Planifier un renouvellement de contrat autour de son préavis
Planifiez un renouvellement de contrat dans un diagramme de Gantt : revue, étalonnage, négociation, approbation et signature, avec le préavis comme attente fixe, pour voir à quel moment la revue doit commencer.
Un renouvellement a deux horloges : le travail de votre équipe et un préavis qui court de son côté. Ce guide montre comment mettre les deux sur une même frise pour voir à quel point la revue doit commencer tôt.
En bref
- Planifiez vers l'avant depuis le début de la revue et comparez la date de fin avec la date voulue.
- Modélisez le préavis comme une attente fixe dont la durée vient de votre contrat.
- Menez la collecte des éléments en parallèle et faites de l'option de renouvellement un jalon.
- Laissez la négociation courir à côté du préavis plutôt qu'après.
- Un planning n'énonce pas votre situation juridique ; prenez les conditions de préavis dans le contrat.
Deux horloges sur une même frise
Les rappels de renouvellement se déclenchent en général à la date d'échéance ou un certain nombre de jours avant. C'est plus tard qu'on ne le croit. La revue, l'étalonnage et les échanges avec les parties prenantes doivent tous être terminés avant de pouvoir décider quoi que ce soit, la négociation doit tenir dans le temps qui reste, et le préavis, s'il y en a un, a sa propre durée. Un rappel qui se déclenche quand la date de préavis est déjà proche ne laisse d'autre choix que d'accepter les anciennes conditions.
Pour le voir, planifiez le travail vers l'avant depuis le début de la revue et comparez la date de fin avec la date voulue. La planification de QueryChart n'avance que depuis le début : vous ne retranchez donc rien. Vous saisissez les durées, lisez la date à laquelle le renouvellement serait confirmé, et voyez de combien elle est plus tardive ou plus précoce que votre échéance ou votre date de préavis. Si elle est trop tardive, vous raccourcissez ou faites chevaucher des tâches, ou vous démarrez la revue plus tôt la prochaine fois.
Le préavis est la partie inhabituelle. Ce n'est pas un effort ; c'est une attente de durée fixe, et le renouvellement ne peut être confirmé avant qu'elle prenne fin. Modélisez-le comme une tâche dont la durée est celle du préavis, lancée par la tâche qui envoie le préavis, et laissez la négociation courir à côté. La durée vient de votre contrat. Les exigences de préavis peuvent aussi dépendre d'une loi qui varie selon le lieu, et ce guide n'en affirme aucune comme un fait. Prenez conseil en cas de doute.
L'exemple suit le modèle de renouvellement de contrat. Pour le processus et ses décisions, voyez le processus de renouvellement des contrats fournisseurs à /fr/templates/processus-de-renouvellement-des-contrats-fournisseurs et le processus de renouvellement de contrat à /fr/templates/organigramme-du-processus-de-renouvellement-de-contrat-fenetre-de-preavis-pour-le-renouvellement-signe.
Un renouvellement de contrat, construit par étapes
Dix-huit tâches en quatre groupes. Les durées sont indicatives ; fixez les vôtres. Ouvrez le panneau tableur pour voir les lignes derrière chaque étape.
Réunir les éléments en parallèle
« Rassembler données de dépenses et d'usage » (4 jours ouvrés) et « Collecter performances et incidents » (3) démarrent tous deux un jour après le début de « Récupérer le contrat et ses clauses clés », que suit « Vérifier clauses de préavis et de renouvellement » (2).
Revue, étalonnage et décision
« Étalonner les prix du marché » (6) démarre 2 jours après le début des données de dépenses. « Revue des performances et des risques » (4) et « Confirmer les besoins futurs » (4) suivent, et le jalon « Option de renouvellement décidée » les attend tous, ainsi que la vérification des clauses.
Le préavis et la négociation se chevauchent
« Envoyer préavis ou intention » (1) lance « Délai de préavis en cours », une attente de 30 jours. « Négocier prix et conditions » (10) attend « Préparer la position de négociation » et le préavis, et « Rédiger les avenants » (5) démarre 4 jours après son début.
Approuver, signer et confirmer
« Revue juridique des avenants » (3), « Approbation des conditions renouvelées » (3) et « Signature par les deux parties » (2) s'enchaînent. « Renouvellement confirmé » est un jalon qui attend la signature et « Délai de préavis en cours » ; « Mettre à jour registre et calendrier » suit.
Comment cela fonctionne
Lire le contrat pour ses dates et obligations
Repérez la durée, le mécanisme de renouvellement et l'exigence de préavis. Saisissez le préavis comme durée de sa propre tâche. Si une date est vraiment fixe, donnez à cette tâche un début fixe.
Lister les éléments nécessaires avant de décider
Dépenses, performances, prix du marché, besoins futurs et vérification des clauses. Donnez à chacun une durée et faites-les se chevaucher avec des liens début-début là où l'un peut commencer pendant que l'autre est en cours.
Ajouter la décision comme jalon
Créez une tâche de durée 0 qui dépend de chaque apport. Tout ce qui la suit, préavis compris, l'attend.
Ajouter le préavis et la négociation
Lancez le préavis depuis la tâche qui l'envoie, et laissez négociation et rédaction courir à côté. Reliez la confirmation à la fois à la signature et à la fin du préavis.
Comparer la date de fin avec la date voulue
Lisez la date de fin dans le diagramme. Si elle tombe après la date voulue, activez le chemin critique dans le menu Affichage et raccourcissez ou faites chevaucher les tâches qui s'y trouvent, ou démarrez la revue plus tôt.
Partager et exporter une copie
Indiquez le propriétaire du contrat et les approbateurs dans Personnes, partagez le diagramme et exportez un PDF ou un CSV pour le dossier du contrat.
Erreurs à éviter
Démarrer la revue à la date de préavis
Si la revue commence quand le préavis est dû, la décision se prend sans éléments. Placez la revue en premier dans le plan et voyez ce qu'elle fait à la date de fin.
Traiter le préavis comme du travail
Aucun effort ne le raccourcit. Saisissez-le comme une attente de sa durée contractuelle, et ne le comptez pas parmi les tâches que vous pouvez comprimer.
Prendre les durées de l'exemple pour des faits juridiques
Les 30 jours ouvrés sont indicatifs. Prenez la durée réelle et la manière dont le préavis doit être donné dans le contrat, et dans un avis juridique là où une loi peut s'appliquer.
Oublier les règles de week-end et de jours fériés
QueryChart compte du lundi au vendredi et ne connaît pas les jours fériés : un contrat mesuré en jours calendaires, ou en jours ouvrés hors jours fériés, demande d'ajuster la durée à la main.
Ouvrir le diagramme de Gantt de renouvellement de contrat
Ouvrez le modèle de renouvellement de contrat, saisissez votre préavis et voyez à quel moment la revue doit commencer.
Guides associés
Questions fréquentes
Comment planifier un renouvellement par rapport à la date d'échéance ?
Vous n'en avez pas besoin. Saisissez les tâches et leurs durées, lisez la date de fin et comparez-la avec la date voulue. Si elle est plus tardive, modifiez les durées ou les chevauchements, ou démarrez plus tôt.
Puis-je suivre plusieurs renouvellements de contrats ensemble ?
Oui. Ajoutez chaque contrat comme un groupe dans un même diagramme, ou copiez le diagramme par contrat. Collez une liste de contrats et de tâches depuis un tableur si vous en avez déjà une.
Et si nous décidons de ne pas renouveler ?
Remplacez les tâches suivant la décision par un plan de sortie, comme la transition et la passation, et gardez le préavis. Pour le processus de retrait, voyez /fr/templates/processus-de-retrait-des-fournisseurs.
Le diagramme me rappelle-t-il quand le préavis est dû ?
Non. Il montre les dates que le plan implique. Une ligne du jour est tracée sur le canevas, mais les rappels sont hors du diagramme : configurez les vôtres dans votre agenda ou votre système de gestion des contrats.
