Sådan planlægger du en kontraktfornyelse omkring opsigelsesfristen
Planlæg en kontraktfornyelse i et Gantt-diagram: gennemgang, benchmark, forhandling, godkendelse og underskrift med opsigelsesfristen som fast ventetid, så du kan se, hvor tidligt gennemgangen skal starte.
En fornyelse har to ure: det arbejde, dit team udfører, og en opsigelsesfrist, der løber af sig selv. Guiden viser, hvordan du lægger begge på én tidslinje, så du kan se, hvor tidligt gennemgangen skal begynde.
Kort fortalt
- Planlæg fremad fra starten af gennemgangen, og sammenlign slutdatoen med den dato, du har brug for.
- Modellér opsigelsesfristen som en fast ventetid med længden fra din kontrakt.
- Kør indsamling af dokumentation parallelt, og gør fornyelsesvejen til en milepæl.
- Lad forhandlingen løbe ved siden af opsigelsesfristen i stedet for efter den.
- En tidsplan angiver ikke din retlige stilling; tag opsigelsesvilkårene fra kontrakten.
To ure på én tidslinje
Påmindelser om fornyelse udløses som regel på udløbsdatoen eller et fast antal dage før den. Det er senere, end det føles. Gennemgangen, benchmarken og samtalerne med interessenterne skal alle være færdige, før du kan beslutte noget, forhandlingen skal passe ind i den tid, der er tilbage, og opsigelsen, hvis der er en, har sin egen frist. En påmindelse, der udløses, når opsigelsesdatoen allerede er tæt på, levner intet andet valg end at acceptere de gamle vilkår.
Måden at se det på er at planlægge arbejdet fremad fra starten af gennemgangen og sammenligne slutdatoen med den dato, du har brug for. Planlægningen i QueryChart løber kun fremad fra starten, så du trækker ikke noget fra: du indtaster længderne, aflæser den dato, hvor fornyelsen ville være bekræftet, og ser, hvor meget senere eller tidligere det er end din udløbs- eller opsigelsesdato. Hvis det er for sent, forkorter eller overlapper du opgaver, eller du starter gennemgangen tidligere næste gang.
Opsigelsesfristen er den usædvanlige del. Den er ikke arbejde; det er en ventetid med fast længde, og fornyelsen kan ikke bekræftes, før den slutter. Modellér den som en opgave, hvis længde er fristen, startet af den opgave, der sender opsigelsen, og lad forhandlingen løbe ved siden af. Længden kommer fra din kontrakt. Krav til opsigelse kan også være påvirket af lovgivning, der varierer fra sted til sted, og guiden angiver ingen som et faktum. Søg rådgivning, hvis du er i tvivl.
Eksemplet følger skabelonen til kontraktfornyelse. Til processen og dens beslutninger, se /da/templates/kontraktfornyelse-proces.
En kontraktfornyelse, bygget i trin
Atten opgaver i fire grupper. Varighederne er eksempler; sæt dine egne. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Indsaml dokumentationen parallelt
"Indsaml forbrugs- og anvendelsesdata" (4 arbejdsdage) og "Indsaml præstations- og problemlog" (3) starter begge en dag inde i "Hent kontrakt og nøglevilkår", og "Tjek opsigelses- og fornyelsesklausuler" (2) følger den.
Gennemgå, benchmark og beslut
"Benchmark markedspriser" (6) starter 2 dage inde i forbrugsdataene. "Gennemgang af præstation og risiko" (4) og "Afklar fremtidige behov med interessenter" (4) følger, og milepælen "Fornyelsesvej besluttet" venter på dem alle og på klausultjekket.
Opsigelsesfrist og forhandling overlapper
"Send opsigelse eller fornyelsesønske" (1) starter "Opsigelsesfrist løber", en ventetid på 30 dage. "Forhandl pris og vilkår" (10) venter på "Forbered forhandlingsposition" og opsigelsen, og "Udarbejd kontrakttillæg" (5) starter 4 dage inde i den.
Godkend, underskriv og bekræft
"Juridisk gennemgang af tillæg" (3), "Godkendelse af fornyede vilkår" (3) og "Underskrift fra begge parter" (2) løber i rækkefølge. "Fornyelse bekræftet" er en milepæl, der venter på underskriften og på "Opsigelsesfrist løber"; "Opdatér kontraktregister og kalender" følger.
Sådan fungerer det
Læs kontrakten for dens datoer og forpligtelser
Find løbetiden, fornyelsesmekanismen og opsigelseskravet. Indtast opsigelsesfristen som længden af en opgave for sig. Hvis en dato reelt er fast, så giv den opgave en fast start.
Opregn den dokumentation, du har brug for, før du beslutter
Forbrug, præstation, markedspriser, fremtidige behov og klausultjekket. Giv hver en længde, og lad dem overlappe med start-til-start-forbindelser, hvor den ene kan begynde, mens en anden er i gang.
Tilføj beslutningen som en milepæl
Opret en opgave med længden 0, der afhænger af hvert input. Alt efter den, opsigelsen inklusive, venter på den.
Tilføj opsigelsesfristen og forhandlingen
Start opsigelsesfristen fra den opgave, der sender opsigelsen, og lad forhandling og udarbejdelse løbe ved siden af. Forbind bekræftelsen med både underskriften og opsigelsesfristens udløb.
Sammenlign slutdatoen med den dato, du har brug for
Aflæs slutdatoen i diagrammet. Hvis den ligger efter den dato, du har brug for, så slå den kritiske vej til i menuen Vis, og forkort eller overlap opgaverne på den, eller start gennemgangen tidligere.
Del det, og eksportér en kopi
Sæt kontraktejeren og godkenderne på under Personer, del diagrammet, og eksportér en PDF eller CSV til kontraktmappen.
Faldgruber du skal undgå
At starte gennemgangen på opsigelsesdatoen
Hvis gennemgangen starter, når opsigelsen forfalder, træffes beslutningen uden dokumentation. Læg gennemgangen først i planen, og se, hvad den gør ved slutdatoen.
At behandle opsigelsesfristen som arbejde
Ingen indsats forkorter den. Indtast den som en ventetid med sin kontraktlige længde, og tæl den ikke blandt de opgaver, du kan presse sammen.
At bruge eksemplets længder som retlige fakta
De 30 arbejdsdage er et eksempel. Tag den reelle frist og den måde, opsigelse skal gives på, fra kontrakten og fra rådgivning, hvor lovgivning kan gælde.
At glemme regler om weekender og helligdage
QueryChart tæller mandag til fredag og kender ikke helligdage, så en kontrakt målt i kalenderdage eller i arbejdsdage med helligdage kræver, at længden justeres manuelt.
Åbn Gantt-diagrammet til kontraktfornyelse
Åbn skabelonen til kontraktfornyelse, indtast din opsigelsesfrist, og se, hvor tidligt gennemgangen skal starte.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan planlægger jeg en fornyelse op mod udløbsdatoen?
Det behøver du ikke. Indtast opgaverne og deres længder, aflæs slutdatoen, og sammenlign den med den dato, du har brug for. Hvis den er senere, så ændr længder eller overlap, eller start tidligere.
Kan jeg følge flere kontraktfornyelser sammen?
Ja. Tilføj hver kontrakt som en gruppe i ét diagram, eller kopiér diagrammet pr. kontrakt. Indsæt en liste af kontrakter og opgaver fra et regneark, hvis du allerede har en.
Hvad hvis vi beslutter ikke at forny?
Ændr opgaverne efter beslutningen til en exitplan, for eksempel overgang og overdragelse, og behold opsigelsesfristen. Til offboardingprocessen findes der endnu ingen dansk side.
Minder diagrammet mig om, hvornår opsigelsen forfalder?
Nej. Det viser de datoer, planen medfører. En i dag-linje tegnes på lærredet, men påmindelser ligger uden for diagrammet, så sæt dine egne i din kalender eller dit kontraktsystem.
