Vertragsverlängerung und Kündigungsfrist im Gantt-Diagramm planen
Planen Sie eine Vertragsverlängerung im Gantt-Diagramm: Prüfung, Benchmark, Verhandlung, Freigabe und Unterschrift, mit der Kündigungsfrist als feste Wartezeit, und sehen Sie, wie früh die Prüfung beginnen muss.
Eine Verlängerung hat zwei Uhren: die Arbeit Ihres Teams und eine Kündigungsfrist, die von selbst läuft. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie beide auf einer Zeitachse abbilden und sehen, wie früh die Prüfung beginnen muss.
Kurz gesagt
- Vorwärts vom Beginn der Prüfung planen und das Enddatum mit dem benötigten Termin vergleichen.
- Die Kündigungsfrist als feste Wartezeit mit der Länge aus Ihrem Vertrag abbilden.
- Die Belege parallel erheben und den Verlängerungsweg zum Meilenstein machen.
- Die Verhandlung neben der Kündigungsfrist laufen lassen statt danach.
- Ein Zeitplan nennt nicht Ihre Rechtsposition; die Kündigungsbedingungen kommen aus dem Vertrag.
Zwei Uhren auf einer Zeitachse
Erinnerungen an Verlängerungen kommen meist am Ablaufdatum oder eine feste Zahl von Tagen davor. Das ist später, als es sich anfühlt. Prüfung, Benchmark und die Gespräche mit den Stakeholdern müssen abgeschlossen sein, bevor Sie etwas entscheiden können, die Verhandlung muss in die verbleibende Zeit passen, und die Kündigung, falls es eine gibt, hat ihre eigene Frist. Eine Erinnerung, die kommt, wenn der Kündigungstermin schon nah ist, lässt nur die Wahl, die alten Bedingungen hinzunehmen.
Sichtbar wird das, indem Sie die Arbeit vorwärts vom Beginn der Prüfung planen und das Enddatum mit dem Termin vergleichen, den Sie brauchen. Die Planung in QueryChart läuft nur vorwärts vom Start, Sie ziehen also nichts ab: Sie tragen die Längen ein, lesen ab, wann die Verlängerung bestätigt wäre, und sehen, wie viel später oder früher das als Ihr Ablauf- oder Kündigungstermin liegt. Ist es zu spät, kürzen oder überlappen Sie Aufgaben oder beginnen beim nächsten Mal früher mit der Prüfung.
Die Kündigungsfrist ist der ungewöhnliche Teil. Sie ist kein Aufwand, sondern eine Wartezeit fester Länge, und die Verlängerung kann nicht bestätigt werden, bevor sie endet. Bilden Sie sie als Aufgabe ab, deren Länge die Frist ist und die von der Aufgabe gestartet wird, die die Kündigung versendet, und lassen Sie die Verhandlung daneben laufen. Die Länge kommt aus Ihrem Vertrag. Anforderungen an Kündigungen können auch vom Recht abhängen, das örtlich verschieden ist, und dieser Leitfaden behauptet keine als Tatsache. Holen Sie Rat ein, wo Sie unsicher sind.
Das Beispiel folgt der Vorlage für die Vertragsverlängerung. Zu Prozess und Entscheidungen siehe die Vorlage zur Verlängerung von Lieferantenverträgen und den Vertragsverlängerungsprozess unter /de/templates/vertragsverlaengerung-prozess.
Eine Vertragsverlängerung, in Stufen aufgebaut
Achtzehn Aufgaben in vier Gruppen. Die Dauern sind Beispielwerte; setzen Sie Ihre eigenen. Öffnen Sie das Tabellenfenster, um die Zeilen hinter jeder Stufe zu sehen.
Die Belege parallel erheben
„Ausgaben- und Nutzungsdaten sammeln“ (4 Arbeitstage) und „Leistungs- und Störungsprotokoll sammeln“ (3) beginnen beide einen Tag nach „Vertrag und Kernkonditionen zusammenstellen“, und „Kündigungs- und Verlängerungsklauseln prüfen“ (2) folgt darauf.
Prüfen, vergleichen und entscheiden
„Marktpreise vergleichen“ (6) beginnt 2 Tage nach den Ausgabendaten. „Leistungs- und Risikoprüfung“ (4) und „Künftigen Bedarf mit Stakeholdern klären“ (4) folgen, und der Meilenstein „Verlängerungsweg entschieden“ wartet auf alle und auf die Klauselprüfung.
Kündigungsfrist und Verhandlung überlappen
„Kündigung oder Verlängerungsabsicht senden“ (1) startet „Kündigungsfrist läuft“, eine Wartezeit von 30 Tagen. „Preis und Konditionen verhandeln“ (10) wartet auf „Verhandlungsposition vorbereiten“ und die Mitteilung, und „Vertragsänderungen entwerfen“ (5) beginnt 4 Tage nach deren Start.
Freigeben, unterschreiben und bestätigen
„Rechtliche Prüfung der Änderungen“ (3), „Freigabe der neuen Konditionen“ (3) und „Unterschrift beider Parteien“ (2) laufen nacheinander. „Verlängerung bestätigt“ ist ein Meilenstein, der auf die Unterschrift und auf „Kündigungsfrist läuft“ wartet; „Vertragsregister und Kalender aktualisieren“ folgt.
So funktioniert es
Den Vertrag auf Termine und Pflichten lesen
Finden Sie Laufzeit, Verlängerungsmechanismus und Kündigungsanforderung. Tragen Sie die Kündigungsfrist als Länge einer eigenen Aufgabe ein. Steht ein Datum wirklich fest, geben Sie dieser Aufgabe einen festen Start.
Die Belege auflisten, die Sie vor der Entscheidung brauchen
Ausgaben, Leistung, Marktpreise, künftiger Bedarf und die Klauselprüfung. Geben Sie jedem eine Länge und lassen Sie sie mit Start-zu-Start-Verknüpfungen überlappen, wo eines beginnen kann, während ein anderes läuft.
Die Entscheidung als Meilenstein ergänzen
Legen Sie eine Aufgabe der Länge 0 an, die von jeder Eingabe abhängt. Alles danach, die Kündigung eingeschlossen, wartet darauf.
Kündigungsfrist und Verhandlung ergänzen
Starten Sie die Kündigungsfrist von der Aufgabe, die die Kündigung versendet, und lassen Sie Verhandlung und Entwurf daneben laufen. Verknüpfen Sie die Bestätigung sowohl mit der Unterschrift als auch mit dem Ende der Kündigungsfrist.
Das Enddatum mit dem benötigten Termin vergleichen
Lesen Sie das Enddatum im Diagramm ab. Liegt es nach dem Termin, den Sie brauchen, schalten Sie im Menü „Ansicht“ den kritischen Pfad ein und kürzen oder überlappen Sie die Aufgaben darauf, oder beginnen Sie die Prüfung früher.
Teilen und eine Kopie exportieren
Tragen Sie Vertragsverantwortliche und Freigebende unter „Personen“ ein, teilen Sie das Diagramm und exportieren Sie ein PDF oder eine CSV-Datei für die Vertragsakte.
Häufige Fehler
Die Prüfung erst am Kündigungstermin beginnen
Beginnt die Prüfung, wenn die Kündigung fällig ist, wird ohne Belege entschieden. Setzen Sie die Prüfung an den Anfang des Plans und sehen Sie, was sie mit dem Enddatum macht.
Die Kündigungsfrist als Arbeit behandeln
Kein Aufwand verkürzt sie. Tragen Sie sie als Wartezeit mit ihrer vertraglichen Länge ein und zählen Sie sie nicht zu den Aufgaben, die Sie straffen können.
Die Längen des Beispiels als Rechtslage nehmen
Die 30 Arbeitstage sind ein Beispiel. Nehmen Sie die tatsächliche Frist und die Art, wie gekündigt werden muss, aus dem Vertrag und aus Rat, wo Recht gelten kann.
Regeln zu Wochenenden und Feiertagen vergessen
QueryChart zählt Montag bis Freitag und kennt keine Feiertage. Ein Vertrag, der in Kalendertagen oder in Arbeitstagen mit Feiertagen rechnet, braucht eine von Hand angepasste Länge.
Gantt-Diagramm Vertragsverlängerung öffnen
Öffnen Sie die Vorlage für die Vertragsverlängerung, tragen Sie Ihre Kündigungsfrist ein und sehen Sie, wie früh die Prüfung beginnen muss.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Wie plane ich eine Verlängerung gegen das Ablaufdatum?
Das müssen Sie nicht. Tragen Sie die Aufgaben und ihre Längen ein, lesen Sie das Enddatum ab und vergleichen Sie es mit dem Termin, den Sie brauchen. Ist es später, ändern Sie Längen oder Überlappungen oder beginnen früher.
Kann ich mehrere Vertragsverlängerungen gemeinsam verfolgen?
Ja. Fügen Sie jeden Vertrag als Gruppe in ein Diagramm ein oder kopieren Sie das Diagramm je Vertrag. Fügen Sie eine Liste von Verträgen und Aufgaben aus einer Tabelle ein, wenn Sie schon eine haben.
Was, wenn wir nicht verlängern?
Ändern Sie die Aufgaben nach der Entscheidung zu einem Ausstiegsplan, etwa Übergang und Übergabe, und behalten Sie die Kündigungsfrist bei.
Erinnert mich das Diagramm, wenn die Kündigung fällig ist?
Nein. Es zeigt die Termine, die der Plan ergibt. Auf der Zeichenfläche wird eine Heute-Linie gezeichnet, aber Erinnerungen liegen außerhalb des Diagramms; richten Sie eigene in Ihrem Kalender oder Vertragssystem ein.
