Sådan laver du et procesflowdiagram

Sådan fungerer det

1. Sæt navn på læseren og på brugen

   Skriv én sætning: hvem åbner dette diagram, og hvilket spørgsmål åbner de det for at få svar på? At oplære nogen i en opgave, at rette overleveringerne mellem to afdelinger og at finde ud af, hvor et forløb taber uger, er tre forskellige spørgsmål, og de giver tre forskelligt store diagrammer af det samme arbejde.

2. Fastlæg niveauet som en nedskreven regel

   Skriv det ned, før du tegner: en kasse er en enhed arbejde med én ejer og ét udfald, og intet inde i den ændrer, hvor flowet går videre. Sæt også et budget for antal kasser — ti til tyve for en procedure, tyve til fyrre for en proces, der krydser afdelinger — og behandl overforbrug som en niveaufejl frem for som grundighed.

3. Skriv trinnene ind som rækker på det niveau

   Hver rækkes kolonne Bokstekst er én kasse, og diagrammet bygges, mens rækkerne bliver til. Gå processen igennem i rækkefølge, og lad være med at udvide netop den del, du tilfældigvis kender bedst; niveaureglen er det, der afgør, om et trin, du gerne vil dele op, reelt er to. Layoutet bliver genereret, så der er ingenting at flytte rundt på bagefter.

4. Nummerér ruterne, og sæt navn på forgreningerne

   Kolonnen Linje til tager de rækkenumre, et trin fører videre til, adskilt af komma, når der er mere end ét, og Linjetekst bærer navnene på forgreningerne i samme rækkefølge. Et nummer, der er lavere end den række, det står på, tegner en løkke tilbage — og det er sådan, et diagram siger, at arbejdet gentages, uden at falde til et finere niveau.

5. Udfyld banekolonnerne, og skil bulen ud

   Vandret bane holder fasen og Lodret bane ejeren. Se derefter efter bulen: den fase, der bærer tre gange så mange kasser som sine naboer. Flyt dens indhold over i et nyt diagram på det finere niveau, lad én kasse blive tilbage i det overordnede navngivet som et udfald, og henvis til det underliggende diagram fra den rækkes kommentar.

6. Prøv niveauet på den navngivne læser

   Følg det færdige diagram igennem med læseren fra trin ét, og spørg om én ting ved hver kasse: er den den forkerte størrelse for dem? Regn med to svar — én kasse, de vil have åbnet, og tre, de aldrig havde brug for. Skriv derefter læseren og niveauet ind i diagrammets titel, så den næste, der foreslår en kasse, har en udtalt afgrænsning at argumentere mod.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er et procesflowdiagram?

Et diagram over trinnene og beslutningerne i en proces, tegnet på ét valgt detaljeringsniveau. Betegnelsen dækker tre forskellige tegninger: et diagram på procedureniveau over én enkelt opgave, et diagram på procesniveau over arbejde, der krydser flere afdelinger, typisk i baner, og et diagram på kædeniveau over et helt forløb fra ende til anden, for eksempel indkøb til betaling. De deler notation og besvarer forskellige spørgsmål, og det er derfor, niveauet skal siges højt frem for underforstås.

Er et procesflowdiagram det samme som et flowchart?

I forretningsmæssig brug kan de bruges i flæng: et procesflowdiagram er et flowchart over en proces. I kemi- og procesteknik kan de ikke. Dér er et procesflowdiagram en bestemt ingeniørleverance, der viser udstyr, strømme, flow og de væsentlige reguleringssløjfer, standardiseret i ISO 10628, og det aktivitetsdiagram, de fleste er ude efter, ville hedde et procesflowchart eller et proceskort. Bliv enige om, hvilken af de to der efterspørges, før du tegner noget som helst.

Hvordan deler jeg et procesflowdiagram op i delprocesser?

Lad én kasse blive tilbage i det overordnede diagram, og lad det underliggende eje niveauet under det. »Kør et sourcingforløb og tildel« er snitfladen i eksemplet: det overordnede beholder den som én kasse, hvis etiket ender i det udfald, den næste pil afhænger af — en tildeling — og det underliggende diagram begynder med den begivenhed, kassen modtager, og ender i præcis det udfald. Det gør grænsen efterprøvelig: læs den sidste række i det underliggende, og den skal sige det, den overordnede kasse lovede. Intet tegnes to gange, og hvert diagram holder ét niveau.

Hvilket niveau bør jeg tegne først?

Det niveau, der passer til problemet foran dig, og det er som regel procesniveauet, der krydser afdelinger. Overleveringer mellem funktioner er dér, arbejdet går i stå, og det niveau er det eneste, der viser dem. Tegn kædeniveauet, når spørgsmålet er, hvor et helt forløb taber sine uger, og procedureniveauet kun, når nogen skal oplæres i en bestemt opgave. Producerer du alle tre på forhånd, har du tre diagrammer, der er uenige med hinanden inden for et kvartal.