Sådan laver du et procesflowdiagram

Kort fortalt

• »Procesflowdiagram« dækker tre tegninger: en procedure, en proces, der krydser afdelinger, og en hel kæde.
• Niveauet følger af det, diagrammet skal bruges til, aldrig af processen selv.
• Detaljeringsniveauet måles i overleveringer, ikke i minutter: én kasse kan med rette rumme seks uger.
• Beslutninger hæver ikke niveauet: en rombe bærer rutevalg, ikke arbejde.
• En kasse, der er for stor til diagrammet, bliver et nyt diagram, ikke seks kasser på stedet.

Navnet dækker tre forskellige diagrammer

Tre tegninger svarer til det samme navn, og diagrammet for indkøb til betaling herunder kunne være hvilken som helst af dem. Et diagram på procedureniveau ville tage én af dets rækker (»Registrer modtagelse på indkøbsordren«) og bruge femten kasser på skærmbillederne, tolerancerne og rykkerne. Et diagram på procesniveau ville tegne matchet og dets afklaringer alene: fire baner, fra Kreditor til Indkøb. Det, der faktisk er tegnet, er hele kæden, fra et udtalt behov til rapporteret forbrug. Den naive udgave producerer alle tre på én gang.

En kasse er én forpligtelse, som nogen kan påtage sig og gøre færdig, og intet inde i den ændrer, hvor flowet går videre. Den regel skal skrives ned før den første række, for niveauet følger af brugen frem for af processen: samme indkøbsforløb er med rette femten kasser for en auditor, der følger en kontrol, og halvfems for en ny indkøber, der skal lære at oprette en anmodning. Begge er rigtige, og et diagram, der forsøger begge dele, er ingen af dem.

Indkøbsforløbet herunder holdes på ét niveau gennem seks faser og 26 rækker. »Kør et sourcingforløb og tildel« er én kasse, der dækker ugers arbejde, med vilje, for intet af det, der sker inde i den, ændrer, hvor flowet går videre. Når »Er vare- eller ydelsesmodtagelse registreret?« ikke finder nogen registrering, sender den fakturaen tilbage til »Registrer modtagelse på indkøbsordren«: samme niveau, gentaget, og det er alt, hvad en løkke nogensinde er.

Fra udtalt behov til rapporteret forbrug

Indkøb til betaling fra et udtalt behov til rapporteret forbrug: 26 rækker, seks faser, samme niveau hele vejen, og et helt udbud holdt inde i én enkelt kasse.

1. Fastlæg niveauet før række ét

   Anmodningsdelen er færdig seks rækker inde: en begivenhed, »Opret indkøbsanmodning med kontering«, og så »Er der budget på omkostningsstedet?«, hvis »Nej« allerede ender i »Anmodning afvist eller udskudt«. Ingen af de to porte tilføjede et skærmbillede eller en rykker: en rombe bærer rutevalg, ikke arbejde.

2. Én kasse, seks uger

   »Findes der en aftale eller rammeaftale?« åbner vejen ud i markedet: »Ja, træk på aftalen« når direkte frem til »Udsted indkøbsordren til leverandøren«, mens »Nej, ud i markedet« går gennem »Kør et sourcingforløb og tildel«: én kasse, der rummer et helt udbud, fordi intet inde i den ændrer ruten.

3. Afklaringer på samme niveau

   Levering, modtagelse og fakturaen ankommer, og så tre porte i træk. »Er vare- eller ydelsesmodtagelse registreret?« sender »Mangler, rykkes« tilbage til »Registrer modtagelse på indkøbsordren«, og kun matchets udgang »Uden for tolerance« er tegnet endnu: den rene rute kobler sig på senere.

4. Dér hvor løkkerne lukkes

   Begge de resterende løkker lukkes her, og ingen af dem falder et niveau. »Er afklaringen løst?« peger »Løst, match igen« tilbage på »Trevejsmatch inden for tolerance?«, og »Opret efterfølgende ordre og log den« vender tilbage til modtagelseskontrollen. »Fortsat bestridt« ender i »Tvist håndteres efter kontrakten«.

5. Hold niveauet til sidste række

   Betalingen bogføres, kørslen frigives, og derefter »Opdater leverandør- og forbrugsdata«. Fire rækker i dette diagram er terminale (en afvist anmodning, en tvist overdraget til kontrakten, en ubetalt faktura uden ordre, og »Forløb lukket og forbrug rapporteret«), og hver af dem er én kasse frem for en opsummeret rute.

Sådan fungerer det

1. Sæt navn på læseren og på brugen

   Skriv én sætning: hvem åbner dette diagram, og hvilket spørgsmål åbner de det for at få svar på? At oplære nogen i en opgave, at rette overleveringerne mellem to afdelinger og at finde ud af, hvor et forløb taber uger, er tre forskellige spørgsmål, og de giver tre forskelligt store diagrammer af det samme arbejde.

2. Fastlæg niveauet som en nedskreven regel

   Skriv det ned, før du tegner: en kasse er en enhed arbejde med én ejer og ét udfald, og intet inde i den ændrer, hvor flowet går videre. Sæt også et budget for antal kasser (ti til tyve for en procedure, tyve til fyrre for en proces, der krydser afdelinger), og behandl overforbrug som en niveaufejl frem for som grundighed.

3. Skriv trinnene ind som rækker på det niveau

   Hver rækkes kolonne Bokstekst er én kasse, og diagrammet bygges, mens rækkerne bliver til. Gå processen igennem i rækkefølge, og lad være med at udvide netop den del, du tilfældigvis kender bedst; niveaureglen er det, der afgør, om et trin, du gerne vil dele op, reelt er to. Layoutet bliver genereret, så der er ingenting at flytte rundt på bagefter.

4. Nummerér ruterne, og sæt navn på forgreningerne

   Kolonnen Linje til tager de rækkenumre, et trin fører videre til, adskilt af komma, når der er mere end ét, og Linjetekst bærer navnene på forgreningerne i samme rækkefølge. Et nummer, der er lavere end den række, det står på, tegner en løkke tilbage, og det er sådan, et diagram siger, at arbejdet gentages, uden at falde til et finere niveau.

5. Udfyld banekolonnerne, og skil bulen ud

   Vandret bane holder fasen og Lodret bane ejeren. Se derefter efter bulen: den fase, der bærer tre gange så mange kasser som sine naboer. Flyt dens indhold over i et nyt diagram på det finere niveau, lad én kasse blive tilbage i det overordnede navngivet som et udfald, og henvis til det underliggende diagram fra den rækkes kommentar.

6. Prøv niveauet på den navngivne læser

   Følg det færdige diagram igennem med læseren fra trin ét, og spørg om én ting ved hver kasse: er den den forkerte størrelse for dem? Regn med to svar: én kasse, de vil have åbnet, og tre, de aldrig havde brug for. Skriv derefter læseren og niveauet ind i diagrammets titel, så den næste, der foreslår en kasse, har en udtalt afgrænsning at argumentere mod.

Faldgruber du skal undgå

• Ingen navngiven læser, så intet falder udenfor

  Uden en navngiven læser og et navngivet spørgsmål lyder hver foreslået tilføjelse rimelig, og diagrammet vokser, indtil ingen åbner det. Den diskussion handler aldrig i virkeligheden om processen; den handler om, hvem diagrammet er til.

• At forenkle ved at slette romberne

  Bliver folk bedt om at gøre et diagram enklere, fjerner de som regel beslutninger frem for at lukke kasser. Fjern »Er der ordrereference?«, og hele armen uden ordre forsvinder med den: kortere, samme niveau, og nu en beskrivelse af én rute, hvor der er to.

• At udvide en kasse, hvor den står

  Et trin, der viser sig at være kompliceret, samler seks kasser på stedet, og hver kasse omkring det læses nu som et sammendrag. Flyt det over i sit eget diagram, og lad den ene kasse blive tilbage, så det overordnede holder ét niveau og detaljen et andet.

• Tid som grund til at dele op

  Forløbet tid er ikke et detaljeringsniveau. Et udbud er én kasse, når det, der sker inde i det, ikke ændrer ruten, mens en kontrol på to minutter, der afgør, hvor arbejdet går videre, har fortjent sin egen rombe.

Lav dit eget procesflowdiagram

Tag indkøbsforløbet som dit eget diagram, fastlæg derefter niveauet ud fra den læser, du har i tankerne, og luk hver kasse under det.

Lav dit eget procesflowdiagram

Relaterede guides

• Sådan laver du et flowchart
• Sådan laver du et procesdiagram
• Sådan kortlægger du en forretningsproces

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er et procesflowdiagram?

Et diagram over trinnene og beslutningerne i en proces, tegnet på ét valgt detaljeringsniveau. Betegnelsen dækker tre forskellige tegninger: et diagram på procedureniveau over én enkelt opgave, et diagram på procesniveau over arbejde, der krydser flere afdelinger, typisk i baner, og et diagram på kædeniveau over et helt forløb fra ende til anden, for eksempel indkøb til betaling. De deler notation og besvarer forskellige spørgsmål, og det er derfor, niveauet skal siges højt frem for underforstås.

Er et procesflowdiagram det samme som et flowchart?

I forretningsmæssig brug kan de bruges i flæng: et procesflowdiagram er et flowchart over en proces. I kemi- og procesteknik kan de ikke. Dér er et procesflowdiagram en bestemt ingeniørleverance, der viser udstyr, strømme, flow og de væsentlige reguleringssløjfer, standardiseret i ISO 10628, og det aktivitetsdiagram, de fleste er ude efter, ville hedde et procesflowchart eller et proceskort. Bliv enige om, hvilken af de to der efterspørges, før du tegner noget som helst.

Hvordan deler jeg et procesflowdiagram op i delprocesser?

Lad én kasse blive tilbage i det overordnede diagram, og lad det underliggende eje niveauet under det. »Kør et sourcingforløb og tildel« er snitfladen i eksemplet: det overordnede beholder den som én kasse, hvis etiket ender i det udfald, den næste pil afhænger af (en tildeling), og det underliggende diagram begynder med den begivenhed, kassen modtager, og ender i præcis det udfald. Det gør grænsen efterprøvelig: læs den sidste række i det underliggende, og den skal sige det, den overordnede kasse lovede. Intet tegnes to gange, og hvert diagram holder ét niveau.

Hvilket niveau bør jeg tegne først?

Det niveau, der passer til problemet foran dig, og det er som regel procesniveauet, der krydser afdelinger. Overleveringer mellem funktioner er dér, arbejdet går i stå, og det niveau er det eneste, der viser dem. Tegn kædeniveauet, når spørgsmålet er, hvor et helt forløb taber sine uger, og procedureniveauet kun, når nogen skal oplæres i en bestemt opgave. Producerer du alle tre på forhånd, har du tre diagrammer, der er uenige med hinanden inden for et kvartal.