採購項目甘特圖範本：由需求到合約
可編輯的採購項目甘特圖：需求、市場諮詢、招標、評審、議價、批出與合約，附依賴及里程碑。更改工期，日期隨之調整。
甚麼是採購項目甘特圖範本：由需求到合約流程
競爭性採購是一個有長而固定等待時間的項目。投標方需要時間回應，縮短它只會令標書更少或質素更差。評審需要在收到標書前先議定準則。議價和審批要多久就多久。甘特圖令向你查問新供應商何時到位的人，看見這些限制。
這個範本分四個階段：界定、招標、評審和批出。業務個案是第一個里程碑，市場諮詢和招標文件都接在它之後。招標文件和準則完成，並且獲批准發出之前，不能發出招標。發出後，澄清和準備回應同時進行，而澄清在發出兩日後開始。示範在評審進行到一半時開始。
在公共或受規管的採購中，其中數個步驟的時間受規則約束，例如最短回應期。這些視乎你機構的政策和適用法例，請按它們設定工期，不要倚賴此處的示例。這個計劃只適用於單一招標，並不追蹤開支。
各階段的決定，請參考採購流程 /yue/templates/採購流程，以及採購招標流程。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 四個階段（界定、招標、評審、批出），共 16 項工作和六個里程碑：「業務個案已批准」、「招標獲批發出」、「招標截止」、「建議批出」、「批出獲批」，以及隨後的批出通知。
- 並行的準備工作：「市場諮詢」和「招標文件及準則」都接在「業務個案已批准」之後，並在「招標獲批發出」會合。
- 有重疊活動的投標期：「投標方查詢及澄清」在「發出招標」兩日後開始，「投標方準備回應」為期二十日。
- 附帶示範的評審：「供應商示範」在「評審」開始六日後展開。
- 通往合約的清晰路線：「議價」、「批出獲批」、「合約擬備及簽署」和「通知落選投標方」。
何時使用本範本
- 業務單位問新供應商何時可以到位。
- 你正計劃招標，需要與投標方和持份者議定時間表。
- 審批或評審比預期更耐，你需要看看對合約日期的影響。
- 你想要一份標準招標時間表來調整使用。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 界定需求及規格 | 界定 | 10 | |
| 2 | 業務個案已批准 | 界定 | 里程碑 | 1 |
| 3 | 市場諮詢 | 界定 | 8 | 2 |
| 4 | 招標文件及準則 | 界定 | 10 | 2 |
| 5 | 招標獲批發出 | 界定 | 里程碑 | 3, 4 |
| 6 | 發出招標 | 招標 | 1 | 5 |
| 7 | 投標方查詢及澄清 | 招標 | 10 | 6SS+2 |
| 8 | 投標方準備回應 | 招標 | 20 | 6 |
| 9 | 招標截止 | 招標 | 里程碑 | 8 |
| 10 | 評審 | 評審 | 12 | 9 |
| 11 | 供應商示範 | 評審 | 5 | 10SS+6 |
| 12 | 建議批出 | 評審 | 里程碑 | 10, 11 |
| 13 | 議價 | 批出 | 10 | 12 |
| 14 | 批出獲批 | 批出 | 里程碑 | 13 |
| 15 | 合約擬備及簽署 | 批出 | 12 | 14 |
| 16 | 通知落選投標方 | 批出 | 2 | 14 |
運作方式
按政策和法例設定工期
依據你的採購政策和任何適用的最短期限規則。不要縮短投標方的時間。
發出前先寫好準則
把準則放在招標文件的工作內，令它們在收到標書前已經確定。
為發出把關
把「招標獲批發出」保留為里程碑，並指定批准人。
令澄清與回應期重疊
發出後不久便開始澄清，並在大部分投標期內保持開放。
把評審當作有團隊的工作來規劃
按標書數目和評審人數目定出工期。
包括通知和合約
通知落選投標方和擬備合約都是時間表的一部分。
常見問題
如何規劃招標時間表？
列出由需求到合約的各個階段，以工作日為每項工作定出工期，並連到它所倚賴的工作。這個範本為競爭性招標做好了這些。
投標方應有多少時間回應？
視乎招標的規模和複雜程度，而在公共採購中還視乎適用規則。請按你的政策和規則設定工期。
它會追蹤成本或節省嗎？
不會。它只是時間表。成本和節省的追蹤屬於另一個流程。
可以用於小額採購嗎？
可以，把工期縮短即可。很多小額採購只需其中一部分工作。
