Comment créer un diagramme de flux de processus

En bref

• « Process flow chart » nomme trois artefacts : une procédure, un processus traversant les équipes, toute une chaîne.
• Le niveau vient de l’utilisation du diagramme, jamais du processus lui-même.
• Le grain se mesure en transferts, pas en minutes : une boîte peut légitimement contenir six semaines.
• Les décisions n'élèvent pas le niveau : un diamant apporte du routage plutôt que du travail.
• Une case trop grande pour le diagramme devient un deuxième diagramme, et non six cases en place.

Le nom couvre trois diagrammes différents

Trois artefacts répondent à ce nom, et le tableau Procure-to-Pay ci-dessous pourrait être n'importe lequel d'entre eux. Un diagramme de niveau procédure prendrait une de ses lignes (« Enregistrer la réception contre le bon de commande ») et passerait quinze cases sur les écrans, les tolérances et la poursuite. Un diagramme au niveau du processus dessinerait la correspondance et ses seules exceptions : quatre voies, des comptes créditeurs jusqu'aux achats. Celui qui est réellement dessiné est la chaîne, un besoin déclaré de dépenses déclarées. La version naïve produit les trois à la fois.

Une boîte est un engagement que quelqu'un peut prendre et terminer, et rien à l'intérieur ne change la direction que prend ensuite le flux. Cette règle doit être écrite avant la première ligne, car le niveau vient de l'utilisation plutôt que du processus : le même cycle de l'approvisionnement au paiement est proprement de quinze cases pour un auditeur traçant un contrôle et de quatre-vingt-dix pour un nouvel acheteur apprenant à émettre une réquisition. Les deux ont raison, et un diagramme tentant les deux n’est ni l’un ni l’autre.

Le cycle de l'approvisionnement au paiement ci-dessous se déroule à un seul niveau sur six phases et 26 lignes. « Lancer un exercice de sourcing et attribuer une récompense » est une boîte unique couvrant des semaines de travail, délibérément, car rien de ce qui s'y passe ne change la destination suivante du flux. Lorsque « Réception de biens ou de services enregistrée ? » ne trouve rien d'enregistré, il renvoie la facture à « Enregistrer la réception par rapport au bon de commande », le même niveau, répété, ce qui n'est qu'une boucle.

Comment cela fonctionne

1. Nommer le lecteur et l'utilisation

   Écrivez une phrase : qui ouvre ce diagramme et à quelle question il l’ouvre pour répondre. Former quelqu'un pour effectuer un travail, organiser les transferts entre deux équipes et déterminer où un cycle perd des semaines sont trois questions différentes, et elles produisent trois diagrammes de tailles différentes du même travail.

2. Fixer le grain comme règle écrite

   Énoncez-le avant de taper : une boîte est une unité de travail avec un propriétaire et un résultat, et rien à l'intérieur ne change la direction suivante du flux. Fixez également un budget de boîte (dix à vingt pour une procédure, vingt à quarante pour un processus traversant les équipes) et traitez les dépenses excessives comme une erreur de nivellement plutôt que comme une rigueur.

3. Tapez les étapes en lignes à ce grain

   La colonne de texte de boîte de chaque ligne est une boîte et le diagramme se construit comme le font les lignes. Suivez le processus dans l'ordre et évitez d'élargir la partie que vous connaissez le mieux ; la règle du grain est ce qui détermine si une étape que vous souhaitez diviser est vraiment deux. La mise en page est générée, il n'y a donc rien à réorganiser par la suite.

4. Numéroter les itinéraires et étiqueter les bifurcations

   La colonne Ligne vers prend les numéros de ligne auxquels mène une étape, séparés par des virgules lorsqu'il y en a plusieurs, et le texte de ligne comporte les étiquettes de branche dans le même ordre. Un nombre inférieur à la rangée sur laquelle il se trouve dessine une boucle en arrière, c'est ainsi qu'un diagramme indique que le travail est répété sans descendre à un niveau plus fin.

5. Remplissez les colonnes des voies, puis éliminez le renflement

   La voie horizontale détient la phase et la voie verticale le propriétaire. Cherchez maintenant le renflement : la phase transportant trois fois les cartons de ses voisines. Déplacez son contenu dans un deuxième graphique au niveau plus fin, laissez une case dans le parent nommé comme résultat et référencez l'enfant à partir du commentaire de cette ligne.

6. Testez le niveau sur le lecteur nommé

   Tracez le tableau terminé avec le lecteur à partir de la première étape et demandez une chose à chaque boîte : est-ce la mauvaise taille pour eux ? Attendez-vous à deux réponses : une boîte qu’ils veulent ouvrir, trois dont ils n’ont jamais eu besoin. Ensuite, écrivez le lecteur et le niveau dans le titre du tableau, afin que la prochaine personne proposant une boîte ait une portée déclarée avec laquelle argumenter.

Erreurs à éviter

• Aucun lecteur nommé, donc rien n'est hors de portée

  Sans lecteur nommé et sans question nommée, chaque ajout proposé semble raisonnable et le diagramme s'accumule jusqu'à ce que personne ne l'ouvre. Cet argument ne porte jamais vraiment sur le processus ; il s'agit de savoir à qui s'adresse le diagramme.

• Simplifier en supprimant les losanges

  Lorsqu'on leur demande de simplifier un diagramme, la plupart des gens suppriment les décisions plutôt que de fermer les cases. Lâchez "Bon de commande référencé ?" et tout le bras sans PO repart avec : plus court, du même niveau, et décrivant désormais un itinéraire là où il y en a deux.

• Agrandir une boîte là où elle se trouve

  Une étape qui s'avère compliquée rassemble six cases en place, et chaque case qui l'entoure se lit désormais comme un résumé. Déplacez-le dans son propre graphique et laissez la case derrière, afin que le parent occupe un niveau et que le détail en occupe un autre.

• Le temps comme raison de se séparer

  Le temps écoulé n'est pas du grain. Un appel d'offres est une case lorsque ses éléments internes ne modifient pas l'itinéraire, tandis qu'une vérification de deux minutes qui décide de la prochaine destination des travaux rapporte son propre diamant.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un organigramme de processus ?

Un diagramme des étapes et des décisions d'un processus, dessiné à un niveau de détail choisi. Le terme couvre trois artefacts distincts : un diagramme au niveau de la procédure d'une tâche unique, un diagramme au niveau du processus de travail traversant plusieurs équipes, généralement en couloirs, et un diagramme au niveau de la chaîne d'un cycle de bout en bout tel que l'achat au paiement. Ils partagent une notation et répondent à des questions différentes, c'est pourquoi le niveau doit être indiqué plutôt que supposé.

Un diagramme de flux de processus est-il identique à un organigramme ?

Dans une utilisation professionnelle, ils sont interchangeables : un diagramme de flux de processus est un organigramme d'un processus. En génie chimique et en génie des procédés, ce n’est pas le cas. Là, un diagramme de flux de processus est un livrable d'ingénierie spécifique montrant l'équipement, les flux, les débits et les principales boucles de contrôle, normalisé par la norme ISO 10628, et le diagramme d'activités que la plupart des gens recherchent serait appelé un organigramme de processus ou une carte de processus. Déterminez lequel des deux est demandé avant de dessiner quoi que ce soit.

Comment diviser un diagramme de flux de processus en sous-processus ?

Laissez une case au parent et laissez l'enfant posséder le niveau inférieur. "Exécuter un exercice de sourcing et attribuer une récompense" est la couture dans l'exemple : le parent le conserve comme une boîte dont l'étiquette se termine par le résultat dont dépend la flèche suivante (une récompense), et le graphique enfant commence par l'événement que cette boîte reçoit et se termine exactement par ce résultat. Cela rend la limite testable : lisez la dernière ligne de l'enfant et elle doit indiquer ce que la boîte parent a promis. Rien n'est dessiné deux fois et chaque diagramme contient un niveau.

Quel niveau de diagramme de flux de processus dois-je dessiner en premier ?

Le niveau qui correspond au problème auquel vous êtes confronté, qui est généralement le niveau du processus qui traverse les équipes. Les transferts entre fonctions sont le point où le travail stagne, et ce niveau est le seul qui les montre. Dessinez le niveau de la chaîne lorsque la question est de savoir où un cycle entier perd ses semaines, et le niveau de la procédure uniquement lorsque quelqu'un doit être formé à un travail spécifique. Produire les trois à l’avance vous donne trois diagrammes qui seront en désaccord les uns avec les autres au bout d’un trimestre.