付款審批流程圖
付款審批流程圖，涵蓋編製付款建議、核實供應商銀行資料、授權審批、銀行雙重放款、入帳及對帳。
甚麼是付款審批流程
付款審批不同於發票審批。發票審批確認供應商發票有效；付款審批確認一批已證實有效的發票，在此時可以透過這份付款檔案支付給這些收款人。因此，它需要覆核暫緩項目、不尋常項目、付款總額及供應商銀行資料控制。
範本將應付帳款編製、主檔資料核實、財務控制人批准，以及財資部或銀行放款分開。銀行資料有疑點時應停止付款，不能由編製付款檔案的人自行解決。銀行雙重放款是授權審批以外的另一項確認，不是同一張試算表上的第二個名字。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 在批准前編製付款建議，並覆核到期日、暫緩及不尋常項目。
- 供應商及銀行資料核實關口，包括付款暫緩及獨立確認路徑。
- 授權批准、銀行雙重放款、銀行例外處理、入帳及對帳。
何時使用本範本
- 你哋需要一項獨立於個別發票審批的付款批次控制。
- 應付帳款、供應商主檔資料、審批人及銀行簽署人需要一份共同理解各自角色的說明。
- 你哋在錯付、銀行資料疑慮或審計發現後，正加強付款詐騙控制。
運作方式
界定付款範圍
在覆核建議前，列明包括或不包括哪些發票、暫緩項目、結算條款及例外。
保持核實獨立
使用可信供應商聯絡途徑核實銀行資料，並將此工作與編製付款檔案的人分開。
訂定審批及銀行角色
將你哋的授權審批權限及銀行雙重控制規則配對至角色，並保留付款檔案及銀行放款的證據。
常見問題
甚麼是付款審批？
付款審批是在覆核發票及收款人資料後，授權一份付款建議或付款檔案。它是控制現金放款的措施，不能代替發票審批。
為甚麼需要銀行雙重放款？
銀行雙重放款要求兩位不同的授權人士在銀行放行付款檔案。它在付款建議獲批後提供額外控制，並有助防止同一人既編製又放行現金。
供應商銀行資料無法核實時應怎樣處理？
暫緩相關付款，透過獨立而可信的聯絡途徑核實，並記錄或升級處理事件。不要因為一封電郵或附件看來可信便放行付款。