Sådan laver du en genopretningsplan for et projekt, der er forsinket
Opbyg planen for et forsinket projekt i et Gantt-diagram: gør status over det resterende, beskær omfanget, find og forkort den længste kæde af opgaver, og lever det prioriterede omfang først. Ingen baselines.
Et forsinket projekt har brug for en ny plan lavet ud fra det, der mangler, ikke en gammel plan med nye datoer. Guiden fører dig gennem statusopgørelse, beskæring af omfang, at finde den længste kæde og at forkorte den i et Gantt-diagram, der genberegnes, mens du ændrer det.
Kort fortalt
- Opbyg planen ud fra det arbejde, der mangler; skub ikke de gamle datoer.
- Beskær omfanget, før du ordner rækkefølgen om, for omfang er det håndtag, der ændrer arbejdets længde.
- Den længste kæde af afhængige opgaver fastlægger slutdatoen; forkort den kæde, ikke de andre.
- Lever det prioriterede omfang først, og start resten, så snart det virkelig kan starte.
- Der er ingen baselines: eksportér den gamle plan som PDF, og sammenlign slutdatoer med den dato, du har brug for.
Opbyg på ny, ret ikke bare datoer
Den sædvanlige reaktion på et forsinket projekt er at flytte datoerne. Den gamle plan åbnes, hver resterende opgave skubbes ud med forsinkelsens størrelse, og en ny slutdato meldes ud. Så er den forsinket igen, fordi planen stadig indeholder arbejde, der er gjort, arbejde der ikke længere ønskes, og estimater, der var forkerte af samme grund som før.
En genopretningsplan er et andet dokument. Den begynder ved det, der faktisk er tilbage, spørger, hvad sponsoren stadig vil have, og ordner først derefter arbejdet. Rækkefølgen betyder noget. Gør status først, for du kan ikke beskære det, du ikke kan se. Beskær omfanget dernæst, for det er det eneste håndtag, der ændrer arbejdets længde og ikke kun dets opstilling. Find så den længste kæde af opgaver, der skal køre i rækkefølge, for den fastlægger slutdatoen, og forkort den ved at overlappe opgaver og fjerne ventetid.
QueryChart gemmer ikke en baseline og kan ikke vise dig, hvor forsinket projektet er i forhold til den oprindelige plan. Det, det gør godt her, er at genberegne: ret en varighed, en afhængighed eller omfanget, og slutdatoen rykker sig. Sammenlign slutdatoen med den dato, du har brug for. Slutter diagrammet senere, skal der skæres mere omfang væk, eller kæden skal blive kortere. Eksportér en PDF af den gamle plan, før du ændrer den, hvis du har brug for den til dokumentation.
Eksemplet bygger skabelonen til genopretning i etaper. Alle varigheder er eksempler. Skabelonen findes på /da/templates/gantt-diagram-til-projektgenopretning; til projektet planlagt fra bunden kan du se /da/guides/gantt-diagram-i-projektstyring.
En genopretningsplan, bygget i etaper
Nitten opgaver i fire faser. Varighederne er eksempler; brug dine egne estimater. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hver etape.
Vurdér, hvad der er tilbage
“Sæt nyt arbejde på pause og stop forsinkelsen” (1 arbejdsdag) og “Bekræft sponsor og beslutningsret” (2) starter sammen. “Genvurdér det resterende arbejde” (5) starter to arbejdsdage efter, at “Opgør, hvad der er gjort, og hvad der mangler” starter. “Vurdering af genopretning afsluttet” er en milepæl, der venter på estimaterne, årsagen og beslutningsretten.
Beskær omfanget
“Prioritér omfang og aftal beskæring med sponsor” tager 4 arbejdsdage og følger efter “Vurdering af genopretning afsluttet”. Milepælen “Reduceret omfang aftalt” følger, og intet i den genopbyggede plan kan starte, før den er passeret.
Opbyg på ny, og forkort kæden
“Opbyg opgavelisten ud fra det, der mangler” (4) fører til “Find den længste kæde af opgaver” (2). Derefter kører “Forkort kæden ved at overlappe opgaver” (5) og “Skær ventetid i godkendelser og overdragelser” (3) sammen, og “Genopretningsplan aftalt” venter på begge.
Lever det prioriterede omfang først
“Lever prioriteret omfang” er 25 arbejdsdage. “Lever resterende aftalt omfang” (15) starter 15 dage inde i den. “Ugentlig opfølgning på genopretningen” (35) starter med den aftalte plan. “Accepttest”, “Overdragelse og afslutning” og milepælen “Genopretning afsluttet” afslutter planen.
Sådan fungerer det
Gør status, før du planlægger
List det, der er gjort, det, der er delvist gjort, og det, der ikke er påbegyndt. Genvurdér kun det, der mangler, i hele arbejdsdage, og skriv årsagen til, at projektet kom bagud, i noterne.
Afgør, hvem der kan sige ja
Navngiv den person, der kan godkende beskæring af omfang og en ny dato. Uden vedkommende kan planen ikke aftales, så sæt det ind i diagrammet som en opgave eller en milepæl.
Prioritér omfanget, og beskær
Ordn det resterende efter værdi. Aftal med sponsoren, hvad der udgår, og fjern de opgaver fra diagrammet. Beskæringen er en beslutning, så skriv en note om, hvad der blev fjernet, og hvorfor.
Slå kritisk vej til
Indtast de resterende opgaver og deres afhængigheder, og slå kritisk vej til i menuen Vis. Den kæde, der lyser, er den, der fastlægger slutdatoen.
Forkort den kæde
Led efter opgaver på kæden, der kan overlappe med en start-til-start-forbindelse, fx 12SS+2, opgaver der kan deles op, og ventetid fra godkendelser og overdragelser. Ændr én ting ad gangen, og se, om datoen rykker sig.
Sammenlign og aftal
Sammenlign slutdatoen med den dato, du har brug for. Del diagrammet til aftale, og eksportér en PDF af den gamle plan og af den aftalte. Hold fremdriften opdateret fra da af.
Faldgruber du skal undgå
At sætte nye datoer på den gamle plan
Hvis du flytter hver opgave med forsinkelsens størrelse, beholder du alle de gamle antagelser. Opbyg opgavelisten på ny ud fra det, der mangler.
At forkorte opgaver, der ikke ligger på kæden
Kun den længste kæde fastlægger slutdatoen. At fremskynde andre opgaver ændrer intet, før kæden ændres, så tjek kritisk vej efter hver ændring.
At overlappe opgaver, der virkelig afhænger af hinanden
En start-til-start-forbindelse er kun ærlig, hvis den anden opgave kan starte på delvist resultat. Hvor den ikke kan, ser datoerne bedre ud, og forsinkelsen kommer tilbage ved overdragelsen.
At forvente en før-og-efter-visning
Der er ingen baseline i QueryChart og ingen planlagt mod faktisk. Eksportér den gamle plan som PDF, og sammenlign slutdatoerne selv.
Åbn Gantt-diagrammet til projektgenopretning
Åbn genopretningsskabelonen, beskær omfanget, og se, hvor langt en forkortelse af den kritiske kæde flytter slutdatoen.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan viser jeg en sponsor, hvad genopretningen betyder?
Del diagrammet og PDF’en af den gamle plan, og peg på slutdatoen, det fjernede omfang og den kritiske vej. Skriv forklaringen af beskæringerne i opgavernes noter.
Kan jeg beholde de gamle opgaver i diagrammet?
Du kan beholde færdige opgaver for at vise fremdrift, med fremdriften sat til 100 %. Fjern opgaver, der er beskåret, ellers planlægger diagrammet arbejde, som ingen kommer til at udføre.
Hvad hvis sponsoren ikke vil beskære omfanget?
Så er kæden det eneste håndtag, der er tilbage. Vis, hvor langt en forkortelse af den når, og hvor langt slutdatoen stadig er fra den dato, der er brug for, så valget er synligt.
Kan jeg indsætte den gamle plan?
Ja, fra Excel, Sheets eller en CSV. Kopiér rækkerne, og indsæt dem i arket. Der er endnu ingen filupload til Gantt-diagrammer og ingen import fra Microsoft Project.
Hvor er styringssiden af det her?
I flowchart-skabelonerne: /da/templates/projektgovernance-proces, /da/templates/risikostyring-i-projekter og /da/templates/projekt-aendringsanmodning-proces.
