كيفية إنشاء مخطط تدفق العملية

باختصار

• «مخطط تدفق العملية» اسم لثلاثة مستندات: إجراء، وعملية تعبر الفرق، وسلسلة كاملة.
• المستوى يأتي مما سيُستعمل فيه المخطط، لا من العملية ذاتها أبداً.
• درجة التفصيل تُقاس بنقاط التسليم لا بالدقائق، ومربع واحد قد يحمل ستة أسابيع بحق.
• القرارات لا ترفع المستوى: المعيّن يحمل توجيهاً لا عملاً.
• المربع الأكبر من أن يتسع له المخطط يصير مخططاً ثانياً، لا ستة مربعات في موضعه.

الاسم نفسه يغطي ثلاثة مخططات مختلفة

ثلاثة مستندات مختلفة تُجيب على هذا الاسم، ومخطط الشراء حتى السداد أدناه يصلح لأن يكون أياً منها. المخطط على مستوى الإجراء يأخذ صفاً واحداً من صفوفه («تسجيل الاستلام مقابل أمر الشراء») وينفق خمسة عشر مربعاً على الشاشات وحدود التفاوت والمتابعة. والمخطط على مستوى العملية يرسم المطابقة واستثناءاتها وحدها: أربعة مسارات من «الذمم الدائنة» إلى «المشتريات». أما المرسوم فعلاً فهو السلسلة كاملة، من حاجة مُعلنة إلى إنفاق مُبلَّغ عنه. والمحاولة الساذجة تنتج الثلاثة دفعة واحدة.

المربع التزام واحد يستطيع شخص أن يتولاه وينهيه، ولا شيء يجري داخله يغيّر إلى أين يمضي المسار بعده. وهذه القاعدة يجب أن تُكتب قبل الصف الأول، لأن المستوى يأتي من الاستعمال لا من العملية نفسها: دورة الشراء حتى السداد ذاتها خمسة عشر مربعاً بحق أمام مدقّق يتتبّع ضابطاً رقابياً، وتسعون مربعاً أمام مشترٍ جديد يتعلم كيف يرفع طلب شراء. كلاهما صحيح، والمخطط الذي يحاول الاثنين معاً ليس واحداً منهما.

دورة الشراء حتى السداد أدناه مثبّتة على مستوى واحد عبر ست مراحل وستة وعشرين صفاً. و«إجراء طرح توريد والترسية» مربع واحد يغطي أسابيع من العمل، عن قصد، لأن لا شيء يحدث داخله يغيّر وجهة المسار بعده. وحين لا يجد «هل سُجِّل استلام البضاعة أو الخدمة؟» تسجيلاً، يعيد الفاتورة إلى «تسجيل الاستلام مقابل أمر الشراء»: المستوى نفسه، مكرَّراً، وهذا كل ما تعنيه الحلقة الراجعة.

من حاجة مُعلنة إلى إنفاق مُبلَّغ عنه

الشراء حتى السداد من حاجة مُعلنة إلى إنفاق مُبلَّغ عنه: ستة وعشرون صفاً، وست مراحل، ومستوى واحد من أوله إلى آخره، وطرح توريد كامل محبوس داخل مربع واحد.

1. ثبّت المستوى قبل الصف الأول

   ينتهي عمل الطلب عند الصف السادس: حدث، ثم «رفع طلب شراء بمواصفة وترميز محاسبي»، ثم «هل الاعتماد المالي متاح في مركز التكلفة؟» الذي ينتهي مخرجه «لا» عند «رفض طلب الشراء أو تأجيله». ولم تضف أيٌّ من البوابتين شاشة ولا تذكيراً، فالمعيّن يحمل توجيهاً لا عملاً.

2. مربع واحد، ستة أسابيع

   «هل يوجد عقد أو اتفاقية إطارية؟» يفتح مسار السوق: «نعم، سحب من العقد» يصل مباشرة إلى «إصدار أمر الشراء إلى المورّد»، بينما يمر «لا، طرح للسوق» عبر «إجراء طرح توريد والترسية»: مربع واحد يحتوي طرحاً كاملاً، لأن لا شيء بداخله يغيّر المسار.

3. الاستثناءات على المستوى نفسه

   يصل التسليم والاستلام والفاتورة، ثم ثلاث بوابات متتالية. «هل سُجِّل استلام البضاعة أو الخدمة؟» يعيد «مفقود، تتم متابعته» إلى «تسجيل الاستلام مقابل أمر الشراء»، ولا يظهر من المطابقة بعدُ سوى مخرج «خارج التفاوت»، أما المسار النظيف فينضم لاحقاً.

4. حيث تُغلق الحلقات

   تُغلق الحلقتان الباقيتان هنا، ولا تنزل أي منهما مستوى. «هل حُلّ الاستثناء؟» يوجّه «حُلّ، إعادة المطابقة» إلى «هل المطابقة الثلاثية ضمن حد التفاوت؟»، ويعود «إصدار أمر شراء بأثر رجعي وتسجيله» إلى فحص الاستلام. أما «ما زال محل نزاع» فينتهي عند «معالجة النزاع وفق العقد».

5. ثبّته حتى الصف الأخير

   تُرحَّل الفاتورة، وتُطلق دفعة السداد، ثم «تحديث سجلات المورّد والإنفاق». وأربعة صفوف في هذا المخطط طرفية (طلب شراء مرفوض، ونزاع أُحيل إلى العقد، وفاتورة بلا أمر شراء تعود دون سداد، و«إغلاق الدورة والتقرير عن الإنفاق») وكل منها مربع واحد لا مسار مختصر.

كيف تعمل

1. سمِّ القارئ والغرض

   اكتب جملة واحدة: من يفتح هذا المخطط، وأي سؤال يفتحه ليجيب عنه. فتدريب شخص على أداء عمل، وإصلاح نقاط التسليم بين فريقين، والبحث عن الموضع الذي تضيع فيه أسابيع من الدورة، ثلاثة أسئلة مختلفة، وهي تنتج ثلاثة مخططات مختلفة الحجم للعمل نفسه.

2. ثبّت درجة التفصيل كقاعدة مكتوبة

   اكتبها قبل أن تطبع شيئاً: المربع وحدة عمل لها مالك واحد ونتيجة واحدة، ولا شيء بداخلها يغيّر إلى أين يمضي المسار بعدها. وحدّد سقفاً لعدد المربعات كذلك (من عشرة إلى عشرين للإجراء، ومن عشرين إلى أربعين للعملية التي تعبر الفرق) وعامل التجاوز كخطأ في المستوى لا كدليل على الإتقان.

3. اكتب الخطوات في صفوف عند تلك الدرجة

   عمود «نص المربع» في كل صف مربع واحد، والمخطط يُبنى كما تُبنى الصفوف. امشِ في العملية بترتيبها وقاوم توسيع الجزء الذي تصادف أنك تعرفه أكثر من غيره؛ فقاعدة درجة التفصيل هي ما يجيب عمّا إذا كانت الخطوة التي تريد تقسيمها خطوتين حقاً. والتخطيط يُولَّد، فلا شيء تعيد ترتيبه بعد ذلك.

4. رقّم المسارات وسمِّ المفترقات

   يأخذ عمود «الوصل إلى» أرقام الصفوف التي تقود إليها الخطوة، مفصولة بفواصل عند تعددها، ويحمل «نص الخط» وسوم التفرعات بالترتيب نفسه. والرقم الأصغر من رقم الصف الذي يقع فيه يرسم حلقة راجعة، وهكذا يقول المخطط إن العمل يتكرر دون أن ينزل إلى مستوى أدق.

5. املأ عمودَي المسار ثم افصل الانتفاخ

   عمود «المسار الأفقي» يحمل المرحلة وعمود «المسار الرأسي» يحمل المالك. ثم ابحث عن الانتفاخ: المرحلة التي تحمل ثلاثة أضعاف مربعات جاراتها. انقل محتواها إلى مخطط ثانٍ عند المستوى الأدق، واترك في الأصل مربعاً واحداً مسمّى بنتيجته، وأحِل إلى المخطط الابن من تعليق ذلك الصف.

6. اختبر المستوى على القارئ الذي سمّيته

   تتبّع المخطط المكتمل مع قارئ الخطوة الأولى، واسأل عن كل مربع سؤالاً واحداً: هل حجمه خاطئ بالنسبة إليه؟ توقّع جوابين: مربع واحد يريد فتحه، وثلاثة لم يحتجها قط. ثم اكتب القارئ والمستوى في عنوان المخطط، ليجد من يقترح مربعاً جديداً نطاقاً معلناً يحاجّه به.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• لا قارئ مسمّى، فلا شيء خارج النطاق

  بغير قارئ مسمّى وسؤال مسمّى، تبدو كل إضافة مقترحة وجيهة، ويتراكم المخطط حتى لا يفتحه أحد. وذلك الجدال ليس عن العملية في الحقيقة، بل عن الجهة التي وُضع المخطط من أجلها.

• التبسيط بحذف المعيّنات

  حين يُطلب تبسيط مخطط، يحذف معظم الناس القرارات بدل أن يغلقوا المربعات. احذف «هل تشير الفاتورة إلى أمر شراء؟» فيرحل معه ذراع الفواتير بلا أمر شراء كاملاً: أقصر، وبالمستوى نفسه، ويصف الآن مساراً واحداً حيث يوجد مساران.

• توسيع المربع في موضعه

  الخطوة التي يتبيّن تعقيدها تجمع حولها ستة مربعات في مكانها، فيصير كل مربع مجاور لها قراءةً مختصرة. انقلها إلى مخططها الخاص واترك المربع الواحد مكانه، ليحمل الأب مستوى واحداً ويحمل التفصيل مستوى آخر.

• الزمن كسبب للتقسيم

  الزمن المنقضي ليس درجة تفصيل. فطرح التوريد مربع واحد ما دام داخله لا يغيّر المسار، بينما الفحص الذي يستغرق دقيقتين ويقرر إلى أين يمضي العمل بعده قد استحق معيّناً خاصاً به.

أنشئ مخطط تدفق العملية الخاص بك

خذ دورة الشراء حتى السداد كمخطط خاص بك، ثم ثبّت درجة التفصيل انطلاقاً من القارئ الذي تفكر فيه، وأغلق كل مربع تحت ذلك المستوى.

أنشئ مخطط تدفق العملية الخاص بك

أدلة ذات صلة

• كيفية عمل مخطط انسيابي
• كيفية إنشاء مخطط انسيابي للعمليات
• كيفية رسم خريطة عملية أعمال من طرفها إلى طرفها

الأسئلة الشائعة

ما هو مخطط تدفق العملية؟

مخطط لخطوات عملية وقراراتها، مرسوم عند مستوى تفصيل واحد مختار. والمصطلح يغطي ثلاثة مستندات متمايزة: مخطط على مستوى الإجراء لعمل واحد، ومخطط على مستوى العملية لعمل يعبر عدة فرق ويُرسم عادةً بمسارات، ومخطط على مستوى السلسلة لدورة كاملة كالشراء حتى السداد. وهي تشترك في الرموز وتجيب عن أسئلة مختلفة، ولهذا يجب أن يُعلن المستوى لا أن يُفترض.

هل مخطط تدفق العملية هو المخطط الانسيابي نفسه؟

في الاستعمال الإداري هما مترادفان: مخطط تدفق العملية مخطط انسيابي لعملية. أما في الهندسة الكيميائية وهندسة العمليات فلا. فمخطط تدفق العملية هناك مُخرَج هندسي محدد يُظهر المعدات والتيارات ومعدلات التدفق وحلقات التحكم الرئيسية، وتحكمه المواصفة ISO 10628، ومخطط النشاط الذي يقصده معظم الناس يُسمّى هناك مخططاً انسيابياً للعملية أو خريطة عملية. فاحسم أيّ الاثنين هو المطلوب قبل أن ترسم شيئاً.

كيف أقسّم مخطط تدفق العملية إلى عمليات فرعية؟

اترك مربعاً واحداً في المخطط الأب ودع الابن يملك المستوى الذي تحته. و«إجراء طرح توريد والترسية» هو الفاصل في المثال: يبقيه الأب مربعاً واحداً ينتهي وسمه بالنتيجة التي يعتمد عليها السهم التالي (الترسية) ويبدأ المخطط الابن بالحدث الذي يستقبله ذلك المربع وينتهي عند تلك النتيجة بالضبط. وهذا يجعل الحد قابلاً للاختبار: اقرأ الصف الأخير في الابن، فلا بد أن يذكر ما وعد به مربع الأب. لا شيء يُرسم مرتين، وكل مخطط يحمل مستوى واحداً.

أي مستوى من مخطط تدفق العملية أرسم أولاً؟

المستوى الذي يطابق المشكلة التي أمامك، وهو غالباً مستوى العملية الذي يعبر الفرق. فنقاط التسليم بين الوظائف هي حيث يتعثّر العمل، وذلك المستوى وحده هو الذي يُظهرها. وارسم مستوى السلسلة حين يكون السؤال أين تفقد الدورة كلها أسابيعها، وارسم مستوى الإجراء فقط حين يجب تدريب أحد على عمل بعينه. أما إنتاج الثلاثة دفعة واحدة فيمنحك ثلاثة مخططات ستتناقض فيما بينها خلال ربع سنة.