Cómo crear un diagrama de flujo de procesos
Un diagrama de flujo de procesos son en realidad tres artefactos con un mismo nombre. Cómo elegir el nivel de detalle a partir del uso que va a tener, mantenerlo en todas las cajas y sacar un subproceso en lugar de inflar una.
Un diagrama de flujo de procesos recoge los pasos, las decisiones y los traspasos de un proceso a un único nivel de detalle elegido: un procedimiento concreto, un proceso que cruza equipos o un ciclo completo de principio a fin.
En resumen
- «Diagrama de flujo de procesos» nombra tres artefactos: un procedimiento, un proceso que cruza equipos y una cadena completa.
- El nivel de detalle sale de para qué se va a usar el diagrama, nunca del proceso en sí.
- El grano se mide en traspasos y no en minutos: una sola caja puede contener seis semanas de trabajo.
- Las decisiones no suben el nivel: un rombo decide por dónde se sigue, no hace trabajo.
- Una caja demasiado grande para el diagrama se convierte en un segundo diagrama, no en seis cajas en su sitio.
El mismo nombre cubre tres diagramas distintos
Tres artefactos responden a ese nombre, y el diagrama de compra a pago de abajo podría ser cualquiera de los tres. Un diagrama a nivel de procedimiento cogería una sola de sus filas («Registrar la recepción contra la orden») y dedicaría quince cajas a las pantallas, las tolerancias y las reclamaciones. Un diagrama a nivel de proceso dibujaría solo la conciliación y sus excepciones: cuatro carriles, de cuentas por pagar hasta compras. El que está dibujado de verdad es la cadena entera, de una necesidad declarada al gasto reportado. La versión ingenua produce los tres a la vez.
Una caja es un compromiso que alguien puede asumir y terminar, y nada de lo que ocurre dentro cambia hacia dónde sigue el flujo. Esa regla hay que escribirla antes de la primera fila, porque el nivel sale del uso y no del proceso: el mismo ciclo de compra a pago son legítimamente quince cajas para un auditor que rastrea un control y noventa para un comprador nuevo que aprende a crear una solicitud. Los dos están bien, y un diagrama que intenta ser los dos no es ninguno.
El ciclo de compra a pago de abajo se mantiene a un solo nivel a lo largo de seis fases y 26 filas. «Licitar y adjudicar» es una sola caja que cubre semanas de trabajo, y lo es a propósito, porque nada de lo que pasa dentro cambia hacia dónde sigue el flujo. Cuando «¿Recepción de bienes o servicios registrada?» no encuentra nada registrado, devuelve la factura a «Registrar la recepción contra la orden»: el mismo nivel, repetido, que es todo lo que un bucle ha sido nunca.
De una necesidad declarada al gasto reportado
Compra a pago, de una necesidad declarada al gasto reportado: 26 filas, seis fases y un solo grano de principio a fin, con una licitación entera contenida dentro de una única caja.
Fija el grano antes de la fila uno
El trabajo de solicitud se termina en seis filas: un evento, «Crear la solicitud con especificación e imputación» y después «¿Hay presupuesto disponible en el centro de coste?», cuyo «No» ya acaba en «Solicitud denegada o aplazada». Ninguna de las dos puertas añadió una pantalla ni un recordatorio: un rombo decide por dónde se sigue, no hace trabajo.
Una caja, seis semanas
«¿Hay contrato o acuerdo marco?» abre la ruta de mercado: «Sí, contra contrato» llega directamente a «Emitir la orden de compra al proveedor», mientras que «No, al mercado» pasa por «Licitar y adjudicar», una sola caja que contiene una licitación entera, porque nada de lo que hay dentro cambia la ruta.
Las excepciones, al mismo grano
Llegan la entrega, la recepción y la factura, y después tres puertas seguidas. «¿Recepción de bienes o servicios registrada?» manda «Falta, reclamarla» de vuelta a «Registrar la recepción contra la orden», y de la conciliación solo se dibuja todavía la salida «Fuera de tolerancia»: la ruta limpia se incorpora más adelante.
Donde se cierran los bucles
Aquí se cierran los dos bucles que quedaban, y ninguno baja de nivel. «¿Excepción resuelta?» apunta con «Resuelta, reconciliar» de vuelta a «¿Conciliación a tres vías dentro de tolerancia?», y «Emitir la orden retroactiva y registrarla» regresa a la comprobación de la recepción. «Sigue en disputa» termina en «Disputa tratada según el contrato».
Mantenlo hasta la última fila
Factura contabilizada, remesa liberada y después «Actualizar los datos de proveedor y gasto». Cuatro filas de este diagrama son terminales (una solicitud denegada, una disputa remitida al contrato, una factura sin pagar y sin orden, y «Ciclo cerrado y gasto reportado») y cada una es una caja y no una ruta resumida.
Cómo funciona
Nombra al lector y el uso
Escribe una sola frase: quién abre este diagrama y qué pregunta quiere responder al abrirlo. Formar a alguien para que haga un trabajo, arreglar los traspasos entre dos equipos y averiguar dónde pierde semanas un ciclo son tres preguntas distintas, y producen tres diagramas de tamaño distinto sobre el mismo trabajo.
Fija el grano como una regla escrita
Enúncialo antes de teclear: una caja es una unidad de trabajo con un responsable y un resultado, y nada de lo que ocurre dentro cambia hacia dónde sigue el flujo. Fija también un presupuesto de cajas (de diez a veinte para un procedimiento, de veinte a cuarenta para un proceso que cruza equipos) y trata el exceso como un error de nivel y no como exhaustividad.
Escribe los pasos en filas con ese grano
La columna «Box text» de cada fila es una caja, y el diagrama se construye a la vez que las filas. Recorre el proceso en orden y resiste la tentación de ampliar justo la parte que mejor conoces; la regla del grano es la que responde a si un paso que quieres partir son de verdad dos. El trazado se genera solo, así que después no hay nada que recolocar.
Numera las rutas y etiqueta las bifurcaciones
La columna «Line to» toma los números de fila a los que lleva un paso, separados por comas cuando hay más de uno, y «Line text» lleva las etiquetas de las ramas en ese mismo orden. Un número más bajo que la fila en la que está dibuja un bucle hacia atrás, que es como un diagrama dice que un trabajo se repite sin bajar a un nivel más fino.
Rellena los carriles y saca fuera el bulto
«Horizontal lane» guarda la fase y «Vertical lane» al responsable. Ahora busca el bulto: la fase que carga con el triple de cajas que sus vecinas. Lleva su contenido a un segundo diagrama al nivel más fino, deja en el padre una única caja nombrada como resultado y referencia el diagrama hijo desde el comentario de esa fila.
Prueba el nivel con el lector que nombraste
Recorre el diagrama terminado con el lector del primer paso y pregunta una sola cosa de cada caja: ¿tiene el tamaño equivocado para él? Cuenta con dos respuestas: una caja que quiere abrir y tres que no necesitaba. Después escribe el lector y el nivel en el título del diagrama, para que quien proponga la siguiente caja tenga un alcance declarado con el que discutir.
Errores que debes evitar
Sin lector nombrado, nada queda fuera de alcance
Sin un lector nombrado y una pregunta nombrada, cualquier añadido que se proponga suena razonable y el diagrama crece hasta que ya nadie lo abre. Esa discusión nunca va realmente del proceso: va de para quién es el diagrama.
Simplificar borrando los rombos
Cuando se pide simplificar un diagrama, casi todo el mundo quita decisiones en lugar de cerrar cajas. Elimina «¿Referencia una orden de compra?» y se va con ella todo el brazo de las facturas sin orden: más corto, al mismo nivel y describiendo ahora una sola ruta donde hay dos.
Ampliar una caja en el sitio donde está
Un paso que resulta ser complicado acumula seis cajas en su sitio, y todas las cajas de alrededor pasan a leerse como un resumen. Llévalo a su propio diagrama y deja atrás la caja única, para que el padre sostenga un nivel y el detalle sostenga otro.
El tiempo como motivo para partir
El tiempo transcurrido no es grano. Una licitación es una caja mientras lo que ocurre dentro no cambie la ruta, mientras que una comprobación de dos minutos que decide hacia dónde sigue el trabajo se ha ganado su propio rombo.
Crea tu propio diagrama de flujo de procesos
Abre el ciclo de compra a pago como diagrama propio, fija después el grano a partir del lector que tengas en mente y cierra todas las cajas por debajo de él.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Qué es un diagrama de flujo de procesos?
Un diagrama de los pasos y las decisiones de un proceso, dibujado a un único nivel de detalle elegido. El término cubre tres artefactos distintos: un diagrama a nivel de procedimiento sobre un solo trabajo, un diagrama a nivel de proceso sobre trabajo que cruza varios equipos, normalmente en carriles, y un diagrama a nivel de cadena sobre un ciclo completo de principio a fin, como compra a pago. Comparten notación y responden a preguntas distintas, y por eso el nivel hay que declararlo en lugar de darlo por supuesto.
¿Es lo mismo un diagrama de flujo de procesos que un diagrama de flujo?
En el uso empresarial son intercambiables: un diagrama de flujo de procesos es un diagrama de flujo de un proceso. En ingeniería química y de procesos no lo son. Allí, «diagrama de flujo de proceso», en singular, nombra un entregable de ingeniería concreto que muestra equipos, corrientes, caudales y los lazos de control principales, normalizado por la ISO 10628, y el diagrama de actividades que casi todo el mundo busca se llamaría diagrama de flujo de procesos o mapa de procesos. Aclara cuál de los dos te están pidiendo antes de dibujar nada.
¿Cómo divido un diagrama de flujo de procesos en subprocesos?
Deja una caja en el padre y que el hijo se quede con el nivel de abajo. «Licitar y adjudicar» es la costura en el ejemplo: el padre la conserva como una sola caja cuya etiqueta termina en el resultado del que depende la flecha siguiente (la adjudicación) y el diagrama hijo empieza con el evento que recibe esa caja y acaba exactamente en ese resultado. Eso hace que la frontera sea comprobable: lee la última fila del hijo y tiene que enunciar lo que prometía la caja del padre. Nada se dibuja dos veces y cada diagrama sostiene un solo nivel.
¿Qué nivel de diagrama de flujo de procesos debería dibujar primero?
El que corresponda al problema que tienes delante, que suele ser el nivel de proceso que cruza equipos. Los traspasos entre áreas son donde el trabajo se atasca, y ese nivel es el único que los enseña. Dibuja el nivel de cadena cuando la pregunta sea dónde pierde sus semanas un ciclo entero, y el nivel de procedimiento solo cuando haya que formar a alguien en un trabajo concreto. Producir los tres de golpe te deja tres diagramas que en un trimestre se contradirán entre sí.
