Sådan planlægger du leverandøronboarding i et Gantt-diagram
Planlæg leverandøronboarding som en dateret tidsplan: due diligence, risiko, kontrakt, systemopsætning, en første ordre og en prøveperiode, med de porte, der afgør, hvornår en leverandør reelt kan bruges.
Leverandøronboarding er langsom på grund af det, hvert trin venter på, ikke fordi trinene er svære. Guiden viser, hvordan du opstiller trinene med deres porte, så du kan sige, hvornår en leverandør er klar, og hvad der ville flytte datoen.
Kort fortalt
- Find portene først: godkendelse, underskrevet kontrakt og fungerende systemadgang.
- Start arbejde tidligt, hvor det ikke kræver porten, for eksempel at udarbejde kontrakten under risikovurderingen.
- Planlæg den første ordre og prøveperioden som opgaver med en længde og ikke som en eftertanke.
- Brug milepæle til portene, så en ændring i én opgave viser sig som en ændring af datoen.
- En tidsplan viser, hvornår arbejde er tænkt til at ske; den godkender eller vurderer ikke en leverandør.
Planlæg portene, ikke kun opgaverne
En typisk onboardingtjekliste opregner de dokumenter, der skal indsamles, de kontroller, der skal køres, og de formularer, der skal udfyldes. Den siger ikke, hvad der blokerer for hvad. Følgen viser sig sent: bankoplysningerne er bekræftet, men leverandørposten kan ikke oprettes, fordi kontrakten er uunderskrevet, eller kontrakten er underskrevet, men ingen har bedt om systemadgang. Hvert team gjorde sit, og leverandøren kan stadig ikke modtage en ordre.
Metoden er at finde portene først. I de fleste organisationer er der tre: en godkendelse til at bruge leverandøren, en underskrevet kontrakt og fungerende adgang til bestillings- og betalingssystemerne. Alt før en port er forberedelse, og alt efter den venter. Sortér opgaverne efter, hvilken port de ligger bag, tilføj længden på hver, og se så efter arbejde, der kan starte, før en port åbner, for eksempel at udarbejde kontrakten, mens risikovurderingen stadig kører.
Den sidste del af onboarding udelades ofte af planen: at bevise, at leverandøren virker i praksis. En første ordre, en leverance og en kontrol, en første faktura, der bliver betalt, og en prøveperiode, der er lang nok til at se mere end én leverance. De tager kalendertid, og intet gør dem hurtigere, så de hører hjemme i tidsplanen som opgaver med en længde.
En tidsplan udfører ikke kontrollerne. Den gør ikke en leverandør godkendt, sikker eller i overensstemmelse med reglerne, og politikker for due diligence og godkendelse varierer efter organisation og branche. Det, den gør, er at vise, om de datoer, du har lovet forretningen, er mulige. Eksemplet følger skabelonen til leverandøronboarding. Til processen og beslutningerne, brug leverandøronboardingprocessen på /da/templates/leverandoer-onboarding-proces.
Leverandøronboarding, bygget i trin
Nitten opgaver i fire grupper. Varighederne er eksempler; sæt dine egne. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Kontroller, der kører side om side
"Finansiel og juridisk due diligence" (6 arbejdsdage) og "Spørgeskema om kvalitet og compliance" (5) følger begge "Anmod leverandøren om onboardingpakke". "Risikovurdering af leverandør" starter 3 dage inde i due diligence, og "Leverandør godkendt" er en milepæl efter den.
Kontrakten starter før porten
"Udarbejd leveranceaftale" (5) starter 2 dage efter, at "Risikovurdering af leverandør" er startet. "Forhandl vilkår" (5) venter på udkastet og på "Leverandør godkendt", så underskriften følger kort efter godkendelsen, og "Kontrakt underskrevet" er den næste milepæl.
Systemopsætningen venter på to ting
"Bekræft bankoplysninger" (2) kræver kun godkendelsen. "Opret leverandørpost i systemer" (3) venter på den og på "Kontrakt underskrevet", derefter fører "Opsæt adgang til bestilling og fakturering" (4) til milepælen "Systemer klar".
Første ordre, betalingstest og prøveperiode
"Afgiv første ordre" (1) og "Leverandøren forbereder og sender første ordre" (10) fører til "Varemodtagelse og kontrol" (3). Derefter starter "Første faktura og betalingstest" (3) og "Prøveperiode" på 30 dage samtidig, "Gennemgå resultater af prøveperioden" venter på begge, og "Leverandør fuldt onboardet" lukker planen.
Sådan fungerer det
Navngiv dine porte
Skriv ned, hvad der skal være sandt, før leverandøren kan modtage en ordre: godkendelse, en underskrevet kontrakt, en leverandørpost. Gør hver til en milepæl med længden 0.
Opregn opgaverne bag hver port
Opregn under hver port det arbejde, der fører til den, med en længde i arbejdsdage. Læg kontrollerne i én gruppe og kontrakten i en anden, så båndene viser, hvem der venter på hvem.
Udfyld Afhænger af
Brug slut-til-start som standard. Brug start-til-start med en forsinkelse, hvor arbejde kan begynde tidligt, for eksempel 2SS+3, og en opgave, der venter på to porte, angiver begge adskilt af et komma.
Tilføj bevisopgaverne
Tilføj den første ordre, leveringen, kontrollen, betalingstesten og en prøveperiode. Sæt prøveperioden ud fra, hvor mange leverancer eller fakturaer du skal se, og skriv kriterierne for bestået i opgavenoterne.
Tjek slutdatoen og den kritiske vej
Aflæs slutdatoen, og sammenlign den med den dato, du har brug for. Slå den kritiske vej til i menuen Vis for at se den kæde, der afgør den, og forkort eller overlap så de opgaver først.
Del det, og hold det ajour
Sæt ejere på under Personer, del diagrammet med hvert involveret team, opdatér fremdriften, efterhånden som opgaver bliver færdige, og eksportér en PDF eller CSV, når sagen skal have en kopi.
Faldgruber du skal undgå
At starte systemopsætningen før kontrakten er underskrevet
En leverandørpost, der oprettes tidligt, kan bruges til at afgive ordrer, før vilkårene er aftalt. Behold afhængigheden af underskriften, medmindre din politik bevidst tillader andet.
At udelade prøveperioden
Hvis planen slutter ved underskriften, er den dato, forretningen hører, den dag, du er klar til at begynde at teste, ikke den dag, leverandøren kan stoles på. Tag den første ordre og prøveperioden med.
At antage, at hvert team er til rådighed den dag, porten åbner
QueryChart kontrollerer hverken arbejdsbyrde eller ferie. Hvis et team har travlt, så indtast den længde, det reelt tager, eller tilføj en ventopgave før deres.
At behandle tidsplanen som godkendelsesdokumentation
En afsluttet opgave viser, at arbejdet blev udført til tiden. Beslutningerne og dokumentationen hører hjemme i din egen leverandørmappe og dine egne systemer, med en henvisning i opgavenoterne.
Åbn Gantt-diagrammet til leverandøronboarding
Åbn skabelonen til leverandøronboarding, indtast dine egne varigheder, og se, hvornår leverandøren kan modtage en ordre.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Skal onboarding være ét diagram pr. leverandør?
Normalt ja. Kopiér diagrammet for hver leverandør, så datoer og ejere forbliver klare. Til et indkøbsprojekt, der vælger og onboarder én leverandør, se /da/templates/gantt-diagram-til-indkoebsprojekt.
Hvordan planlægger jeg for en leverandør, der svarer langsomt?
Tilføj en opgave for ventetiden, efter du har anmodet om dokumenter, med den længde, du forventer. Diagrammet viser så, hvad et langsomt svar gør ved de senere datoer.
Kan jeg indsætte en eksisterende tjekliste?
Ja. Kopiér rækkerne fra et regneark, og sæt dem ind i arket. Hvis første linje navngiver kolonner som Opgave, Varighed og Afhænger af, bliver de genkendt på navnet. Der er endnu ingen filupload til Gantt-diagrammer.
Hvordan viser jeg, at en port mislykkedes?
Forøg længden på den opgave, der mislykkedes, eller tilføj en opgave til genarbejdet, så flytter de senere datoer sig. QueryChart gemmer ingen baseline, så eksportér en PDF først, hvis du vil beholde den tidligere plan.
Hvor hører beslutningerne i onboarding hjemme?
I et flowdiagram. Leverandørkvalificeringsprocessen på /da/templates/leverandoerkvalificeringsproces-moebelmaterialer viser godkendelses- og afvisningsstierne. Til milepælsmetoden, se /da/guides/milepaele-i-gantt-diagram.
