Lieferanten-Onboarding im Gantt-Diagramm planen
Planen Sie das Lieferanten-Onboarding als datierten Zeitplan: Due Diligence, Risiko, Vertrag, Systemeinrichtung, Erstbestellung und Testphase, mit den Gates, die entscheiden, wann ein Lieferant wirklich nutzbar ist.
Das Lieferanten-Onboarding ist langsam wegen dessen, worauf jeder Schritt wartet, nicht weil die Schritte schwer wären. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Schritte samt Gates anordnen, damit Sie sagen können, wann ein Lieferant bereit ist und was den Termin verschieben würde.
Kurz gesagt
- Zuerst die Gates finden: Freigabe, unterschriebener Vertrag und funktionierender Systemzugang.
- Früh mit Arbeit beginnen, die das Gate nicht braucht, etwa den Vertragsentwurf während der Risikobewertung.
- Erstbestellung und Testphase als Aufgaben mit Länge planen, nicht als Nachgedanken.
- Meilensteine für die Gates nutzen, damit eine Änderung einer Aufgabe als Terminänderung sichtbar wird.
- Ein Zeitplan zeigt, wann Arbeit stattfinden soll; er gibt einen Lieferanten weder frei noch prüft er ihn.
Die Gates planen, nicht nur die Aufgaben
Eine typische Onboarding-Checkliste nennt die Unterlagen, die zu sammeln sind, die Prüfungen, die laufen sollen, und die Formulare, die auszufüllen sind. Sie sagt nicht, was was blockiert. Die Folge zeigt sich spät: Die Bankdaten sind verifiziert, aber der Lieferantenstamm kann nicht angelegt werden, weil der Vertrag nicht unterschrieben ist, oder der Vertrag ist unterschrieben, aber niemand hat Systemzugang beantragt. Jedes Team hat seinen Teil erledigt, und der Lieferant kann trotzdem keine Bestellung erhalten.
Die Methode: zuerst die Gates finden. In den meisten Organisationen gibt es drei: eine Freigabe zur Nutzung des Lieferanten, einen unterschriebenen Vertrag und funktionierenden Zugang in Bestell- und Zahlungssystemen. Alles vor einem Gate ist Vorbereitung, und alles danach wartet. Sortieren Sie die Aufgaben danach, hinter welchem Gate sie stehen, tragen Sie die Länge jeder ein und suchen Sie dann Arbeit, die beginnen kann, bevor ein Gate öffnet, etwa den Vertragsentwurf, während die Risikobewertung noch läuft.
Der letzte Teil des Onboardings fehlt im Plan oft: der Nachweis, dass der Lieferant in der Praxis funktioniert. Eine Erstbestellung, eine Lieferung mit Prüfung, eine erste Rechnung, die bezahlt wird, und eine Testphase, die lang genug ist, um mehr als eine Lieferung zu sehen. Das braucht Kalenderzeit, und nichts beschleunigt es, deshalb gehört es als Aufgaben mit Länge in den Zeitplan.
Ein Zeitplan führt die Prüfungen nicht durch. Er macht einen Lieferanten nicht freigegeben, sicher oder regelkonform, und die Richtlinien zu Due Diligence und Freigabe unterscheiden sich je nach Organisation und Branche. Er zeigt, ob die Termine, die Sie dem Fachbereich genannt haben, möglich sind. Das Beispiel folgt der Vorlage für das Lieferanten-Onboarding. Für Prozess und Entscheidungen nutzen Sie den Lieferanten-Onboarding-Prozess unter /de/templates/lieferanten-onboarding-prozess.
Lieferanten-Onboarding, in Stufen aufgebaut
Neunzehn Aufgaben in vier Gruppen. Die Dauern sind Beispielwerte; setzen Sie Ihre eigenen. Öffnen Sie das Tabellenfenster, um die Zeilen hinter jeder Stufe zu sehen.
Prüfungen laufen nebeneinander
„Finanzielle und rechtliche Due Diligence“ (6 Arbeitstage) und „Qualitäts- und Compliance-Fragebogen“ (5) folgen beide auf „Onboarding-Unterlagen beim Lieferanten anfordern“. „Lieferanten-Risikobewertung“ beginnt 3 Tage nach Beginn der Due Diligence, danach ist „Lieferant freigegeben“ ein Meilenstein.
Der Vertrag beginnt vor dem Gate
„Liefervertrag entwerfen“ (5) beginnt 2 Tage nach dem Start von „Lieferanten-Risikobewertung“. „Konditionen verhandeln“ (5) wartet auf den Entwurf und auf „Lieferant freigegeben“, die Unterschrift folgt also bald nach der Freigabe, und „Vertrag unterzeichnet“ ist der nächste Meilenstein.
Die Systemeinrichtung wartet auf zwei Dinge
„Bankdaten verifizieren“ (2) braucht nur die Freigabe. „Lieferantenstamm im System anlegen“ (3) wartet darauf und auf „Vertrag unterzeichnet“, dann führt „Bestell- und Rechnungszugang einrichten“ (4) zum Meilenstein „Systeme bereit“.
Erstbestellung, Zahlungstest und Testphase
„Erstbestellung aufgeben“ (1) und „Lieferant bereitet Erstbestellung vor und liefert“ (10) führen zu „Wareneingang und Prüfung“ (3). Dann starten „Test von erster Rechnung und Zahlung“ (3) und die 30-tägige „Testphase“ gemeinsam, „Ergebnisse der Testphase bewerten“ wartet auf beide, und „Lieferant vollständig eingebunden“ schließt den Plan.
So funktioniert es
Ihre Gates benennen
Schreiben Sie auf, was gelten muss, bevor der Lieferant eine Bestellung erhalten kann: Freigabe, ein unterschriebener Vertrag, ein Lieferantenstamm. Machen Sie jedes zu einem Meilenstein der Länge 0.
Die Aufgaben hinter jedem Gate auflisten
Listen Sie unter jedem Gate die Arbeit auf, die dorthin führt, mit einer Länge in Arbeitstagen. Legen Sie die Prüfungen in eine Gruppe und den Vertrag in eine andere, damit die Bänder zeigen, wer auf wen wartet.
„Hängt ab von“ (Depends on) ausfüllen
Nutzen Sie standardmäßig Ende-zu-Start. Nutzen Sie Start-zu-Start mit Verzögerung, wo Arbeit früh beginnen kann, zum Beispiel 2SS+3, und eine Aufgabe, die auf zwei Gates wartet, führt beide auf, durch Komma getrennt.
Die Nachweisaufgaben ergänzen
Fügen Sie Erstbestellung, Lieferung, Prüfung, Zahlungstest und eine Testphase hinzu. Bemessen Sie die Testphase danach, wie viele Lieferungen oder Rechnungen Sie sehen müssen, und halten Sie die Kriterien zum Bestehen in den Aufgabennotizen fest.
Enddatum und kritischen Pfad prüfen
Lesen Sie das Enddatum ab und vergleichen Sie es mit dem Termin, den Sie brauchen. Schalten Sie im Menü „Ansicht“ den kritischen Pfad ein, um die Kette zu sehen, die ihn bestimmt, und verkürzen oder überlappen Sie zuerst diese Aufgaben.
Teilen und aktuell halten
Tragen Sie Verantwortliche unter „Personen“ ein, teilen Sie das Diagramm mit jedem beteiligten Team, aktualisieren Sie den Fortschritt, sobald Aufgaben abgeschlossen sind, und exportieren Sie ein PDF oder eine CSV-Datei, wenn die Akte eine Kopie braucht.
Häufige Fehler
Die Systemeinrichtung beginnen, bevor der Vertrag unterschrieben ist
Ein früh angelegter Lieferantenstamm kann genutzt werden, um Bestellungen aufzugeben, bevor die Konditionen vereinbart sind. Behalten Sie die Abhängigkeit von der Unterschrift bei, es sei denn, Ihre Richtlinie erlaubt bewusst etwas anderes.
Die Testphase weglassen
Endet der Plan bei der Unterschrift, ist der Termin, den der Fachbereich hört, der Termin, an dem Sie mit dem Testen beginnen können, nicht der, an dem man sich auf den Lieferanten verlassen kann. Nehmen Sie Erstbestellung und Testphase auf.
Annehmen, dass jedes Team am Tag der Gate-Öffnung verfügbar ist
QueryChart prüft weder Auslastung noch Urlaub. Ist ein Team beschäftigt, tragen Sie die Länge ein, die es wirklich braucht, oder fügen Sie vor seiner Aufgabe eine Wartezeit-Aufgabe hinzu.
Den Zeitplan als Freigabenachweis behandeln
Eine erledigte Aufgabe zeigt, dass Arbeit pünktlich geleistet wurde. Entscheidungen und Nachweise gehören in Ihre eigene Lieferantenakte und Systeme, mit Verweis in den Aufgabennotizen.
Gantt-Diagramm Lieferanten-Onboarding öffnen
Öffnen Sie die Vorlage für das Lieferanten-Onboarding, tragen Sie Ihre eigenen Dauern ein und sehen Sie, wann der Lieferant eine Bestellung annehmen kann.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Sollte das Onboarding ein Diagramm je Lieferant sein?
Meistens ja. Kopieren Sie das Diagramm für jeden Lieferanten, damit Termine und Verantwortliche klar bleiben. Für ein Beschaffungsprojekt, das einen Lieferanten auswählt und einbindet, siehe /de/templates/gantt-diagramm-beschaffungsprojekt.
Wie plane ich mit einem Lieferanten, der langsam antwortet?
Fügen Sie nach der Anforderung der Unterlagen eine Aufgabe für die Wartezeit hinzu, mit der Länge, die Sie erwarten. Das Diagramm zeigt dann, was eine langsame Antwort mit den späteren Terminen macht.
Kann ich eine vorhandene Checkliste einfügen?
Ja. Kopieren Sie die Zeilen aus einer Tabelle und fügen Sie sie in die Tabelle ein. Benennt die erste Zeile Spalten wie Aufgabe (Task), Dauer (Duration) und Hängt ab von (Depends on), werden sie nach Namen zugeordnet.
Wie zeige ich, dass ein Gate gescheitert ist?
Verlängern Sie die Aufgabe, die gescheitert ist, oder fügen Sie eine Aufgabe für die Nacharbeit hinzu, und die späteren Termine wandern. QueryChart führt keine Baseline; exportieren Sie vorher ein PDF, wenn Sie den früheren Plan behalten wollen.
Wohin gehören die Entscheidungen im Onboarding?
In ein Ablaufdiagramm. Der Lieferantenqualifizierungsprozess unter /de/templates/lieferantenqualifizierungsprozess-moebel zeigt die Wege für Freigabe und Ablehnung. Zur Methode mit Meilensteinen siehe /de/guides/gantt-diagramm-meilensteine.
