscyklus-for-it-konsulentprojekter, og til styring, se /da/templates/projektgovernance-proces. Til den generelle metode, se /da/guides/gantt-diagram-i-projektstyring.
En konsulentopgave, bygget i trin
Atten opgaver i fire faser. Varighederne er eksempler; sæt dine egne. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Onboarding af kunden
"Kontrakt og adgang aftalt" (3 arbejdsdage) er den eneste opgave, der starter først. "Kick-off-møde" og "Dataanmodning sendt til kunden" følger begge efter den, og "Kunden leverer data og adgang" tager 8 dage af kundens tid.
Afdækning og den første kundeventetid
"Interviews med interessenter" (8 dage) følger kick-off. "Datagennemgang og analyse" starter tre arbejdsdage efter, at interviews og datalevering er startet. "Kundens gennemgang af fund" er 5 dages ventetid før milepælen "Fund aftalt".
Levering med en anden ventetid
"Designworkshopper" (6 dage) følger "Fund aftalt". "Udkast til leverance" (10) starter tre arbejdsdage efter, at workshopperne er startet, og "Kundens gennemgang af udkast" (7) venter på det og på "Foreløbigt styregruppemøde". "Revidér leverance" følger.
Godkendelse, præsentation, afslutning
"Leverance godkendt" er en milepæl. "Afsluttende præsentation" (2 dage) følger den, og "Overdragelse og erfaringer" og "Slutfaktura og afslutning" følger begge efter præsentationen.
Sådan fungerer det
Opregn, hvad du har brug for fra kunden, og hvornår
Skriv hvert input som en opgave med kundens kontaktperson under Personer: adgang, data, gennemgang af fund, gennemgang af udkast, godkendelse. Giv hver en varighed, du har aftalt.
Forbind dit arbejde med disse ventetider
Lad analysen afhænge af dataopgaven og fundene af interviews og analyse. Hvor arbejde kan begynde tidligt, så brug en start-til-start-forbindelse som 4SS+3.
Tilføj en milepæl for aftalte fund
Lad leveringen afhænge af den. Hvis kunden ikke har godkendt, viser diagrammet, at leveringsopgaverne rykker, ikke at du er forsinket.
Fastlæg de datoer, kunden styrer
Hvis præsentationen eller et styregruppemøde allerede er booket, så giv opgaven en fast start. Diagrammet markerer det, hvis tidligere arbejde ikke kan nå datoen.
Sammenlign slutdatoen med den lovede dato
Slå den kritiske vej til i menuen Vis. Hvis slutdatoen ligger senere end den dato, du har brug for, så forkort en gennemgangsventetid ved aftale og ikke ved at redigere tallet.
Del det ved kick-off, og opdatér undervejs
Del diagrammet med kunden, så de kan se deres egne opgaver, opdatér fremdriften hver uge, og eksportér en PDF til styregruppematerialet.
Faldgruber du skal undgå
At skjule kundens tid i dine egne opgaver
Hvis “analyse” omfatter den uge, du venter på data, ser ingen ventetiden. Giv den sin egen opgave og en ejer.
Uaftalte gennemgangslængder
En gennemgang uden aftalt længde tager, så lang tid den tager. Aftal 5 eller 7 arbejdsdage, eller hvad der passer kunden, ved kick-off, og skriv det i opgavenoterne.
At starte leveringen, før fundene er aftalt
Workshopper, der starter på omstridte fund, giver genarbejde. Lad dem afhænge af milepælen for fundene.
At bruge diagrammet til honorar eller omfang
QueryChart følger ikke omkostninger, budget eller indsats. Behold honorar og omfang i kontrakten og dit økonomiværktøj, og brug diagrammet til rækkefølge og datoer.
Åbn Gantt-diagrammet til konsulentprojekt
Åbn konsulentskabelonen, sæt dine egne gennemgangslængder, og se datoen for den afsluttende præsentation flytte sig.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Skal kunden se planen?
Normalt ja. Når kundens opgaver vises med ejere og varigheder, bliver afhængighederne tydelige for begge sider. Del et link, og eksportér en PDF til styregruppematerialet.
Hvordan viser jeg en booket kundedato?
Giv opgaven en fast start. Diagrammet markerer opgaven, hvis det tidligere arbejde ikke kan nå datoen, og fortæller dig den tidligste dato, afhængighederne tillader.
Hvor passer kundeonboarding ind?
I den første fase som kontrakt, adgang, dataanmodning og kick-off. Hvis du også kører en længere onboardingproces for hver kunde, se /da/templates/kunde-onboarding-proces for procesvisningen.
Hvad hvis kundens gennemgang overskrider?
Ændr varigheden på gennemgangsopgaven, så flytter alle senere datoer sig med. Eksportér en PDF først, hvis du vil beholde den tidligere version, for der er ingen baseline at sammenligne med.
