So erstellen Sie ein Prozessablaufdiagramm
Ein Prozessablaufdiagramm sind drei Zeichnungen unter einem Namen. So bestimmen Sie die Ebene aus dem Verwendungszweck, halten sie über jeden Kasten hinweg und lösen einen Teilprozess heraus, statt einen Kasten aufzublähen.
Ein Prozessablaufdiagramm zeigt Schritte, Entscheidungen und Übergaben eines Prozesses auf einer gewählten Detailebene: eine einzelne Prozedur, ein Prozess über Teamgrenzen hinweg oder ein ganzer Durchlauf von Anfang bis Ende.
Kurz gesagt
- „Prozessablaufdiagramm“ benennt drei Zeichnungen: eine Prozedur, einen Prozess über Teamgrenzen hinweg, eine ganze Kette.
- Die Ebene folgt aus dem Verwendungszweck des Diagramms, niemals aus dem Prozess selbst.
- Die Körnung misst sich in Übergaben und nicht in Minuten: ein Kasten darf sechs Wochen umfassen.
- Entscheidungen heben die Ebene nicht: eine Raute trägt die Wegewahl, keine Arbeit.
- Ein Kasten, der für das Diagramm zu groß ist, wird ein zweites Diagramm und nicht sechs Kästen an derselben Stelle.
Der Name deckt drei verschiedene Diagramme ab
Drei Zeichnungen hören auf denselben Namen, und das Purchase-to-Pay-Diagramm unten könnte jede davon sein. Ein Diagramm auf Prozedurebene würde eine seiner Zeilen nehmen („Wareneingang oder Leistung zur Bestellung buchen“) und fünfzehn Kästen auf die Masken, die Toleranzen und das Nachfassen verwenden. Ein Diagramm auf Prozessebene würde allein den Abgleich und seine Klärfälle zeichnen: vier Bahnen, von der Kreditorenbuchhaltung bis zum Einkauf. Gezeichnet ist tatsächlich die ganze Kette, von einem geäußerten Bedarf bis zu den berichteten Ausgaben. Die naive Fassung erzeugt alle drei gleichzeitig.
Ein Kasten ist eine Verpflichtung, die jemand übernehmen und abschließen kann, und nichts in seinem Innern verändert, wohin der Ablauf als Nächstes geht. Diese Regel muss vor der ersten Zeile aufgeschrieben sein, denn die Ebene folgt aus der Verwendung und nicht aus dem Prozess: derselbe Beschaffungszyklus sind zu Recht fünfzehn Kästen für eine Prüferin, die eine Kontrolle nachvollzieht, und neunzig für einen neuen Einkäufer, der lernen soll, eine Bestellanforderung zu stellen. Beides ist richtig, und ein Diagramm, das beides versucht, ist keines von beiden.
Der Beschaffungszyklus unten hält über sechs Phasen und 26 Zeilen eine Ebene. „Angebote einholen und Auftrag vergeben“ ist bewusst ein einziger Kasten für Wochen an Arbeit, denn nichts, was darin passiert, verändert, wohin der Ablauf weitergeht. Findet „Wareneingang oder Leistung gebucht?“ keine Buchung, schickt die Raute die Rechnung zurück zu „Wareneingang oder Leistung zur Bestellung buchen“, dieselbe Ebene, wiederholt, und mehr ist eine Schleife nie.
Vom geäußerten Bedarf zu den berichteten Ausgaben
Purchase-to-Pay vom geäußerten Bedarf bis zu den berichteten Ausgaben: 26 Zeilen, sechs Phasen, durchgehend eine Körnung, und eine ganze Ausschreibung in einem einzigen Kasten.
Die Körnung vor Zeile eins festlegen
Die Anforderung ist nach sechs Zeilen fertig: ein Ereignis, „Bestellanforderung mit Kontierung erstellen“, dann „Budget auf der Kostenstelle verfügbar?“, deren „Nein“ bereits bei „Anforderung abgelehnt oder zurückgestellt“ endet. Keine der beiden Weichen hat eine Maske oder eine Erinnerung ergänzt: eine Raute trägt die Wegewahl, keine Arbeit.
Ein Kasten, sechs Wochen
„Vertrag oder Rahmenvertrag vorhanden?“ öffnet den Weg in den Markt: „Ja, Abruf“ erreicht „Bestellung an den Lieferanten auslösen“ direkt, während „Nein, Ausschreibung“ über „Angebote einholen und Auftrag vergeben“ führt, ein Kasten, der eine ganze Ausschreibung enthält, weil nichts darin die Route verändert.
Klärfälle auf derselben Körnung
Lieferung, Wareneingang und Rechnung treffen ein, dann drei Weichen hintereinander. „Wareneingang oder Leistung gebucht?“ schickt „Fehlt, nachfassen“ zurück zu „Wareneingang oder Leistung zur Bestellung buchen“, und vom Abgleich ist bisher nur der Ausgang „Abweichung“ gezeichnet. Der saubere Weg mündet später ein.
Wo die Schleifen sich schließen
Beide verbleibenden Schleifen schließen hier, und keine fällt eine Ebene tiefer. „Klärfall gelöst?“ richtet „Gelöst, neu abgleichen“ zurück auf „Dreiwegeabgleich in Toleranz?“, und „Nachträgliche Bestellung anlegen und protokollieren“ kehrt zur Wareneingangsprüfung zurück. „Weiterhin strittig“ endet bei „Streitfall nach Vertrag behandelt“.
Die Ebene bis zur letzten Zeile halten
Zahlung gebucht, Zahllauf freigegeben, dann „Lieferanten- und Ausgabendaten aktualisieren“. Vier Zeilen dieses Diagramms sind Endpunkte (eine abgelehnte Anforderung, ein an den Vertrag übergebener Streitfall, eine unbezahlte Rechnung ohne Bestellung und „Zyklus abgeschlossen, Ausgaben berichtet“), und jede ist ein Kasten statt eines zusammengefassten Wegs.
So funktioniert es
Benennen Sie die lesende Person und den Zweck
Schreiben Sie einen Satz: Wer öffnet dieses Diagramm, und auf welche Frage sucht diese Person darin eine Antwort? Jemanden für eine Aufgabe anzulernen, die Übergaben zwischen zwei Teams zu reparieren und herauszufinden, wo ein Zyklus Wochen verliert, sind drei verschiedene Fragen, und sie ergeben drei unterschiedlich große Diagramme derselben Arbeit.
Legen Sie die Körnung als schriftliche Regel fest
Formulieren Sie sie, bevor Sie tippen: Ein Kasten ist eine Arbeitseinheit mit einem Verantwortlichen und einem Ergebnis, und nichts in seinem Innern verändert, wohin der Ablauf weitergeht. Setzen Sie außerdem ein Budget an Kästen (zehn bis zwanzig für eine Prozedur, zwanzig bis vierzig für einen Prozess über Teamgrenzen) und behandeln Sie eine Überschreitung als Ebenenfehler und nicht als Gründlichkeit.
Tippen Sie die Schritte auf dieser Körnung in Zeilen
Die Spalte Boxtext jeder Zeile ist ein Kasten, und das Diagramm entsteht mit den Zeilen. Arbeiten Sie den Prozess in seiner Reihenfolge durch und widerstehen Sie der Versuchung, gerade den Teil auszubauen, den Sie am besten kennen; die Körnungsregel beantwortet, ob ein Schritt, den Sie aufteilen möchten, wirklich zwei sind. Das Layout wird erzeugt, es bleibt danach nichts umzuordnen.
Nummerieren Sie die Wege und beschriften Sie die Verzweigungen
Die Spalte Linie zu nimmt die Zeilennummern auf, zu denen ein Schritt führt, kommagetrennt bei mehr als einer, und der Linientext trägt die Beschriftungen in derselben Reihenfolge. Eine Nummer, die kleiner ist als die Zeile, in der sie steht, zeichnet einen Rücksprung: so sagt ein Diagramm, dass Arbeit wiederholt wird, ohne auf eine feinere Ebene zu fallen.
Füllen Sie die Bahnenspalten und lösen Sie die Beule heraus
Die horizontale Bahn hält die Phase, die vertikale den Verantwortlichen. Suchen Sie dann die Beule: die Phase mit dreimal so vielen Kästen wie ihre Nachbarn. Verschieben Sie deren Inhalt in ein zweites Diagramm auf der feineren Ebene, lassen Sie im übergeordneten einen Kasten zurück, der nach seinem Ergebnis benannt ist, und verweisen Sie im Kommentar dieser Zeile auf das Unterdiagramm.
Prüfen Sie die Ebene an der benannten Person
Gehen Sie das fertige Diagramm mit der Person aus Schritt eins durch und fragen Sie bei jedem Kasten dasselbe: Ist er für sie die falsche Größe? Rechnen Sie mit zwei Antworten: einem Kasten, den sie geöffnet haben will, und drei, die sie nie gebraucht hätte. Schreiben Sie danach Leserkreis und Ebene in den Titel des Diagramms, damit der nächste Vorschlag für einen Kasten einen festgehaltenen Rahmen vorfindet.
Häufige Fehler
Keine benannte Leserschaft, also nichts außerhalb des Rahmens
Ohne benannte Leserschaft und benannte Frage klingt jede vorgeschlagene Ergänzung vernünftig, und das Diagramm wächst, bis es niemand mehr öffnet. Dieser Streit geht in Wahrheit nie um den Prozess; er geht darum, für wen das Diagramm gemacht ist.
Vereinfachen durch Löschen der Rauten
Wer ein Diagramm vereinfachen soll, entfernt meist Entscheidungen, statt Kästen zusammenzufassen. Streichen Sie „Bestellbezug vorhanden?“, und der ganze Arm ohne Bestellung verschwindet gleich mit: kürzer, dieselbe Ebene, und jetzt beschreibt es einen Weg, wo es zwei gibt.
Einen Kasten an seinem Platz ausbauen
Ein Schritt, der sich als kompliziert erweist, sammelt an seiner Stelle sechs Kästen, und jeder Kasten daneben liest sich nun als Zusammenfassung. Verschieben Sie ihn in ein eigenes Diagramm und lassen Sie den einen Kasten zurück, damit das übergeordnete Diagramm eine Ebene hält und die Detailfassung eine andere.
Zeit als Grund für eine Aufteilung
Verstrichene Zeit ist keine Körnung. Eine Ausschreibung ist ein Kasten, solange ihr Inneres die Route nicht verändert, während eine Prüfung von zwei Minuten, die entscheidet, wohin die Arbeit als Nächstes geht, sich eine eigene Raute verdient hat.
Eigenes Prozessablaufdiagramm erstellen
Übernehmen Sie den Purchase-to-Pay-Zyklus als eigenes Diagramm, legen Sie die Körnung dann aus der Person fest, für die Sie zeichnen, und schließen Sie jeden Kasten darunter.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Prozessablaufdiagramm?
Ein Diagramm der Schritte und Entscheidungen eines Prozesses, gezeichnet auf einer gewählten Detailebene. Der Begriff deckt drei verschiedene Zeichnungen ab: ein Diagramm auf Prozedurebene für eine einzelne Aufgabe, ein Diagramm auf Prozessebene für Arbeit über mehrere Teams hinweg, üblicherweise in Swimlanes, und ein Diagramm auf Kettenebene für einen ganzen Durchlauf wie Purchase-to-Pay. Sie teilen die Notation und beantworten verschiedene Fragen, und deshalb muss die Ebene ausgesprochen und nicht unterstellt werden.
Ist ein Prozessablaufdiagramm dasselbe wie ein Flussdiagramm?
Im betriebswirtschaftlichen Gebrauch sind die Begriffe austauschbar: ein Prozessablaufdiagramm ist ein Flussdiagramm eines Prozesses. In der Verfahrenstechnik sind sie es nicht. Dort ist das Verfahrensfließschema nach DIN EN ISO 10628 eine bestimmte Ingenieurleistung mit Apparaten, Stoffströmen, Mengen und den wesentlichen Regelkreisen, und das Tätigkeitsdiagramm, das die meisten suchen, heißt Prozessflussdiagramm oder Prozesslandkarte. Klären Sie, welches von beiden gemeint ist, bevor Sie etwas zeichnen.
Wie teile ich ein Prozessablaufdiagramm in Teilprozesse?
Lassen Sie einen Kasten im übergeordneten Diagramm und geben Sie die Ebene darunter dem Unterdiagramm. „Angebote einholen und Auftrag vergeben“ ist im Beispiel die Nahtstelle: Das übergeordnete Diagramm behält den Kasten, dessen Beschriftung mit dem Ergebnis endet, von dem der nächste Pfeil abhängt (der Vergabe), und das Unterdiagramm beginnt mit dem Ereignis, das dieser Kasten empfängt, und endet genau bei diesem Ergebnis. Damit ist die Grenze prüfbar: Die letzte Zeile des Unterdiagramms muss aussprechen, was der übergeordnete Kasten versprochen hat. Nichts wird zweimal gezeichnet, und jedes Diagramm hält eine Ebene.
Welche Ebene sollte ich zuerst zeichnen?
Die Ebene, die zum vorliegenden Problem passt, und das ist meist die Prozessebene über Teamgrenzen hinweg. An den Übergaben zwischen Funktionen bleibt Arbeit liegen, und nur diese Ebene zeigt sie. Zeichnen Sie die Kettenebene, wenn die Frage ist, wo ein ganzer Durchlauf seine Wochen verliert, und die Prozedurebene nur dann, wenn jemand für eine bestimmte Aufgabe angelernt werden muss. Wer alle drei vorab erstellt, hat binnen eines Quartals drei Diagramme, die sich widersprechen.
