Diagrama de flujo del proceso compra a pago (P2P), de la necesidad al pago

Cómo funciona

1. Renombra los carriles según tu organización

   Sustituye Solicitante, Responsable de presupuesto, Compras, Proveedor, Cuentas por pagar y Finanzas por los roles que de verdad tienes. Separa cuentas por pagar de Finanzas solo si son personas distintas las que contabilizan las facturas y las que liberan la remesa de pago; fusiónalas si lo hace una sola, en vez de dejar un carril que nunca actúa. Si el trabajo de facturas está en un centro de servicios compartidos, ponle su nombre. Y si la recepción de mercancías la hace un equipo distinto del solicitante, añade un carril de almacén y mueve allí el paso de recepción.

2. Escribe los dos umbrales de aprobación en cifras

   «¿Hay presupuesto disponible en el centro de coste?» y «¿Supera el límite de autoridad delegada?» son preguntas inertes hasta que les pones números. Publica el cuadro de poderes delegados como importes por rol, di si la prueba es el importe de la orden o el valor total del contrato a lo largo de su vida, y decide cómo se cuentan los compromisos ya emitidos contra la misma partida presupuestaria. Después escribe qué pasa con una necesidad partida en dos órdenes por debajo del límite, porque trocear para esquivar la siguiente firma es la forma más habitual de derrotar este control.

3. Fija la tolerancia de la conciliación a tres vías

   Pon tus cifras reales en «¿Conciliación a tres vías dentro de tolerancia?»: un porcentaje y un tope absoluto sobre el precio, y que se aplique el menor de los dos, y una tolerancia más estricta en cantidad que en precio. Decide aparte cómo se tratan los portes, los aranceles, los redondeos y las diferencias de tipo de cambio, porque rompen más conciliaciones que la propia mercancía. Di quién puede forzar una conciliación fallida y registra cada anulación, porque una anulación sin registrar es indistinguible de no tener ningún control.

4. Define la recepción de servicios, no solo la de mercancías

   «¿Recepción de bienes o servicios registrada?» es la puerta que llena la mayoría de las colas de excepciones: la mercancía recibe su recepción en el muelle, los servicios no suelen recibir nada. Nombra a quien confirma que un servicio se prestó —normalmente el solicitante que lo pidió, no el comprador que colocó la orden— y fija el plazo desde la fecha prevista de finalización de la orden. Para contratos por hitos o con iguala, decide si la recepción es por hito o por período, y pon las órdenes abiertas sin recepcionar en el informe de alguien para que se reclamen antes del cierre de mes.

5. Acuerda la vía de excepción sin orden y sus exenciones

   «¿Orden retroactiva autorizada?» es lo que hace viable el «sin orden, no hay pago». Decide qué categorías están realmente exentas —suministros, alquileres, tributos y tasas, y algunas igualas profesionales— y exclúyelas en la puerta «¿Referencia una orden de compra?» en vez de discutirlas caso por caso. Después nombra a quien autoriza: el responsable de presupuesto que habría aprobado la solicitud original, nunca cuentas por pagar. Y reporta las órdenes retroactivas cada mes por departamento, para que la excepción siga siendo excepcional.

6. Recórrelo con quien hace el trabajo y publica una versión

   Lleva el diagrama terminado a un solicitante, a un responsable de presupuesto, a un comprador, a un administrativo de cuentas por pagar y a quien libera la remesa de pago, y corrígelo hasta que refleje lo que pasa de verdad y no lo que dice la política. Pregúntale a cada uno qué paso ha dejado de hacer discretamente. Acuerda los indicadores que salen de «Actualizar los datos de proveedor y gasto» y publica después esa revisión conservando las anteriores, para que cualquiera que abra el diagrama más tarde sepa qué versión está leyendo.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos de un proceso compra a pago (P2P)?

Un ciclo completo recorre: detectar la necesidad; crear la solicitud con su especificación y su imputación al centro de coste; confirmar que hay presupuesto disponible; contrastar el importe con el cuadro de poderes delegados y escalar todo lo que lo supere; comprobar si un contrato o acuerdo marco aprobado ya cubre la necesidad y salir al mercado si no; emitir la orden de compra al proveedor; recibir la mercancía o el servicio y registrar la recepción contra la orden; recoger la factura del proveedor y comprobar que cita una orden de compra válida y que existe una recepción contra ella; ejecutar la conciliación a tres vías entre orden, recepción y factura; resolver como excepciones con el proveedor las desviaciones fuera de tolerancia; contabilizar la factura conciliada; liberarla en una remesa de pago; y actualizar los datos de proveedor y de gasto para que la siguiente ronda de compra tenga evidencia. La lista no es lo difícil. Lo que rompe el ciclo es la recepción que nadie registra y la factura que llega sin ninguna orden detrás.

¿Qué es una conciliación a tres vías y qué tolerancia debo fijar?

Una conciliación a tres vías —también llamada conciliación a tres bandas— solo paga una factura cuando la orden de compra, la recepción de mercancía y la factura coinciden en artículo, cantidad y precio. La definición es lo fácil; las cifras son el trabajo. Conciliar al céntimo empujaría casi todas las facturas a una cola, así que fija un porcentaje y un tope absoluto sobre la desviación de precio y aplica el menor de los dos, y mantén la cantidad en una tolerancia más estricta que el precio: una diferencia pequeña de precio es una discusión de redondeo, una diferencia pequeña de cantidad es stock que falta. Escribe reglas aparte para portes, aranceles, redondeos y diferencias de cambio, que rompen más conciliaciones que la propia mercancía. Después decide qué pasa con los servicios, donde a menudo no hay ninguna recepción que contar y las organizaciones recurren a una conciliación a dos vías contra la orden o a una confirmación de hito por parte del solicitante. Publica quién puede forzar una conciliación fallida y registra cada anulación: una tolerancia sin escribir la aplica distinto cada administrativo, y una anulación sin registrar significa que el control no se puede evidenciar ni siquiera cuando funcionó.

¿Qué significa en la práctica «sin orden, no hay pago»?

Significa que una factura que no cita una orden de compra válida no se paga, y se devuelve al proveedor. El razonamiento es que sin orden no hay precio pactado, no hay compromiso registrado en la contabilidad y no hay evidencia de que alguien con poder aprobara el gasto antes de incurrirlo. En la práctica, una política general fracasa si no se cierran antes dos cosas. Tiene que haber una lista publicada de categorías exentas —habitualmente suministros, alquileres, tributos y tasas, y algunas igualas profesionales—, que se excluyen en la puerta en lugar de discutirse una a una. Y tiene que haber una vía de excepción definida para todo lo demás: en este diagrama, la factura sin referencia va a «¿Orden retroactiva autorizada?» en el carril del responsable de presupuesto, de forma que quien debería haber creado la solicitud tiene que autorizarla a posteriori, queda registrada y se reporta por departamento. Sin esa vía, el propio departamento acaba emitiendo órdenes retroactivas en silencio y la política se convierte en papeleo.

¿En qué se diferencia esto de la plantilla del flujo P2P para ERP?

Son el mismo ciclo escrito para lectores distintos. La plantilla del flujo de proceso compra a pago en /es/templates/proceso-compra-a-pago-p2p enmarca el ciclo como un conjunto de puntos de control para SOX y para el control interno sobre la información financiera —el SCIIF, si tu grupo cotiza en España—: propietario del proceso, sistema de registro, puerta de aprobación y evidencia en cada paso, en la forma en la que un auditor externo recorre una prueba de controles. Esta página es el flujo operativo para quienes lo ejecutan —seis carriles, la puerta de aprobación partida en dos, la decisión de tolerancia, el bucle de excepciones y la vía sin orden— y está escrita para que la edites con tus propios umbrales, no para presentársela tal cual a un auditor. Hay además una diferencia de alcance en los extremos: este diagrama arranca en la necesidad detectada y termina en el informe de gasto, mientras que la versión enmarcada en controles se concentra en el tramo de solicitud a pago, donde están las afirmaciones sobre los estados financieros. Usa aquella para el archivo de auditoría y esta para el proceso.

¿Uso esta o los diagramas por separado de orden de compra y de facturas?

Usa esta cuando el problema cruza etapas, y las páginas de una sola etapa cuando no. Este diagrama comprime cada etapa a los pasos de los que depende la etapa siguiente, así que puede mostrar el ciclo entero en una sola página, que es lo que necesitas cuando faltan recepciones, cuando llegan facturas sin orden o cuando nadie sabe decir cuánto tarda realmente el recorrido de solicitud a pago. Es deliberadamente menos profunda que las páginas de etapa. Si estás rediseñando los umbrales de aprobación y la imputación de las solicitudes, /es/templates/proceso-de-solicitud-de-compra llega mucho más lejos. Para la emisión de la orden, /es/templates/proceso-de-orden-de-compra. Para el muelle de entrada, las discrepancias y las reclamaciones al transportista, /es/templates/proceso-de-recepcion-de-mercancias. Para el camino de cada factura, con controles de duplicados e imputación, /es/templates/proceso-de-aprobacion-de-facturas. Para la remesa de pago, la conciliación de extractos y las provisiones de cierre, /es/templates/proceso-de-cuentas-por-pagar. La mayoría de las organizaciones acaban con las dos: esta en la política, los diagramas de etapa en las instrucciones de trabajo.