Gantt-Diagramm Beschaffungsprojekt: Vorlage vom Bedarf zum Vertrag
Bearbeitbares Gantt-Diagramm für ein Beschaffungsprojekt: Anforderungen, Markterkundung, Ausschreibung, Bewertung, Verhandlung, Zuschlag und Vertrag mit Abhängigkeiten und Meilensteinen. Dauer ändern, Termine folgen.
Was ist Gantt-Diagramm beschaffungsprojekt: vorlage vom bedarf zum vertrag?
Eine Beschaffung im Wettbewerb ist ein Projekt mit langen, festen Wartezeiten. Bieter brauchen Zeit für ihre Antwort, und sie zu kürzen ist der schnellste Weg zu weniger oder schlechteren Angeboten. Die Bewertung braucht Kriterien, die vor Eingang der Angebote feststehen. Verhandlung und Genehmigung dauern, solange sie dauern. Ein Gantt-Diagramm macht diese Zwänge für die sichtbar, die fragen, wann der neue Lieferant da ist.
Die Vorlage hat vier Phasen: Definition, Ausschreibung, Bewertung und Zuschlag. Der Business Case ist der erste Meilenstein, und Markterkundung und Ausschreibungsunterlagen folgen ihm. Die Ausschreibung kann nicht veröffentlicht werden, bevor Unterlagen und Kriterien fertig sind und sie zur Veröffentlichung freigegeben ist. Nach der Veröffentlichung laufen Klarstellungen und die Angebotserstellung gemeinsam, wobei die Klarstellung zwei Tage später beginnt. Präsentationen starten mitten in der Bewertung.
Mehrere dieser Schritte haben im öffentlichen oder regulierten Einkauf regelgebundene Fristen, etwa Mindestfristen für Angebote. Sie hängen von der Richtlinie Ihrer Organisation und vom geltenden Recht ab; setzen Sie die Dauern daraus an und verlassen Sie sich nicht auf die Beispiele hier. Der Plan gilt für eine einzelne Ausschreibung und verfolgt keine Ausgaben.
Die Entscheidungen in den einzelnen Phasen zeigt der /de/templates/beschaffungsprozess; eine Vorlage zum Ausschreibungsprozess gibt es auf Deutsch bislang nicht.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Vier Phasen, Definition, Ausschreibung, Bewertung und Zuschlag, mit 16 Aufgaben und sechs Meilensteinen: „Business Case genehmigt“, „Ausschreibung zur Veröffentlichung freigegeben“, „Angebotsfrist endet“, „Zuschlagsempfehlung“, „Zuschlagsfreigabe“ und die Absagen, die folgen.
- Parallele Vorbereitung: „Markterkundung“ und „Ausschreibungsunterlagen und Kriterien“ folgen beide auf „Business Case genehmigt“ und treffen sich bei „Ausschreibung zur Veröffentlichung freigegeben“.
- Eine Angebotsphase mit überlappender Tätigkeit: „Bieterfragen und Klarstellungen“ beginnt zwei Tage nach dem Start von „Ausschreibung veröffentlichen“, und „Bieter erstellen Angebote“ läuft zwanzig Tage.
- Bewertung mit Präsentationen: „Präsentationen der Anbieter“ beginnen sechs Tage nach dem Start von „Angebotsbewertung“.
- Ein klarer Weg zum Vertrag: „Verhandlung“, „Zuschlagsfreigabe“, „Vertrag erstellen und unterzeichnen“ und „Absagen an unterlegene Bieter“.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Ein Fachbereich fragt, wann ein neuer Lieferant einsatzbereit sein kann.
- Sie planen eine Ausschreibung und müssen den Zeitplan mit Bietern und Stakeholdern abstimmen.
- Genehmigung oder Bewertung dauerten länger als geplant, und Sie müssen die Folgen für den Vertragstermin sehen.
- Sie möchten einen Standardzeitplan für Ausschreibungen, den Sie anpassen.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Bedarf und Anforderungen definieren | Definition | 10 | |
| 2 | Business Case genehmigt | Definition | Meilenstein | 1 |
| 3 | Markterkundung | Definition | 8 | 2 |
| 4 | Ausschreibungsunterlagen und Kriterien | Definition | 10 | 2 |
| 5 | Ausschreibung zur Veröffentlichung freigegeben | Definition | Meilenstein | 3, 4 |
| 6 | Ausschreibung veröffentlichen | Ausschreibung | 1 | 5 |
| 7 | Bieterfragen und Klarstellungen | Ausschreibung | 10 | 6SS+2 |
| 8 | Bieter erstellen Angebote | Ausschreibung | 20 | 6 |
| 9 | Angebotsfrist endet | Ausschreibung | Meilenstein | 8 |
| 10 | Angebotsbewertung | Bewertung | 12 | 9 |
| 11 | Präsentationen der Anbieter | Bewertung | 5 | 10SS+6 |
| 12 | Zuschlagsempfehlung | Bewertung | Meilenstein | 10, 11 |
| 13 | Verhandlung | Zuschlag | 10 | 12 |
| 14 | Zuschlagsfreigabe | Zuschlag | Meilenstein | 13 |
| 15 | Vertrag erstellen und unterzeichnen | Zuschlag | 12 | 14 |
| 16 | Absagen an unterlegene Bieter | Zuschlag | 2 | 14 |
So funktioniert es
Dauern aus Richtlinie und Recht ableiten
Nutzen Sie Ihre Beschaffungsrichtlinie und geltende Vorgaben für Mindestfristen. Kürzen Sie die Bieterzeit nicht.
Kriterien vor der Veröffentlichung festlegen
Halten Sie sie in der Aufgabe für die Ausschreibungsunterlagen fest, damit sie feststehen, bevor Angebote eingehen.
Die Veröffentlichung mit einem Gate versehen
Behalten Sie „Ausschreibung zur Veröffentlichung freigegeben“ als Meilenstein mit benannter Genehmigungsperson.
Klarstellung mit der Angebotszeit überlappen
Starten Sie die Klarstellung kurz nach der Veröffentlichung und halten Sie sie für den Großteil der Angebotsfrist offen.
Die Bewertung als Aufgabe mit Team planen
Geben Sie ihr eine Dauer, die sich nach Zahl der Angebote und Bewertenden richtet.
Absagen und Vertrag einbeziehen
Die Absagen an unterlegene Bieter und der Vertragsentwurf gehören zum Zeitplan.
Häufig gestellte Fragen
Wie plane ich den Zeitplan einer Ausschreibung?
Listen Sie die Etappen vom Bedarf bis zum Vertrag auf, geben Sie jeder Aufgabe eine Dauer in Arbeitstagen und verknüpfen Sie sie mit dem, wovon sie abhängt. Diese Vorlage tut das für eine Ausschreibung im Wettbewerb.
Wie lange sollten Bieter für die Antwort haben?
Das hängt von Umfang und Komplexität der Ausschreibung ab und im öffentlichen Einkauf von den geltenden Regeln. Setzen Sie die Dauer aus Ihrer Richtlinie und den Regeln an.
Verfolgt es Kosten oder Einsparungen?
Nein. Es ist ein Zeitplan. Kosten- und Einsparungsverfolgung gehören in einen eigenen Prozess.
Kann ich es für einen kleinen Einkauf nutzen?
Ja, mit kürzeren Dauern. Viele kleine Einkäufe brauchen nur einen Teil der Aufgaben.
