Diagrama de Gantt de renovación de contratos con periodo de preaviso
Diagrama de Gantt editable de renovación de contratos: revisión, comparación, negociación, aprobación y firma, con el preaviso como espera fija, dependencias e hitos para la vía de renovación y la confirmación.
¿Qué es diagrama de gantt de renovación de contratos con periodo de preaviso?
Las renovaciones fallan en silencio. El contrato tiene una fecha de vencimiento y, normalmente, una fecha de preaviso anterior, y nada entre medias recuerda a nadie que debe empezar. Cuando termina la revisión, la fecha de preaviso está cerca y la negociación va con prisas, o el contrato se renueva con sus condiciones antiguas. Un cronograma hace visibles las esperas: la revisión, la comparación y la aportación de las partes interesadas, que deben terminar antes de decidir, y el periodo de preaviso, que corre haya terminado o no la negociación.
Esta plantilla tiene cuatro grupos: Preparar, Revisar y comparar, Negociar, y Aprobar y firmar. «Reunir el contrato y las condiciones clave» es la única tarea de arranque. Dos tareas empiezan un día laborable después de que empiece: «Recopilar datos de gasto y uso» (4 días laborables) y «Recopilar registro de rendimiento e incidencias» (3). «Revisar cláusulas de preaviso y renovación» (2) sigue a «Reunir el contrato y las condiciones clave». «Comparar precios de mercado» (6) empieza dos días después de que empiecen los datos de gasto, y «Revisión de rendimiento y riesgos» y «Confirmar necesidades futuras con las partes interesadas» esperan al registro de rendimiento. El hito «Vía de renovación decidida» espera a la revisión, la comparación, la aportación de las partes interesadas y la revisión de cláusulas.
Tras la decisión, «Enviar preaviso o intención de renovar» (1) pone en marcha el periodo de preaviso y, junto con la posición, la negociación. «Transcurre el periodo de preaviso» (30) es tiempo de espera, no esfuerzo: ocupa el tiempo de calendario que introduces, y nada de lo que hagas lo acorta. «Preparar la posición negociadora» (3) sigue a la decisión, y «Negociar precio y condiciones» (10) espera a la posición y al envío del preaviso. «Redactar modificaciones del contrato» (5) empieza cuatro días después de que empiece la negociación. Siguen «Revisión legal de las modificaciones» (3), «Aprobación de las condiciones renovadas» (3) y «Firma de ambas partes» (2). «Renovación confirmada» es un hito que espera a la firma y al final del periodo de preaviso. «Actualizar registro y calendario de contratos» cierra el plan.
El periodo de preaviso de la plantilla es una ilustración. El periodo real, y qué hay que enviar y cómo, está en tu contrato y puede depender de leyes que varían según el lugar; este diagrama no lo sabe. Introduce el periodo de tu contrato y busca asesoramiento si tienes dudas. Como la programación avanza desde un inicio, compara la fecha de fin con la fecha que necesitas y, si el resultado llega demasiado tarde, acorta tareas o solapa más. Para el proceso, consulta el proceso de renovación de contratos con proveedores y el proceso de renovación de contratos en /es/templates/proceso-de-renovacion-de-contratos.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro grupos, Preparar, Revisar y comparar, Negociar y Aprobar y firmar, con 18 tareas y dos hitos: «Vía de renovación decidida» y «Renovación confirmada».
- Evidencias reunidas en paralelo: «Recopilar datos de gasto y uso» y «Recopilar registro de rendimiento e incidencias» empiezan ambas un día después de que empiece «Reunir el contrato y las condiciones clave», y «Comparar precios de mercado» empieza 2 días después de los datos de gasto.
- Una decisión que espera cuatro aportaciones: «Vía de renovación decidida» sigue a «Revisión de rendimiento y riesgos», «Comparar precios de mercado», «Confirmar necesidades futuras con las partes interesadas» y «Revisar cláusulas de preaviso y renovación».
- Una espera fija: «Transcurre el periodo de preaviso», de 30 días, empieza tras «Enviar preaviso o intención de renovar», junto a «Negociar precio y condiciones» (10 días), y «Renovación confirmada» espera a ambos y a la firma.
- Un solape en la redacción: «Redactar modificaciones del contrato» empieza 4 días después de que empiece «Negociar precio y condiciones», y luego vienen «Revisión legal de las modificaciones», «Aprobación de las condiciones renovadas» y «Firma de ambas partes».
Cuándo usar esta plantilla
- Un contrato está a punto de renovarse y necesitas ver cuándo debe empezar la revisión para dejar tiempo a negociar.
- Renuevas varios contratos y quieres un plan repetible para cada uno, con el preaviso a la vista.
- El responsable de un presupuesto pregunta cuánto tarda una renovación y quieres comparar la fecha de fin con la fecha que necesitas.
- Quieres explicar a las partes interesadas por qué la revisión debe empezar antes de lo que sugiere el vencimiento.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Reunir el contrato y las condiciones clave | Preparar | 2 | |
| 2 | Recopilar datos de gasto y uso | Preparar | 4 | 1SS+1 |
| 3 | Recopilar registro de rendimiento e incidencias | Preparar | 3 | 1SS+1 |
| 4 | Revisar cláusulas de preaviso y renovación | Preparar | 2 | 1 |
| 5 | Revisión de rendimiento y riesgos | Revisar y comparar | 4 | 2, 3 |
| 6 | Comparar precios de mercado | Revisar y comparar | 6 | 2SS+2 |
| 7 | Confirmar necesidades futuras con las partes interesadas | Revisar y comparar | 4 | 3 |
| 8 | Vía de renovación decidida | Revisar y comparar | Hito | 4, 5, 6, 7 |
| 9 | Enviar preaviso o intención de renovar | Negociar | 1 | 8 |
| 10 | Transcurre el periodo de preaviso | Negociar | 30 | 9 |
| 11 | Preparar la posición negociadora | Negociar | 3 | 8 |
| 12 | Negociar precio y condiciones | Negociar | 10 | 9, 11 |
| 13 | Redactar modificaciones del contrato | Negociar | 5 | 12SS+4 |
| 14 | Revisión legal de las modificaciones | Aprobar y firmar | 3 | 13 |
| 15 | Aprobación de las condiciones renovadas | Aprobar y firmar | 3 | 12, 14 |
| 16 | Firma de ambas partes | Aprobar y firmar | 2 | 15 |
| 17 | Renovación confirmada | Aprobar y firmar | Hito | 10, 16 |
| 18 | Actualizar registro y calendario de contratos | Aprobar y firmar | 2 | 17 |
Cómo funciona
Introduce las fechas que fija el contrato
Lee las cláusulas de preaviso y renovación e introduce el periodo de preaviso como la duración de «Transcurre el periodo de preaviso». Si una fecha de renovación o preaviso es realmente fija, da a la tarea un inicio fijo.
Ejecuta las evidencias en paralelo
Mantén solapadas las tareas de gasto, rendimiento, comparación y partes interesadas, como en la plantilla, y sustituye las duraciones por lo que necesiten tus fuentes de datos.
Haz de la decisión un hito
«Vía de renovación decidida» espera a todas las aportaciones. Añade una aportación, como una revisión de seguridad, como una tarea que desemboque en ella.
Deja que el preaviso corra junto a la negociación
«Enviar preaviso o intención de renovar» pone en marcha ambos. Si no quieres enviar el preaviso hasta tener una oferta, cambia esa dependencia y mira cómo se mueven las fechas.
Condiciona la firma a la aprobación y a la revisión legal
Mantén «Revisión legal de las modificaciones» y «Aprobación de las condiciones renovadas» antes de «Firma de ambas partes», y añade como tareas a tus propios aprobadores si necesitan tiempo.
Añade responsables, comparte y exporta
Pon al responsable del contrato y a los aprobadores en Personas, comparte el diagrama y exporta un PDF o un CSV para el expediente del contrato.
Preguntas frecuentes
¿Cómo muestro un preaviso en un diagrama de Gantt?
Como una tarea cuya duración es el periodo de preaviso, iniciada por la tarea que envía el preaviso. Es tiempo de espera, así que nada lo acorta. Toma la duración de tu contrato, no de este ejemplo.
¿Conoce el diagrama mi plazo legal de preaviso?
No. Los 30 días laborables son ilustrativos. El periodo real lo fija tu contrato y posiblemente la ley de tu lugar, así que comprueba ambos. Un cronograma solo muestra cómo caen las fechas una vez que lo introduces.
¿Y si la fecha de renovación es fija?
Da un inicio fijo a la tarea de firma. Si las tareas anteriores no pueden estar hechas para entonces, el diagrama avisa del conflicto y nombra la fecha más temprana que funciona, lo que te dice pronto que el plan es demasiado largo.
¿Puedo usarlo para un alquiler, una póliza de seguro o una suscripción de software?
Sí, con cambios en las tareas. Conserva la revisión, la decisión, el periodo de preaviso y la aprobación. Para un proceso específico de proveedores, consulta la plantilla de renovación de contratos con proveedores.
