Gantt-Diagramm Lieferanten-Onboarding mit Testphase
Bearbeitbares Gantt-Diagramm für das Lieferanten-Onboarding: Due Diligence, Risikobewertung, Vertrag, Systemeinrichtung, Erstbestellung und Testphase mit Abhängigkeiten und Meilensteinen für Freigabe, Unterschrift und Abnahme.
Was ist Gantt-Diagramm Lieferanten-Onboarding mit testphase?
Einen Lieferanten einzubinden sind viele kleine Aufgaben verschiedener Teams: Der Einkauf sammelt Unterlagen, das Finanzwesen prüft Firma und Bankdaten, die Qualität verschickt einen Fragebogen, die Rechtsabteilung entwirft und verhandelt, und IT oder Finanzbetrieb legen den Lieferantenstamm an. Jedes Team ist für sich schnell. Der Kalender rutscht an den Übergaben: wenn die Bankprüfung auf die Freigabe wartet, der Lieferantenstamm auf eine Unterschrift oder die Erstbestellung auf einen Zugang, den niemand beantragt hat. Ein Zeitplan zeigt diese Wartezeiten, bevor sie Sie eine Woche kosten.
Die Vorlage hat vier Gruppen: Due Diligence und Risiko, Vertrag und Konditionen, Systemeinrichtung sowie Erstbestellung und Testphase. „Onboarding-Unterlagen beim Lieferanten anfordern“ ist die einzige Startaufgabe. „Finanzielle und rechtliche Due Diligence“ (6 Arbeitstage) und „Qualitäts- und Compliance-Fragebogen“ (5) laufen nebeneinander. „Lieferanten-Risikobewertung“ (4) beginnt drei Tage nach dem Start der Due Diligence und wartet auf den Fragebogen; der Prüfer sieht also frühe Ergebnisse, statt auf die vollständige Akte zu warten. „Lieferant freigegeben“ ist ein Meilenstein, der auf Due Diligence und Risikobewertung wartet.
Der Vertrag beginnt vor der Freigabe. „Liefervertrag entwerfen“ (5) startet zwei Tage nach dem Start der Risikobewertung, sodass zur Entscheidung ein Entwurf vorliegt. „Konditionen verhandeln“ (5) wartet auf den Entwurf und auf „Lieferant freigegeben“, danach folgt „Vertrag unterzeichnet“. „Bankdaten verifizieren“ wartet nur auf die Freigabe, während „Lieferantenstamm im System anlegen“ (3) auf Bankprüfung und Unterschrift wartet. „Bestell- und Rechnungszugang einrichten“ (4) führt zum Meilenstein „Systeme bereit“.
Die letzte Gruppe wird gekürzt, wenn ein Projekt spät dran ist. Auf „Erstbestellung aufgeben“ (1) folgen „Lieferant bereitet Erstbestellung vor und liefert“ (10), „Wareneingang und Prüfung“ (3) und dann zwei Aufgaben, die gemeinsam starten: „Test von erster Rechnung und Zahlung“ (3) und „Testphase“ (30). „Ergebnisse der Testphase bewerten“ wartet auf beide, und „Lieferant vollständig eingebunden“ schließt den Plan. Die Testphase ist Wartezeit, kein Aufwand, und ihre Länge ist eine Entscheidung für Ihre Kategorie und Ihr Risiko, kein Standard. Alle Dauern sind Beispielwerte.
Ein Zeitplan plant die Arbeit. Er führt keine Due Diligence durch, macht keinen Lieferanten sicher oder regelkonform und ersetzt nicht Ihre Freigaberichtlinie. Prozesslogik und Entscheidungen zeigen der Lieferanten-Onboarding-Prozess unter /de/templates/lieferanten-onboarding-prozess und der Lieferantenqualifizierungsprozess unter /de/templates/lieferantenqualifizierungsprozess-moebel. Den Risikoschritt genauer beschreibt /de/templates/lieferanten-risikobewertung.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Vier Gruppen, Due Diligence und Risiko, Vertrag und Konditionen, Systemeinrichtung sowie Erstbestellung und Testphase, mit 19 Aufgaben und vier Meilensteinen: „Lieferant freigegeben“, „Vertrag unterzeichnet“, „Systeme bereit“ und „Lieferant vollständig eingebunden“.
- Überlappende Bewertung: „Lieferanten-Risikobewertung“ beginnt 3 Tage nach dem Start von „Finanzielle und rechtliche Due Diligence“ und wartet auf „Qualitäts- und Compliance-Fragebogen“.
- Vertragsarbeit vor der Freigabe: „Liefervertrag entwerfen“ beginnt 2 Tage nach dem Start von „Lieferanten-Risikobewertung“, während „Konditionen verhandeln“ auf den Entwurf und auf „Lieferant freigegeben“ wartet.
- Eine Systemeinrichtung, die auf zwei Dinge wartet: „Lieferantenstamm im System anlegen“ folgt sowohl „Bankdaten verifizieren“ als auch „Vertrag unterzeichnet“.
- Eine Erstbestellung und eine 30-tägige „Testphase“, die beginnt, wenn „Wareneingang und Prüfung“ endet, neben „Test von erster Rechnung und Zahlung“; beide münden in „Ergebnisse der Testphase bewerten“.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie binden einen neuen Lieferanten ein und müssen Termine mit Finanzwesen, Qualität, Recht und dem Einkaufsteam abstimmen.
- Sie wollen sehen, wie lange das Onboarding dauert, wenn jedes Team wie geplant arbeitet, und welche Wartezeit das Datum bestimmt.
- Ein Fachbereich braucht den Lieferanten bis zu einem Termin, und Sie wollen das Enddatum mit dem Termin vergleichen, den Sie brauchen.
- Sie wollen ein wiederverwendbares Grundgerüst für das Onboarding, das jede Warengruppe anpassen kann.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Onboarding-Unterlagen beim Lieferanten anfordern | Due Diligence und Risiko | 2 | |
| 2 | Finanzielle und rechtliche Due Diligence | Due Diligence und Risiko | 6 | 1 |
| 3 | Qualitäts- und Compliance-Fragebogen | Due Diligence und Risiko | 5 | 1 |
| 4 | Lieferanten-Risikobewertung | Due Diligence und Risiko | 4 | 2SS+3, 3 |
| 5 | Lieferant freigegeben | Due Diligence und Risiko | Meilenstein | 2, 4 |
| 6 | Liefervertrag entwerfen | Vertrag und Konditionen | 5 | 4SS+2 |
| 7 | Konditionen verhandeln | Vertrag und Konditionen | 5 | 5, 6 |
| 8 | Vertrag unterzeichnet | Vertrag und Konditionen | Meilenstein | 7 |
| 9 | Bankdaten verifizieren | Systemeinrichtung | 2 | 5 |
| 10 | Lieferantenstamm im System anlegen | Systemeinrichtung | 3 | 8, 9 |
| 11 | Bestell- und Rechnungszugang einrichten | Systemeinrichtung | 4 | 10 |
| 12 | Systeme bereit | Systemeinrichtung | Meilenstein | 11 |
| 13 | Erstbestellung aufgeben | Erstbestellung und Testphase | 1 | 12 |
| 14 | Lieferant bereitet Erstbestellung vor und liefert | Erstbestellung und Testphase | 10 | 13 |
| 15 | Wareneingang und Prüfung | Erstbestellung und Testphase | 3 | 14 |
| 16 | Test von erster Rechnung und Zahlung | Erstbestellung und Testphase | 3 | 15 |
| 17 | Testphase | Erstbestellung und Testphase | 30 | 15 |
| 18 | Ergebnisse der Testphase bewerten | Erstbestellung und Testphase | 2 | 16, 17 |
| 19 | Lieferant vollständig eingebunden | Erstbestellung und Testphase | Meilenstein | 18 |
So funktioniert es
Die Prüfungen gemeinsam starten
Behalten Sie „Finanzielle und rechtliche Due Diligence“ und „Qualitäts- und Compliance-Fragebogen“ als getrennte Aufgaben, die beide auf „Onboarding-Unterlagen beim Lieferanten anfordern“ folgen. Ersetzen Sie die Dauern durch die, die Ihre Teams wirklich brauchen.
Die Risikobewertung früh beginnen lassen
„Lieferanten-Risikobewertung“ ist mit 3 Tagen Verzögerung Start-zu-Start mit der Due Diligence verknüpft. Ändern Sie die Verzögerung, wenn Ihr Prüfer mehr oder weniger von der Akte braucht, bevor er beginnt.
Den Vertrag vor der Freigabe entwerfen, danach unterzeichnen
„Liefervertrag entwerfen“ läuft neben der Risikoarbeit, aber „Konditionen verhandeln“ wartet auf „Lieferant freigegeben“. Verschieben Sie diese Abhängigkeit, wenn Ihre Richtlinie Verhandlungen vor der Freigabe erlaubt.
Die Systeme einrichten, wenn beide Gates offen sind
„Lieferantenstamm im System anlegen“ wartet auf „Bankdaten verifizieren“ und „Vertrag unterzeichnet“. Fügen Sie Aufgaben für Ihre eigenen Schritte hinzu, etwa Steuerformulare oder das Laden von Katalogen.
Die Testphase bewusst bemessen
Legen Sie die Länge von „Testphase“ danach fest, wie viele Lieferungen oder Rechnungen Sie sehen müssen, und halten Sie die Kriterien zum Bestehen in den Aufgabennotizen fest, bevor sie beginnt.
Verantwortliche eintragen, teilen und exportieren
Tragen Sie die verantwortliche Person unter „Personen“ ein, teilen Sie das Diagramm mit den beteiligten Teams und exportieren Sie ein PDF oder eine CSV-Datei für die Lieferantenakte, wenn Sie eine Kopie brauchen.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert das Lieferanten-Onboarding?
Das hängt vom Lieferanten, der Warengruppe und Ihren Freigaberegeln ab. Die Vorlage summiert sich mit Beispieldauern auf einige Monate Arbeitstage. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen und lesen Sie das Enddatum im Diagramm ab.
Prüft das Diagramm, ob ein Lieferant regelkonform oder finanziell solide ist?
Nein. Es plant die Arbeit. Due Diligence, Risikoentscheidungen und Freigaben folgen Ihrer eigenen Richtlinie und werden in Ihren eigenen Systemen festgehalten. Das Diagramm zeigt, wann jeder Teil stattfinden soll.
Warum ist die Testphase eine Aufgabe?
Weil sie Kalenderzeit braucht und anderes darauf wartet. Sie ist Wartezeit mit einer Länge, die Sie wählen, sodass der Plan zeigt, wie spät die Abnahme bei längerer Testphase wird.
Kann ich das für einen Dienstleister oder Softwareanbieter nutzen?
Ja, mit Änderungen. Ersetzen Sie die Aufgaben zu Ware und Prüfung durch einen Pilot oder ein erstes Arbeitsergebnis und behalten Sie die Gates für Freigabe und Vertrag. Zur Prozessseite siehe /de/templates/lieferantenanlage-prozess.
Kann ich es für mehrere Lieferanten gleichzeitig nutzen?
Kopieren Sie das Diagramm für jeden Lieferanten oder fügen Sie jeden als Gruppe hinzu. Für ein größeres Beschaffungsprojekt, das im Onboarding endet, siehe /de/templates/gantt-diagramm-beschaffungsprojekt. Zur Planungsmethode siehe /de/guides/gantt-diagramm-abhaengigkeiten.
