Modèle de diagramme de Gantt de renouvellement de contrat et préavis
Un diagramme de Gantt de renouvellement de contrat modifiable : revue, étalonnage, négociation, approbation et signature, avec le préavis comme attente fixe, des dépendances et des jalons de décision et de confirmation.
Qu'est-ce que le processus modèle de diagramme de gantt de renouvellement de contrat et préavis ?
Les renouvellements dérapent en silence. Le contrat a une date d'échéance et, en général, une date de préavis avant elle, et rien entre les deux ne rappelle à personne de s'y mettre. Quand la revue est faite, la date de préavis est proche et la négociation est bâclée, ou le contrat se renouvelle aux anciennes conditions. Une frise rend les attentes visibles : la revue, l'étalonnage et l'avis des parties prenantes, qui doivent être terminés avant toute décision, et le préavis qui court que la négociation soit finie ou non.
Ce modèle compte quatre groupes : Préparation, Revue et étalonnage, Négociation, et Approbation et signature. « Récupérer le contrat et ses clauses clés » est la seule tâche de départ. Deux tâches démarrent un jour ouvré après lui : « Rassembler données de dépenses et d'usage » (4 jours ouvrés) et « Collecter performances et incidents » (3). « Vérifier clauses de préavis et de renouvellement » (2) suit « Récupérer le contrat et ses clauses clés ». « Étalonner les prix du marché » (6) démarre deux jours après le début des données de dépenses, et « Revue des performances et des risques » ainsi que « Confirmer les besoins futurs » attendent le relevé des performances. Le jalon « Option de renouvellement décidée » attend la revue, l'étalonnage, l'avis des parties prenantes et la vérification des clauses.
Après la décision, « Envoyer préavis ou intention » (1) lance le délai de préavis et, avec la position, la négociation. « Délai de préavis en cours » (30) est un temps d'attente, pas un effort : il prend le temps calendaire que vous saisissez, et rien de ce que vous faites ne le raccourcit. « Préparer la position de négociation » (3) suit la décision, et « Négocier prix et conditions » (10) attend la position et l'envoi du préavis. « Rédiger les avenants » (5) démarre quatre jours après le début de la négociation. « Revue juridique des avenants » (3), « Approbation des conditions renouvelées » (3) et « Signature par les deux parties » (2) suivent. « Renouvellement confirmé » est un jalon qui attend la signature et la fin du préavis. « Mettre à jour registre et calendrier » clôt le plan.
Le préavis du modèle est une illustration. La durée réelle, ce qu'il faut envoyer et comment, figurent dans votre contrat et peuvent dépendre d'une loi qui varie selon le lieu ; ce diagramme ne la connaît pas. Saisissez la durée de votre contrat et prenez conseil en cas de doute. Comme la planification avance depuis un début, comparez la date de fin avec la date voulue, et si le résultat est trop tardif, raccourcissez des tâches ou faites-les davantage chevaucher. Pour le processus, voyez le processus de renouvellement des contrats fournisseurs à /fr/templates/processus-de-renouvellement-des-contrats-fournisseurs et le processus de renouvellement de contrat à /fr/templates/organigramme-du-processus-de-renouvellement-de-contrat-fenetre-de-preavis-pour-le-renouvellement-signe.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Quatre groupes, Préparation, Revue et étalonnage, Négociation, et Approbation et signature, avec 18 tâches et deux jalons : « Option de renouvellement décidée » et « Renouvellement confirmé ».
- Des éléments de preuve réunis en parallèle : « Rassembler données de dépenses et d'usage » et « Collecter performances et incidents » démarrent tous deux un jour après le début de « Récupérer le contrat et ses clauses clés », et « Étalonner les prix du marché » démarre 2 jours après le début des données de dépenses.
- Une décision qui attend quatre apports : « Option de renouvellement décidée » suit « Revue des performances et des risques », « Étalonner les prix du marché », « Confirmer les besoins futurs » et « Vérifier clauses de préavis et de renouvellement ».
- Une attente fixe : le « Délai de préavis en cours » de 30 jours démarre après « Envoyer préavis ou intention », à côté de « Négocier prix et conditions » (10 jours), et « Renouvellement confirmé » attend à la fois ce délai et la signature.
- Un chevauchement dans la rédaction : « Rédiger les avenants » démarre 4 jours après le début de « Négocier prix et conditions », puis viennent « Revue juridique des avenants », « Approbation des conditions renouvelées » et « Signature par les deux parties ».
Quand utiliser ce modèle
- Un contrat arrive à renouvellement et vous devez voir quand la revue doit commencer pour laisser le temps de négocier.
- Vous renouvelez plusieurs contrats et voulez un plan reproductible pour chacun, avec le préavis visible.
- Un responsable budgétaire demande combien de temps prend un renouvellement et vous voulez comparer la date de fin avec la date voulue.
- Vous voulez montrer aux parties prenantes pourquoi la revue doit commencer plus tôt que ne le suggère la date d'échéance.
Le plan, tâche par tâche
Toutes les tâches du diagramme avec leur durée en jours ouvrés et ce qu'elles attendent. Une dépendance est un numéro d'étape ; SS signifie début à début, FF fin à fin et +n un décalage en jours ouvrés.
| # | Tâche | Groupe | Jours ouvrés | Dépend de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Récupérer le contrat et ses clauses clés | Préparation | 2 | |
| 2 | Rassembler données de dépenses et d'usage | Préparation | 4 | 1SS+1 |
| 3 | Collecter performances et incidents | Préparation | 3 | 1SS+1 |
| 4 | Vérifier clauses de préavis et de renouvellement | Préparation | 2 | 1 |
| 5 | Revue des performances et des risques | Revue et étalonnage | 4 | 2, 3 |
| 6 | Étalonner les prix du marché | Revue et étalonnage | 6 | 2SS+2 |
| 7 | Confirmer les besoins futurs | Revue et étalonnage | 4 | 3 |
| 8 | Option de renouvellement décidée | Revue et étalonnage | Jalon | 4, 5, 6, 7 |
| 9 | Envoyer préavis ou intention | Négociation | 1 | 8 |
| 10 | Délai de préavis en cours | Négociation | 30 | 9 |
| 11 | Préparer la position de négociation | Négociation | 3 | 8 |
| 12 | Négocier prix et conditions | Négociation | 10 | 9, 11 |
| 13 | Rédiger les avenants | Négociation | 5 | 12SS+4 |
| 14 | Revue juridique des avenants | Approbation et signature | 3 | 13 |
| 15 | Approbation des conditions renouvelées | Approbation et signature | 3 | 12, 14 |
| 16 | Signature par les deux parties | Approbation et signature | 2 | 15 |
| 17 | Renouvellement confirmé | Approbation et signature | Jalon | 10, 16 |
| 18 | Mettre à jour registre et calendrier | Approbation et signature | 2 | 17 |
Comment cela fonctionne
Saisir les dates que fixe le contrat
Lisez les clauses de préavis et de renouvellement et saisissez le préavis comme durée de « Délai de préavis en cours ». Si une date de renouvellement ou de préavis est réellement fixe, donnez à la tâche un début fixe.
Mener les éléments de preuve en parallèle
Gardez les tâches de dépenses, de performances, d'étalonnage et de parties prenantes en chevauchement, comme dans le modèle, et remplacez les durées par ce dont vos sources de données ont besoin.
Faire de la décision un jalon
« Option de renouvellement décidée » attend chaque apport. Ajoutez un apport, comme une revue de sécurité, sous forme de tâche qui y mène.
Laisser le préavis courir à côté de la négociation
« Envoyer préavis ou intention » lance les deux. Si vous ne voulez pas envoyer de préavis avant d'avoir une offre, modifiez cette dépendance et voyez comment les dates bougent.
Conditionner la signature à l'approbation et à la revue juridique
Gardez « Revue juridique des avenants » et « Approbation des conditions renouvelées » avant « Signature par les deux parties », et ajoutez vos propres approbateurs comme tâches s'ils ont besoin de temps.
Ajouter les responsables, partager et exporter
Indiquez le propriétaire du contrat et les approbateurs dans Personnes, partagez le diagramme et exportez un PDF ou un CSV pour le dossier du contrat.
Questions fréquentes
Comment montrer un préavis dans un diagramme de Gantt ?
Sous forme de tâche dont la durée est celle du préavis, lancée par la tâche qui envoie le préavis. C'est un temps d'attente : rien ne le raccourcit. Prenez la durée dans votre contrat, pas dans cet exemple.
Le diagramme connaît-il mon préavis légal ?
Non. Les 30 jours ouvrés sont indicatifs. La durée réelle est fixée par votre contrat et peut-être par la loi du lieu où vous vous trouvez : vérifiez les deux. Une frise montre seulement comment tombent les dates une fois que vous l'avez saisie.
Et si la date de renouvellement est fixe ?
Donnez à la tâche de signature un début fixe. Si les tâches qui la précèdent ne peuvent pas être faites d'ici là, le diagramme signale le conflit et nomme la date la plus précoce possible, ce qui vous dit tôt que le plan est trop long.
Puis-je l'utiliser pour un bail, une police d'assurance ou un abonnement logiciel ?
Oui, en adaptant les tâches. Gardez la revue, la décision, le préavis et l'approbation. Pour un processus propre aux fournisseurs, voyez /fr/templates/processus-de-renouvellement-des-contrats-fournisseurs.
