Gantt-diagram til indkøbsprojekt: fra behov til kontrakt
Redigerbart Gantt-diagram til indkøbsprojekt: krav, markedsdialog, udbud, evaluering, forhandling, tildeling og kontrakt med afhængigheder og milepæle. Ret en varighed, og datoerne følger med.
Hvad er gantt-diagram til indkøbsprojekt: fra behov til kontrakt?
Et udbud er et projekt med lange, faste ventetider. Tilbudsgiverne har brug for tid til at svare, og at skære i den er den hurtigste vej til færre eller dårligere tilbud. Evalueringen kræver, at kriterierne er aftalt, før tilbuddene kommer. Forhandling og godkendelse tager, den tid de tager. Et Gantt-diagram gør de begrænsninger synlige for dem, der spørger, hvornår den nye leverandør er på plads.
Skabelonen har fire faser: Definér, Udbud, Evaluér og Tildel. „Business case godkendt“ er den første milepæl, og både markedsdialogen og udbudsmaterialet følger efter den. Udbuddet kan ikke offentliggøres, før materialet og kriterierne er færdige, og udbuddet er godkendt til offentliggørelse. Efter offentliggørelsen løber afklaring og udarbejdelse af tilbud sammen, og afklaringen starter to dage inde. Demonstrationerne starter midt i evalueringen.
Flere af disse trin har regelbundet timing i offentlige eller regulerede indkøb, fx minimumsfrister for svar. De afhænger af din organisations politik og af den gældende lovgivning, så sæt varighederne ud fra dem, og stol ikke på eksemplerne her. Planen er til ét udbud og følger ikke forbruget.
Til beslutningerne i hvert trin kan du se skabelonen til udbudsprocessen for indkøb og indkøbsprocessen på /da/templates/indkoebsproces.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire faser, Definér, Udbud, Evaluér og Tildel, med 16 opgaver og seks milepæle: „Business case godkendt“, „Udbud godkendt til offentliggørelse“, „Tilbudsfrist udløber“, „Indstilling om tildeling“, „Godkendelse af tildeling“ og de meddelelser om tildeling, der følger.
- Forberedelse parallelt: „Markedsdialog“ og „Udbudsmateriale og kriterier“ følger begge efter „Business case godkendt“ og mødes ved „Udbud godkendt til offentliggørelse“.
- En tilbudsperiode med overlappende aktivitet: „Spørgsmål og afklaring“ starter to dage inde i „Offentliggør udbud“, og „Tilbudsgivere udarbejder tilbud“ løber i tyve dage.
- Evaluering med demonstrationer: „Leverandørdemonstrationer“ starter seks dage inde i „Evaluering“.
- En klar vej til kontrakt: „Forhandling“, „Godkendelse af tildeling“, „Kontrakt udarbejdet og underskrevet“ og „Underret afviste tilbudsgivere“.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- En forretningsenhed spørger, hvornår en ny leverandør kan være på plads.
- Du planlægger et udbud og skal aftale tidsplanen med tilbudsgivere og interessenter.
- Godkendelse eller evaluering tog længere tid end planlagt, og du vil se konsekvensen for kontraktdatoen.
- Du vil have en standardtidsplan for udbud, som du kan tilpasse.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Definér behov og krav | Definér | 10 | |
| 2 | Business case godkendt | Definér | Milepæl | 1 |
| 3 | Markedsdialog | Definér | 8 | 2 |
| 4 | Udbudsmateriale og kriterier | Definér | 10 | 2 |
| 5 | Udbud godkendt til offentliggørelse | Definér | Milepæl | 3, 4 |
| 6 | Offentliggør udbud | Udbud | 1 | 5 |
| 7 | Spørgsmål og afklaring | Udbud | 10 | 6SS+2 |
| 8 | Tilbudsgivere udarbejder tilbud | Udbud | 20 | 6 |
| 9 | Tilbudsfrist udløber | Udbud | Milepæl | 8 |
| 10 | Evaluering | Evaluér | 12 | 9 |
| 11 | Leverandørdemonstrationer | Evaluér | 5 | 10SS+6 |
| 12 | Indstilling om tildeling | Evaluér | Milepæl | 10, 11 |
| 13 | Forhandling | Tildel | 10 | 12 |
| 14 | Godkendelse af tildeling | Tildel | Milepæl | 13 |
| 15 | Kontrakt udarbejdet og underskrevet | Tildel | 12 | 14 |
| 16 | Underret afviste tilbudsgivere | Tildel | 2 | 14 |
Sådan fungerer det
Sæt varighederne ud fra politik og lov
Brug din indkøbspolitik og eventuelle gældende regler for minimumsfrister. Forkort ikke tilbudsgivernes tid.
Skriv kriterierne før offentliggørelsen
Behold dem i opgaven med udbudsmaterialet, så de er fastlagt, før tilbuddene kommer.
Lås offentliggørelsen
Behold „Udbud godkendt til offentliggørelse“ som en milepæl med en navngiven godkender.
Lad afklaring overlappe med svartiden
Start afklaringen kort efter offentliggørelsen, og hold den åben det meste af tilbudsperioden.
Planlæg evalueringen som en opgave med et team
Giv den en varighed ud fra antallet af tilbud og bedømmere.
Medtag meddelelser og kontrakten
Underretning af afviste tilbudsgivere og udarbejdelse af kontrakten er en del af tidsplanen.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan planlægger jeg en tidsplan for et udbud?
List trinene fra behov til kontrakt, giv hver opgave en længde i arbejdsdage, og knyt den til det, den afhænger af. Skabelonen gør det for et udbud med konkurrence.
Hvor lang tid skal tilbudsgiverne have til at svare?
Det afhænger af udbuddets størrelse og kompleksitet og i offentlige indkøb af de gældende regler. Sæt varigheden ud fra din politik og dine regler.
Følger den omkostninger eller besparelser?
Nej. Den er en tidsplan. Opfølgning på omkostninger og besparelser hører til en separat proces.
Kan jeg bruge den til et lille køb?
Ja, med kortere varigheder. Mange små køb kræver kun en del af opgaverne.
