Diagrama de flujo del proceso de aprobación de pagos
Diagrama de aprobación de pagos para preparar propuestas, verificar datos bancarios de proveedores, aprobar por delegación, liberar en banco con doble control y conciliar.
¿Qué es diagrama de flujo del proceso de aprobación de pagos?
La aprobación de pagos es distinta de la aprobación de facturas. La aprobación de una factura establece que una factura de proveedor es válida; la de un pago establece que un conjunto preparado de facturas válidas puede salir del banco en este momento, a esos beneficiarios y mediante ese archivo de pago. Por eso exige revisar bloqueos, partidas inusuales, importes totales y controles bancarios de proveedores.
La plantilla separa la preparación de cuentas por pagar, la verificación de datos maestros, la aprobación del controller y la liberación de tesorería o banco. Una duda sobre datos bancarios detiene el pago, no la resuelve quien prepara el archivo. La doble liberación bancaria es una confirmación separada de la aprobación delegada, no un segundo nombre en la misma hoja.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Preparación de la propuesta de pago y revisión de vencimientos, bloqueos y partidas inusuales antes de aprobarla.
- Una puerta de verificación de proveedor y datos bancarios con bloqueo de pago y vía de confirmación independiente.
- Aprobación delegada, doble liberación bancaria, tratamiento de excepciones del banco, contabilización y conciliación.
Cuándo usar esta plantilla
- Necesita un control de remesa de pagos distinto de la aprobación individual de cada factura.
- Cuentas por pagar, datos maestros de proveedores, aprobadores y firmantes bancarios necesitan una descripción compartida de sus roles.
- Está reforzando controles contra fraude en pagos después de un pago erróneo, una duda sobre datos bancarios o un hallazgo de auditoría.
Cómo funciona
Defina la población de pagos
Indique qué facturas, bloqueos, condiciones de liquidación y excepciones se incluyen o excluyen antes de revisar la propuesta.
Mantenga la verificación independiente
Use un contacto fiable del proveedor para verificar los datos bancarios y sepárelo de la persona que prepara el archivo de pago.
Fije funciones de aprobación y banco
Mapee su autoridad delegada y las reglas bancarias de doble control a roles y conserve la evidencia del archivo de pago y de su liberación bancaria.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la aprobación de pagos?
Autoriza una propuesta o archivo de pago después de revisar las facturas y los datos de los beneficiarios. Es un control sobre la salida de efectivo, no un sustituto de la aprobación de facturas.
¿Por qué se necesita una doble liberación bancaria?
Exige que dos personas autorizadas distintas liberen el archivo en el banco. Aporta un control adicional tras aprobar la propuesta y ayuda a evitar que una sola persona prepare y libere efectivo.
¿Qué debe hacerse si no se pueden verificar los datos bancarios de un proveedor?
Bloquee el pago relacionado, verifique mediante un contacto independiente de confianza y registre o escale la incidencia. No libere el pago porque un correo o adjunto parezca convincente.