Cómo crear un diagrama de flujo de procesos
Un diagrama de flujo de procesos son en realidad tres artefactos con un mismo nombre. Cómo elegir el nivel de detalle a partir del uso que va a tener, mantenerlo en todas las cajas y sacar un subproceso en lugar de inflar una.
Cómo funciona
Nombra al lector y el uso
Escribe una sola frase: quién abre este diagrama y qué pregunta quiere responder al abrirlo. Formar a alguien para que haga un trabajo, arreglar los traspasos entre dos equipos y averiguar dónde pierde semanas un ciclo son tres preguntas distintas, y producen tres diagramas de tamaño distinto sobre el mismo trabajo.
Fija el grano como una regla escrita
Enúncialo antes de teclear: una caja es una unidad de trabajo con un responsable y un resultado, y nada de lo que ocurre dentro cambia hacia dónde sigue el flujo. Fija también un presupuesto de cajas —de diez a veinte para un procedimiento, de veinte a cuarenta para un proceso que cruza equipos— y trata el exceso como un error de nivel y no como exhaustividad.
Escribe los pasos en filas con ese grano
La columna «Box text» de cada fila es una caja, y el diagrama se construye a la vez que las filas. Recorre el proceso en orden y resiste la tentación de ampliar justo la parte que mejor conoces; la regla del grano es la que responde a si un paso que quieres partir son de verdad dos. El trazado se genera solo, así que después no hay nada que recolocar.
Numera las rutas y etiqueta las bifurcaciones
La columna «Line to» toma los números de fila a los que lleva un paso, separados por comas cuando hay más de uno, y «Line text» lleva las etiquetas de las ramas en ese mismo orden. Un número más bajo que la fila en la que está dibuja un bucle hacia atrás, que es como un diagrama dice que un trabajo se repite sin bajar a un nivel más fino.
Rellena los carriles y saca fuera el bulto
«Horizontal lane» guarda la fase y «Vertical lane» al responsable. Ahora busca el bulto: la fase que carga con el triple de cajas que sus vecinas. Lleva su contenido a un segundo diagrama al nivel más fino, deja en el padre una única caja nombrada como resultado y referencia el diagrama hijo desde el comentario de esa fila.
Prueba el nivel con el lector que nombraste
Recorre el diagrama terminado con el lector del primer paso y pregunta una sola cosa de cada caja: ¿tiene el tamaño equivocado para él? Cuenta con dos respuestas: una caja que quiere abrir y tres que no necesitaba. Después escribe el lector y el nivel en el título del diagrama, para que quien proponga la siguiente caja tenga un alcance declarado con el que discutir.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un diagrama de flujo de procesos?
Un diagrama de los pasos y las decisiones de un proceso, dibujado a un único nivel de detalle elegido. El término cubre tres artefactos distintos: un diagrama a nivel de procedimiento sobre un solo trabajo, un diagrama a nivel de proceso sobre trabajo que cruza varios equipos, normalmente en carriles, y un diagrama a nivel de cadena sobre un ciclo completo de principio a fin, como compra a pago. Comparten notación y responden a preguntas distintas, y por eso el nivel hay que declararlo en lugar de darlo por supuesto.
¿Es lo mismo un diagrama de flujo de procesos que un diagrama de flujo?
En el uso empresarial son intercambiables: un diagrama de flujo de procesos es un diagrama de flujo de un proceso. En ingeniería química y de procesos no lo son. Allí, «diagrama de flujo de proceso», en singular, nombra un entregable de ingeniería concreto que muestra equipos, corrientes, caudales y los lazos de control principales, normalizado por la ISO 10628, y el diagrama de actividades que casi todo el mundo busca se llamaría diagrama de flujo de procesos o mapa de procesos. Aclara cuál de los dos te están pidiendo antes de dibujar nada.
¿Cómo divido un diagrama de flujo de procesos en subprocesos?
Deja una caja en el padre y que el hijo se quede con el nivel de abajo. «Licitar y adjudicar» es la costura en el ejemplo: el padre la conserva como una sola caja cuya etiqueta termina en el resultado del que depende la flecha siguiente —la adjudicación— y el diagrama hijo empieza con el evento que recibe esa caja y acaba exactamente en ese resultado. Eso hace que la frontera sea comprobable: lee la última fila del hijo y tiene que enunciar lo que prometía la caja del padre. Nada se dibuja dos veces y cada diagrama sostiene un solo nivel.
¿Qué nivel de diagrama de flujo de procesos debería dibujar primero?
El que corresponda al problema que tienes delante, que suele ser el nivel de proceso que cruza equipos. Los traspasos entre áreas son donde el trabajo se atasca, y ese nivel es el único que los enseña. Dibuja el nivel de cadena cuando la pregunta sea dónde pierde sus semanas un ciclo entero, y el nivel de procedimiento solo cuando haya que formar a alguien en un trabajo concreto. Producir los tres de golpe te deja tres diagramas que en un trimestre se contradirán entre sí.