供應商入職甘特圖範本：附試用期
可編輯的供應商入職甘特圖：盡職審查、風險評估、合約、系統設定、首張訂單及試用期，附批准、簽署及驗收的依賴和里程碑。
甚麼是供應商入職甘特圖範本：附試用期流程
供應商入職是一批屬於不同團隊的小工作：採購收集文件，財務查核公司和銀行資料，品質部門發出問卷，法務草擬及磋商，資訊科技或財務營運則建立供應商紀錄。各團隊單獨行動都很快。日程拖慢的位置在交接：銀行查核要等批准，供應商紀錄要等簽署，首張訂單要等沒有人申請過的系統權限。時間線讓你在這些等候令你損失一個星期之前，先看到它們。
這個範本分四個組別：盡職審查與風險、合約與條款、系統設定、首張訂單與試用。「向供應商索取入職文件」是唯一的起始工作。「財務及法律盡職審查」（6 個工作日）與「品質及合規問卷」（5 日）並行。「供應商風險評估」（4 日）在盡職審查開始後三日開始，並要等問卷完成，所以評估人員可以及早看到初步發現，而不用等齊整份檔案。「供應商已批准」是里程碑，要等盡職審查和風險評估完成。
合約在批准之前已開始。「草擬供應協議」（5 日）在風險評估開始後兩日開始，所以作出決定時，草稿已經存在。「磋商條款」（5 日）要等草稿和「供應商已批准」，之後是「合約已簽署」。「核實銀行資料」只等批准，而「在系統建立供應商紀錄」（3 日）要等銀行查核和簽署兩者。「設定訂購及發票權限」（4 日）通往「系統已就緒」里程碑。
最後一組，是項目遲了就最容易被削減的部分。「下首張訂單」（1 日）之後是「供應商準備並出貨首張訂單」（10 日）、「收貨及檢驗」（3 日），然後兩項工作同時開始：「首張發票及付款測試」（3 日）和「試用期」（30 日）。「檢討試用結果」要等兩者，「供應商入職完成」為計劃作結。試用期是等候時間，不是工作量，長度由你按自己的類別和風險決定，並非標準。所有工期只是示例。
時間線只為工作排程。它不會完成盡職審查，不會令供應商變得安全或合規，亦不能取代你的批准政策。流程邏輯和決策請看 /yue/templates/供應商導入流程 及 供應商資格評審流程 。風險步驟的詳情，請看 /yue/templates/供應商風險評估 。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 四個組別（盡職審查與風險、合約與條款、系統設定、首張訂單與試用），共 19 項工作和四個里程碑：「供應商已批准」、「合約已簽署」、「系統已就緒」和「供應商入職完成」。
- 重疊的評估：「供應商風險評估」在「財務及法律盡職審查」開始後 3 日開始，並要等「品質及合規問卷」。
- 批准之前的合約工作：「草擬供應協議」在「供應商風險評估」開始後 2 日開始，而「磋商條款」要等草稿和「供應商已批准」。
- 要等兩項條件的系統設定：「在系統建立供應商紀錄」跟在「核實銀行資料」和「合約已簽署」之後。
- 首張訂單，以及在「收貨及檢驗」完成時開始的 30 日「試用期」，與「首張發票及付款測試」並行，兩者都流向「檢討試用結果」。
何時使用本範本
- 你要引入新供應商，需要與財務、品質、法務和採購團隊議定日期。
- 你想知道如果每個團隊都按計劃進行，入職需要多長時間，以及哪一段等候決定日期。
- 業務負責人要求供應商在某個日期前就位，你想把完成日期與你需要的日期比較。
- 你想要一個可重複使用的入職骨架，讓每個類別按需要調整。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 向供應商索取入職文件 | 盡職審查與風險 | 2 | |
| 2 | 財務及法律盡職審查 | 盡職審查與風險 | 6 | 1 |
| 3 | 品質及合規問卷 | 盡職審查與風險 | 5 | 1 |
| 4 | 供應商風險評估 | 盡職審查與風險 | 4 | 2SS+3, 3 |
| 5 | 供應商已批准 | 盡職審查與風險 | 里程碑 | 2, 4 |
| 6 | 草擬供應協議 | 合約與條款 | 5 | 4SS+2 |
| 7 | 磋商條款 | 合約與條款 | 5 | 5, 6 |
| 8 | 合約已簽署 | 合約與條款 | 里程碑 | 7 |
| 9 | 核實銀行資料 | 系統設定 | 2 | 5 |
| 10 | 在系統建立供應商紀錄 | 系統設定 | 3 | 8, 9 |
| 11 | 設定訂購及發票權限 | 系統設定 | 4 | 10 |
| 12 | 系統已就緒 | 系統設定 | 里程碑 | 11 |
| 13 | 下首張訂單 | 首張訂單與試用 | 1 | 12 |
| 14 | 供應商準備並出貨首張訂單 | 首張訂單與試用 | 10 | 13 |
| 15 | 收貨及檢驗 | 首張訂單與試用 | 3 | 14 |
| 16 | 首張發票及付款測試 | 首張訂單與試用 | 3 | 15 |
| 17 | 試用期 | 首張訂單與試用 | 30 | 15 |
| 18 | 檢討試用結果 | 首張訂單與試用 | 2 | 16, 17 |
| 19 | 供應商入職完成 | 首張訂單與試用 | 里程碑 | 18 |
運作方式
同時開始各項查核
保留「財務及法律盡職審查」和「品質及合規問卷」為兩項獨立工作，兩者都跟在「向供應商索取入職文件」之後。把工期換成你的團隊實際所需的時間。
讓風險評估及早開始
「供應商風險評估」以開始到開始、延遲 3 日連結到盡職審查。如果評估人員需要看更多或更少資料才開始，就改變延遲。
批准前草擬合約，批准後簽署
「草擬供應協議」與風險工作並行，但「磋商條款」要等「供應商已批准」。如果你的政策容許批准前磋商，就移走這個依賴。
兩個關卡都打開後才設定系統
「在系統建立供應商紀錄」要等「核實銀行資料」和「合約已簽署」。可為自己的步驟加入工作，例如稅務表格或目錄載入。
審慎訂出試用期長度
按你需要看到多少次交貨或發票，設定「試用期」的長度，並在開始之前，把通過準則寫在工作備註中。
加入負責人、分享及匯出
把負責人加入「人員」，與相關團隊分享圖表，需要副本時匯出 PDF 或 CSV 存入供應商檔案。
常見問題
供應商入職需要多長時間？
視乎供應商、類別和你的批准規則。範本以示例工期計算，合共數個月的工作日。請換成你自己的工期，並從圖表讀取完成日期。
圖表會檢查供應商是否合規或財政穩健嗎？
不會。它只為工作排程。盡職審查、風險決定和批准按你自己的政策，並記錄在你自己的系統。圖表顯示各部分預計何時進行。
為甚麼試用期是一項工作？
因為它佔用日曆時間，而其他工作要等它。它是等候時間，長度由你選擇，所以計劃會顯示試用期拉長時，驗收會遲多少。
可以用於服務供應商或軟件供應商嗎？
可以，但要作出修改。把貨物和檢驗工作換成試行或首項交付物，並保留批准和合約的關卡。流程方面請看 /yue/templates/供應商開戶流程 。
可以同時用於多個供應商嗎？
可為每個供應商複製圖表，或把每個供應商加為一個組別。如果是以入職作結的大型採購項目，請看 /yue/templates/採購項目甘特圖 。項目規劃的方法，請看 /yue/guides/甘特圖依賴關係 。
