Gantt-diagram eller projektplan: tidsplanen er én del af planen
En projektplan er hele dokumentet: omfang, risici, budget, personer og tidsplan. Et Gantt-diagram er tidsplanens visning. Se, hvad de hver indeholder, og hvordan du bygger tidsplandelen i QueryChart.
Mange bruger de to begreber om det samme, men det er de ikke. Projektplanen er dokumentet, der siger, hvad I vil gøre, og hvordan. Gantt-diagrammet er ét billede i den: hvornår arbejdet sker.
Kort fortalt
- Projektplanen er dokumentet; Gantt-diagrammet er dens visning af tidsplanen.
- En plan dækker omfang, leverancer, risici, budget, personer og rapportering såvel som datoer.
- Et Gantt-diagram viser opgaver, længder, afhængigheder og slutdatoen, ikke hvorfor projektet findes.
- QueryChart-diagrammet klarer tidsplanen; det følger ikke omkostninger, baselines eller risici.
- Eksportér Gantt-diagrammet som PDF, PNG eller SVG og sæt det ind i plandokumentet.
Dokumentet og tidsplanen i det
En projektplan er et dokument, som regel nogle få sider, der registrerer beslutningerne bag et projekt. Den angiver mål og omfang, hvad der ikke er med, leverancerne, hvem der er ansvarlig, de væsentligste risici og hvordan de håndteres, budgettet, hvordan fremdrift rapporteres, og tidsplanen. Dens opgave er enighed: de, der godkender den, skal kunne se, hvad de godkender.
Et Gantt-diagram er dokumentets tidsplansafsnit, tegnet som bjælker. Det viser opgaver, hvor lang tid hver tager, hvad der venter på hvad, og hvornår projektet slutter. Det angiver ikke omfang, registrerer ikke en risiko og rummer ikke et budget. Et Gantt-diagram uden en plan omkring sig lader det være uklart, hvorfor opgaverne findes, og hvem der har aftalt dem; en plan uden Gantt-diagram lader det være uklart, om datoerne er realistiske.
I QueryChart dækker Gantt-diagrammet kun tidsplandelen: opgaver med længder i arbejdsdage, afhængigheder, milepæle, grupper til faser, personer, fremdrift og noter på hver opgave. Det følger ikke omkostninger, sammenligner ikke med en baseline og håndterer ikke risici. Skriv omfang, risici og budget i dit plandokument, og eksportér derefter Gantt-diagrammet som PDF eller PNG og sæt det ind i tidsplansafsnittet.
Eksemplet er et indkøbsprojekt, hvor et plandokument næsten altid kræves. Tidsplanen er den del, du ser nedenfor.
Projektplan og Gantt-diagram sammenlignet
| Behov | Projektplan | Gantt-diagram |
|---|---|---|
| Hvad det er | Et dokument, der registrerer beslutningerne bag projektet | Et diagram af opgaver tegnet som bjælker over tid |
| Omfang og mål | Angives fuldt ud | Vises ikke; ligger implicit i opgaverne |
| Risici og budget | Beskrives og fordeles | Vises ikke |
| Tidsplan | Opsummeres, ofte som selve Gantt-diagrammet | Vises i detaljer med afhængigheder |
| Bruges til | At opnå enighed og skabe forventninger | At koordinere arbejdet og se slutdatoen |
Tidsplansafsnittet i en indkøbsplan
Seksten opgaver fra business casen til den underskrevne kontrakt. Omfang, risici og budget ville stå i plandokumentet omkring diagrammet.
Behov og godkendelse
"Definér behov og krav" tager 10 arbejdsdage. "Business case godkendt" har længden 0, en milepæl: beslutningspunktet, et plandokument ville registrere, og tidsplanen venter blot på det.
Forberedelse af udbuddet
"Markedsdialog" (8 dage) og "Udbudsmateriale og kriterier" (10) starter begge efter business casen og kører side om side. "Udbud godkendt til offentliggørelse" er en milepæl, der venter på begge.
Udbudsperioden
"Offentliggør udbud" tager 1 dag. "Spørgsmål og afklaring" er sat til at starte 2 dage efter, at den starter, mens "Tilbudsgivere udarbejder tilbud" tager 20 dage og slutter ved milepælen "Tilbudsfrist udløber".
Fra evaluering til kontrakt
"Evaluering" tager 12 dage, "Leverandørdemonstrationer" starter 6 dage inde i den, og "Indstilling om tildeling" venter på begge. "Forhandling", "Godkendelse af tildeling" og "Kontrakt udarbejdet og underskrevet" (12 dage) følger.
Sådan fungerer det
Skriv planens øvrige afsnit først
Registrér omfang, leverancer, roller, risici og budget i dit plandokument. Tidsplanen afhænger af, hvad der er med, så få det på plads, før du bygger Gantt-diagrammet.
Gør leverancer til opgaver
Del hver leverance op i opgaver, du kan estimere i hele arbejdsdage, og indtast dem i regnearket, én pr. række.
Tilføj afhængigheder og godkendelsesmilepæle
Brug Afhænger af (Depends on) til, hvad der venter på hvad. Giv godkendelsesporte Varighed (Duration) 0, så hver vises som en diamant.
Gruppér opgaverne i faser
Giv opgaverne en Gruppe (Group), så hver fase får et bånd og en oversigtsbjælke, svarende til faserne i planen.
Tildel personer og tilføj noter
Skriv hver opgaves ansvarlige i Personer (People), og brug Noter (Notes) til detaljer, der ikke hører hjemme på bjælken.
Eksportér det ind i planen
Eksportér diagrammet som PDF, PNG eller SVG og sæt det ind i tidsplansafsnittet. Del det levende diagram som link, hvis læserne har brug for aktuelle datoer.
Faldgruber du skal undgå
At behandle Gantt-diagrammet som hele planen
Et sæt bjælker registrerer hverken omfang eller risiko. Gennemlæsere vil spørge, hvad der er med, og hvad der kan gå galt, så besvar det i dokumentet.
At forvente budget eller baselines i diagrammet
QueryChart-diagrammet har ingen omkostningssporing og ingen baseline at sammenligne med. Behold budgettet i planen og notér de datoer, du vil holde fast i.
At lade de to skride fra hinanden
Hvis planen angiver én slutdato og diagrammet en anden, mister læserne tilliden. Eksportér diagrammet igen, hver gang planen revideres.
Byg tidsplanen til din plan
Åbn indkøbsprojektet som dit eget diagram, udskift opgaverne med dine egne og eksportér det ind i planen.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Er et Gantt-diagram en projektplan?
Nej. Et Gantt-diagram er en projektplans visning af tidsplanen. Planen dækker også omfang, leverancer, risici, budget, roller og rapportering.
Har jeg brug for begge?
Til alt ud over en lille opgaveliste som regel ja. Planen skaber enighed om, hvad der skal gøres; Gantt-diagrammet koordinerer hvornår.
Kan QueryChart følge budgettet?
Nej. Diagrammet har ingen felter til omkostning eller arbejdsindsats. Brug Noter på en opgave til en kort bemærkning, og behold budgettet i et regneark eller i plandokumentet.
Hvordan får jeg Gantt-diagrammet ind i mit plandokument?
Eksportér det som vektor-PDF, PNG eller SVG og indsæt det. CSV-eksporten lister opgaverne med ISO-datoer, hvis du hellere vil have en tabel.
