合約續期甘特圖範本：附通知期
可編輯的合約續期甘特圖：審閱、比較基準、磋商、批准及簽署，並把通知期當作固定等候，附續期路線決定及續期確認的依賴和里程碑。
甚麼是合約續期甘特圖範本：附通知期流程
續期出問題往往悄無聲息。合約有屆滿日期，通常在此之前還有一個通知日期，而兩者之間沒有任何東西提醒別人要開始。到審閱完成時，通知日期已近，磋商變得倉促，否則合約就按舊條款自動續期。時間線讓這些等候看得見：決定之前必須完成的審閱、比較基準和持份者意見，以及不論磋商完成與否都會照常運行的通知期。
這個範本分四個組別：準備、審閱與比較基準、磋商、批准與簽署。「提取合約及主要條款」是唯一的起始工作。有兩項工作在它開始後一個工作日開始：「收集支出及用量數據」（4 個工作日）和「收集表現及問題紀錄」（3 日）。「檢查通知及續期條款」（2 日）跟在「提取合約及主要條款」之後。「比較市場價格基準」（6 日）在支出數據開始後兩日開始，而「表現及風險審閱」和「與持份者確認日後需要」要等表現紀錄。「續期路線已決定」這個里程碑要等審閱、比較基準、持份者意見和條款檢查完成。
作出決定後，「發出通知或續期意向」（1 日）啟動通知期，並與立場一併啟動磋商。「通知期運行中」（30 日）是等候時間，不是工作量：它佔用你輸入的日曆時間，你做甚麼都不能縮短它。「準備磋商立場」（3 日）跟在決定之後，而「磋商價格及條款」（10 日）要等立場和通知發出。「草擬合約修訂」（5 日）在磋商開始後四日開始。之後是「修訂條款法律審閱」（3 日）、「續期條款批准」（3 日）和「雙方簽署」（2 日）。「續期已確認」是里程碑，要等簽署和通知期結束。「更新合約登記冊及日曆」為計劃作結。
範本中的通知期只是示例。實際期限，以及必須發出甚麼、如何發出，由你的合約訂明，並可能受各地不同的法律影響；這幅圖表並不知道這些。請輸入合約載明的期限，不清楚時請徵詢意見。由於排程只會從開始日期向前推算，請把完成日期與你需要的日期比較，如果結果太遲，就縮短工作或增加重疊。流程方面，請看 供應商合約續期流程 及 /yue/templates/合約續期流程 。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 四個組別（準備、審閱與比較基準、磋商、批准與簽署），共 18 項工作和兩個里程碑：「續期路線已決定」和「續期已確認」。
- 並行收集證據：「收集支出及用量數據」和「收集表現及問題紀錄」都在「提取合約及主要條款」開始後一日開始，而「比較市場價格基準」在支出數據開始後 2 日開始。
- 要等四項輸入的決定：「續期路線已決定」跟在「表現及風險審閱」、「比較市場價格基準」、「與持份者確認日後需要」和「檢查通知及續期條款」之後。
- 固定等候：30 日的「通知期運行中」在「發出通知或續期意向」之後開始，與「磋商價格及條款」（10 日）並行，而「續期已確認」要等它和簽署兩者。
- 草擬階段的重疊：「草擬合約修訂」在「磋商價格及條款」開始後 4 日開始，之後是「修訂條款法律審閱」、「續期條款批准」和「雙方簽署」。
何時使用本範本
- 有合約快要續期，你需要知道審閱最遲何時開始，才有足夠時間磋商。
- 你要為多份合約續期，想為每份合約使用可重複的計劃，並顯示通知期。
- 預算負責人問續期需要多長時間，你想把完成日期與你需要的日期比較。
- 你想向持份者說明，為何審閱必須比屆滿日期所顯示的更早開始。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 提取合約及主要條款 | 準備 | 2 | |
| 2 | 收集支出及用量數據 | 準備 | 4 | 1SS+1 |
| 3 | 收集表現及問題紀錄 | 準備 | 3 | 1SS+1 |
| 4 | 檢查通知及續期條款 | 準備 | 2 | 1 |
| 5 | 表現及風險審閱 | 審閱與比較基準 | 4 | 2, 3 |
| 6 | 比較市場價格基準 | 審閱與比較基準 | 6 | 2SS+2 |
| 7 | 與持份者確認日後需要 | 審閱與比較基準 | 4 | 3 |
| 8 | 續期路線已決定 | 審閱與比較基準 | 里程碑 | 4, 5, 6, 7 |
| 9 | 發出通知或續期意向 | 磋商 | 1 | 8 |
| 10 | 通知期運行中 | 磋商 | 30 | 9 |
| 11 | 準備磋商立場 | 磋商 | 3 | 8 |
| 12 | 磋商價格及條款 | 磋商 | 10 | 9, 11 |
| 13 | 草擬合約修訂 | 磋商 | 5 | 12SS+4 |
| 14 | 修訂條款法律審閱 | 批准與簽署 | 3 | 13 |
| 15 | 續期條款批准 | 批准與簽署 | 3 | 12, 14 |
| 16 | 雙方簽署 | 批准與簽署 | 2 | 15 |
| 17 | 續期已確認 | 批准與簽署 | 里程碑 | 10, 16 |
| 18 | 更新合約登記冊及日曆 | 批准與簽署 | 2 | 17 |
運作方式
輸入合約固定的日期
閱讀通知及續期條款，把通知期輸入為「通知期運行中」的工期。如果續期或通知日期確實固定，就為該項工作設定固定開始日期。
讓證據收集並行
如範本所示，讓支出、表現、比較基準和持份者各項工作互相重疊，並把工期換成你的數據來源所需的時間。
把決定設為里程碑
「續期路線已決定」要等每項輸入。如果有額外的輸入，例如保安審閱，就加入一項通往它的工作。
讓通知期與磋商並行
「發出通知或續期意向」同時啟動兩者。如果你想在收到報價後才發出通知，就改變這個依賴，看看日期如何移動。
以批准和法律審閱作為簽署的關卡
保留「修訂條款法律審閱」和「續期條款批准」在「雙方簽署」之前，如果批准人需要時間，就把他們加為工作。
加入負責人、分享及匯出
把合約負責人和批准人加入「人員」，分享圖表，並匯出 PDF 或 CSV 存入合約檔案。
常見問題
如何在甘特圖中顯示通知期？
把它作為一項工作，工期是通知期，由發出通知的工作啟動。它是等候時間，沒有東西可以縮短它。請按合約訂明的長度，而不是這個示例的長度。
圖表知道我的法定通知期嗎？
不知道。30 個工作日只是示例。實際期限由你的合約，以及可能由你所在地的法律訂明，請兩者都核對。時間線只顯示你輸入期限後日期如何分佈。
如果續期日期是固定的呢？
為簽署工作設定固定開始日期。如果之前的工作未能在該日完成，圖表會標示衝突，並指出可行的最早日期，讓你及早知道計劃太長。
可以用於租約、保險單或軟件訂閱嗎？
可以，但需要修改工作。保留審閱、決定、通知期和批准。如果是供應商專用的流程，請看 供應商合約續期流程 。
