So erstellen Sie ein Prozessablaufdiagramm
Ein Prozessablaufdiagramm sind drei Zeichnungen unter einem Namen. So bestimmen Sie die Ebene aus dem Verwendungszweck, halten sie über jeden Kasten hinweg und lösen einen Teilprozess heraus, statt einen Kasten aufzublähen.
So funktioniert es
Benennen Sie die lesende Person und den Zweck
Schreiben Sie einen Satz: Wer öffnet dieses Diagramm, und auf welche Frage sucht diese Person darin eine Antwort? Jemanden für eine Aufgabe anzulernen, die Übergaben zwischen zwei Teams zu reparieren und herauszufinden, wo ein Zyklus Wochen verliert, sind drei verschiedene Fragen — und sie ergeben drei unterschiedlich große Diagramme derselben Arbeit.
Legen Sie die Körnung als schriftliche Regel fest
Formulieren Sie sie, bevor Sie tippen: Ein Kasten ist eine Arbeitseinheit mit einem Verantwortlichen und einem Ergebnis, und nichts in seinem Innern verändert, wohin der Ablauf weitergeht. Setzen Sie außerdem ein Budget an Kästen — zehn bis zwanzig für eine Prozedur, zwanzig bis vierzig für einen Prozess über Teamgrenzen — und behandeln Sie eine Überschreitung als Ebenenfehler und nicht als Gründlichkeit.
Tippen Sie die Schritte auf dieser Körnung in Zeilen
Die Spalte Boxtext jeder Zeile ist ein Kasten, und das Diagramm entsteht mit den Zeilen. Arbeiten Sie den Prozess in seiner Reihenfolge durch und widerstehen Sie der Versuchung, gerade den Teil auszubauen, den Sie am besten kennen; die Körnungsregel beantwortet, ob ein Schritt, den Sie aufteilen möchten, wirklich zwei sind. Das Layout wird erzeugt, es bleibt danach nichts umzuordnen.
Nummerieren Sie die Wege und beschriften Sie die Verzweigungen
Die Spalte Linie zu nimmt die Zeilennummern auf, zu denen ein Schritt führt, kommagetrennt bei mehr als einer, und der Linientext trägt die Beschriftungen in derselben Reihenfolge. Eine Nummer, die kleiner ist als die Zeile, in der sie steht, zeichnet einen Rücksprung — so sagt ein Diagramm, dass Arbeit wiederholt wird, ohne auf eine feinere Ebene zu fallen.
Füllen Sie die Bahnenspalten und lösen Sie die Beule heraus
Die horizontale Bahn hält die Phase, die vertikale den Verantwortlichen. Suchen Sie dann die Beule: die Phase mit dreimal so vielen Kästen wie ihre Nachbarn. Verschieben Sie deren Inhalt in ein zweites Diagramm auf der feineren Ebene, lassen Sie im übergeordneten einen Kasten zurück, der nach seinem Ergebnis benannt ist, und verweisen Sie im Kommentar dieser Zeile auf das Unterdiagramm.
Prüfen Sie die Ebene an der benannten Person
Gehen Sie das fertige Diagramm mit der Person aus Schritt eins durch und fragen Sie bei jedem Kasten dasselbe: Ist er für sie die falsche Größe? Rechnen Sie mit zwei Antworten — einem Kasten, den sie geöffnet haben will, und drei, die sie nie gebraucht hätte. Schreiben Sie danach Leserkreis und Ebene in den Titel des Diagramms, damit der nächste Vorschlag für einen Kasten einen festgehaltenen Rahmen vorfindet.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Prozessablaufdiagramm?
Ein Diagramm der Schritte und Entscheidungen eines Prozesses, gezeichnet auf einer gewählten Detailebene. Der Begriff deckt drei verschiedene Zeichnungen ab: ein Diagramm auf Prozedurebene für eine einzelne Aufgabe, ein Diagramm auf Prozessebene für Arbeit über mehrere Teams hinweg, üblicherweise in Swimlanes, und ein Diagramm auf Kettenebene für einen ganzen Durchlauf wie Purchase-to-Pay. Sie teilen die Notation und beantworten verschiedene Fragen — und deshalb muss die Ebene ausgesprochen und nicht unterstellt werden.
Ist ein Prozessablaufdiagramm dasselbe wie ein Flussdiagramm?
Im betriebswirtschaftlichen Gebrauch sind die Begriffe austauschbar: ein Prozessablaufdiagramm ist ein Flussdiagramm eines Prozesses. In der Verfahrenstechnik sind sie es nicht. Dort ist das Verfahrensfließschema nach DIN EN ISO 10628 eine bestimmte Ingenieurleistung mit Apparaten, Stoffströmen, Mengen und den wesentlichen Regelkreisen, und das Tätigkeitsdiagramm, das die meisten suchen, heißt Prozessflussdiagramm oder Prozesslandkarte. Klären Sie, welches von beiden gemeint ist, bevor Sie etwas zeichnen.
Wie teile ich ein Prozessablaufdiagramm in Teilprozesse?
Lassen Sie einen Kasten im übergeordneten Diagramm und geben Sie die Ebene darunter dem Unterdiagramm. „Angebote einholen und Auftrag vergeben“ ist im Beispiel die Nahtstelle: Das übergeordnete Diagramm behält den Kasten, dessen Beschriftung mit dem Ergebnis endet, von dem der nächste Pfeil abhängt — der Vergabe — und das Unterdiagramm beginnt mit dem Ereignis, das dieser Kasten empfängt, und endet genau bei diesem Ergebnis. Damit ist die Grenze prüfbar: Die letzte Zeile des Unterdiagramms muss aussprechen, was der übergeordnete Kasten versprochen hat. Nichts wird zweimal gezeichnet, und jedes Diagramm hält eine Ebene.
Welche Ebene sollte ich zuerst zeichnen?
Die Ebene, die zum vorliegenden Problem passt, und das ist meist die Prozessebene über Teamgrenzen hinweg. An den Übergaben zwischen Funktionen bleibt Arbeit liegen, und nur diese Ebene zeigt sie. Zeichnen Sie die Kettenebene, wenn die Frage ist, wo ein ganzer Durchlauf seine Wochen verliert, und die Prozedurebene nur dann, wenn jemand für eine bestimmte Aufgabe angelernt werden muss. Wer alle drei vorab erstellt, hat binnen eines Quartals drei Diagramme, die sich widersprechen.