Cómo programar una renovación de contrato según su preaviso
Programa una renovación de contrato en un diagrama de Gantt: revisión, comparación, negociación, aprobación y firma, con el preaviso como espera fija, para ver con cuánta antelación debe empezar la revisión.
Una renovación tiene dos relojes: el trabajo de tu equipo y un periodo de preaviso que corre por su cuenta. Esta guía muestra cómo poner ambos en un cronograma para ver con cuánta antelación debe empezar la revisión.
En resumen
- Programa hacia delante desde el inicio de la revisión y compara la fecha de fin con la fecha que necesitas.
- Modela el preaviso como una espera fija con la duración que fija tu contrato.
- Ejecuta en paralelo la recopilación de evidencias y haz de la vía de renovación un hito.
- Deja que la negociación corra junto al preaviso en lugar de después.
- Un cronograma no declara tu posición legal; toma los términos del preaviso del contrato.
Dos relojes en un cronograma
Los recordatorios de renovación suelen saltar en la fecha de vencimiento o unos días antes. Es más tarde de lo que parece. La revisión, la comparación y las conversaciones con las partes interesadas deben terminar antes de poder decidir nada, la negociación tiene que caber en el tiempo que queda y el preaviso, si lo hay, tiene su propio periodo. Un recordatorio que salta cuando la fecha de preaviso ya está cerca no deja más remedio que aceptar las condiciones antiguas.
La manera de verlo es programar el trabajo hacia delante desde el inicio de la revisión y comparar la fecha de fin con la fecha que necesitas. La programación en QueryChart solo avanza desde el inicio, así que no restas nada: introduces las duraciones, lees la fecha en que se confirmaría la renovación y ves cuánto más tarde o más pronto cae que tu vencimiento o tu fecha de preaviso. Si es demasiado tarde, acortas o solapas tareas, o empiezas la revisión antes la próxima vez.
El preaviso es la parte inusual. No es esfuerzo; es una espera con una duración fija, y la renovación no puede confirmarse antes de que termine. Modélalo como una tarea cuya duración es el periodo, iniciada por la tarea que envía el preaviso, y deja que la negociación corra junto a ella. La duración sale de tu contrato. Los requisitos de preaviso también pueden depender de la ley, que varía según el lugar, y esta guía no afirma ninguno como un hecho. Busca asesoramiento si tienes dudas.
El ejemplo sigue la plantilla de renovación de contratos. Para el proceso y sus decisiones, consulta el proceso de renovación de contratos con proveedores y el proceso de renovación de contratos en /es/templates/proceso-de-renovacion-de-contratos.
Una renovación de contrato, construida por etapas
Dieciocho tareas en cuatro grupos. Las duraciones son ilustrativas; fija las tuyas. Abre el panel de la hoja para ver las filas de cada etapa.
Reunir las evidencias en paralelo
«Recopilar datos de gasto y uso» (4 días laborables) y «Recopilar registro de rendimiento e incidencias» (3) empiezan ambas un día después de que empiece «Reunir el contrato y las condiciones clave», y «Revisar cláusulas de preaviso y renovación» (2) la sigue.
Revisar, comparar y decidir
«Comparar precios de mercado» (6) empieza 2 días después de los datos de gasto. Siguen «Revisión de rendimiento y riesgos» (4) y «Confirmar necesidades futuras con las partes interesadas» (4), y el hito «Vía de renovación decidida» espera a todas ellas y a la revisión de cláusulas.
El preaviso y la negociación se solapan
«Enviar preaviso o intención de renovar» (1) pone en marcha «Transcurre el periodo de preaviso», una espera de 30 días. «Negociar precio y condiciones» (10) espera a «Preparar la posición negociadora» y al preaviso, y «Redactar modificaciones del contrato» (5) empieza 4 días después de que comience.
Aprobar, firmar y confirmar
«Revisión legal de las modificaciones» (3), «Aprobación de las condiciones renovadas» (3) y «Firma de ambas partes» (2) se suceden. «Renovación confirmada» es un hito que espera a la firma y a «Transcurre el periodo de preaviso»; «Actualizar registro y calendario de contratos» lo sigue.
Cómo funciona
Lee el contrato para ver sus fechas y obligaciones
Busca el plazo, el mecanismo de renovación y el requisito de preaviso. Introduce el periodo de preaviso como la duración de su propia tarea. Si una fecha es realmente fija, da a esa tarea un inicio fijo.
Lista las evidencias que necesitas antes de decidir
Gasto, rendimiento, precios de mercado, necesidades futuras y la revisión de cláusulas. Da a cada una una duración y deja que se solapen con vínculos de inicio a inicio donde una pueda empezar mientras otra está en marcha.
Añade la decisión como un hito
Crea una tarea de duración 0 que dependa de todas las aportaciones. Todo lo posterior, incluido el preaviso, la espera.
Añade el preaviso y la negociación
Inicia el preaviso desde la tarea que lo envía y deja que la negociación y la redacción corran junto a él. Enlaza la confirmación tanto con la firma como con el final del periodo de preaviso.
Compara la fecha de fin con la fecha que necesitas
Lee la fecha de fin del diagrama. Si cae después de la fecha que necesitas, activa la ruta crítica en el menú Ver y acorta o solapa las tareas que la forman, o empieza antes la revisión.
Compártelo y exporta una copia
Pon al responsable del contrato y a los aprobadores en Personas, comparte el diagrama y exporta un PDF o un CSV para el expediente del contrato.
Errores que debes evitar
Empezar la revisión en la fecha de preaviso
Si la revisión empieza cuando vence el preaviso, la decisión se toma sin evidencias. Pon la revisión primero en el plan y mira qué efecto tiene en la fecha de fin.
Tratar el preaviso como trabajo
Ningún esfuerzo lo acorta. Introdúcelo como una espera con su duración contractual y no lo cuentes entre las tareas que puedes comprimir.
Usar las duraciones del ejemplo como un hecho legal
Los 30 días laborables son ilustrativos. Toma el periodo real y la forma en que debe darse el preaviso del contrato, y de asesoramiento cuando pueda aplicarse la ley.
Olvidar las reglas de fines de semana y festivos
QueryChart cuenta de lunes a viernes y no conoce los festivos, así que un contrato medido en días naturales o en días hábiles con festivos necesita que ajustes la duración a mano.
Abrir el diagrama de Gantt de renovación de contratos
Abre la plantilla de renovación de contratos, introduce tu preaviso y mira con cuánta antelación debe empezar la revisión.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Cómo planifico una renovación respecto a la fecha de vencimiento?
No hace falta. Introduce las tareas y sus duraciones, lee la fecha de fin y compárala con la fecha que necesitas. Si es posterior, cambia duraciones o solapes, o empieza antes.
¿Puedo seguir varias renovaciones de contratos a la vez?
Sí. Añade cada contrato como un grupo en un mismo diagrama o copia el diagrama por contrato. Pega una lista de contratos y tareas desde una hoja de cálculo si ya la tienes.
¿Y si decidimos no renovar?
Cambia las tareas posteriores a la decisión por un plan de salida, como transición y traspaso, y conserva el preaviso. Para el proceso de baja de proveedores, consulta la plantilla de baja de proveedores.
¿Me recuerda el diagrama cuándo vence el preaviso?
No. Muestra las fechas que implica el plan. En el lienzo se dibuja una línea de hoy, pero los recordatorios quedan fuera del diagrama, así que configura los tuyos en tu calendario o en tu sistema de contratos.
