應付帳款流程圖（完整應付周期）
應付帳款全周期流程圖：發票在各渠道接收、供應商主檔資料核實、重複與採購訂單核對、異常隊列、付款批次與期末應計。
運作方式
列出發票可能進來的每一個渠道
把它們全部寫下來：共用郵箱、供應商入門網站、EDI、實體郵件，以及直接寄給某位預算負責人或某個廠區的發票。任何一條沒有接入接收步驟的路徑，同時也略過了重複檢查，所以要麼把它接上，要麼把它關掉。記下哪些渠道是自動化的、哪些需要人手處理——積壓就是在那裡形成的。
把供應商主檔資料規則訂下來
寫明誰可以建立或修改供應商紀錄，以及誰核實銀行資料變更、如何核實。要用主檔資料中原有的號碼致電供應商，絕不用發票或變更申請上的號碼；輸入變更的人和批准變更的人必須分開。記錄由誰核實、何時核實、核對的是哪位聯絡人。
訂下比對容差和無訂單發票的路徑
把你們真實的價格和數量容差寫在「訂單、收貨與發票是否一致？」這個決策上，並寫明哪些開支必須有採購訂單。然後決定：一張本應有採購訂單卻沒有的發票要怎樣處理，令它成為一個有紀錄的例外，而不是預算負責人悄悄批掉的東西。
給異常隊列配上原因代碼和帳齡
把單一的疑問步驟換成你們自己的原因代碼——例如價格差異、無收貨紀錄、無採購訂單、交付有爭議，或供應商資料缺失。為每個代碼指定負責人，並按日數議定催辦和升級的時點。一個沒有負責人、沒有帳齡的隊列，就是發票被遺忘的地方，也是期末意外的來源。
界定付款日程和付款批次的審批人
訂下多久跑一次付款批次、建議清單如何篩選（到期日、付款條件、即將失效的現金折扣），以及哪些不納入。然後寫明誰審批建議清單、誰在銀行放款，並令這兩個角色與編製清單的人、以及任何可以修改供應商銀行資料的人分開。
議定期末要為甚麼作應計
決定財務主管為甚麼作應計：已收到但尚未收到發票的貨品和服務，加上仍在異常隊列中未結的全部項目。議定這份清單由誰提供、在結帳時間表的哪個節點產出，以及應計在下期如何撥回，令隊列反映在帳目上，而不是藏在帳目背後。
把這張圖走一遍，並只保留一個已批准的版本
和一位應付帳款文員、一位預算負責人、財務主管以及財資部一起檢視這張圖，把它改成他們實際在做的事，而不是政策上寫的事。然後把議定的版本納入版本控制，並從應付帳款政策連結過去，令大家依據現行的圖工作，而不是依據舊培訓教材裡的一張截圖。
常見問題
應付帳款流程包含哪些步驟？
一個完整的周期是：由任何一個接收渠道收到發票並輸入應付系統；確認供應商存在於已批准的主檔資料中，並核實任何新增或變更的銀行資料；檢查是否重複；判斷是否引用了採購訂單；有訂單的發票與採購訂單和收貨紀錄比對，無訂單的發票交預算負責人做入帳科目分配和審批；把差異和爭議轉入異常隊列，與供應商解決；已批准的發票入總帳；編製付款建議清單；取得付款批次的批准；執行付款並發出匯款通知；核對供應商對帳單；以及為期末尚未處理的發票作應計。
應付帳款流程和發票審批有甚麼分別？
發票審批是應付帳款裡的一個環節。它涵蓋單份單據由收到到具備付款條件的過程：輸入、重複檢查、比對或入帳科目分配，以及由與金額相稱的合適人員審批。應付帳款流程則是圍繞這個環節的整個職能。它還包括令供應商主檔資料保持可信、把異常隊列當作附有負責人和帳齡的積壓來管理、把已批准的發票匯總成付款建議清單、取得付款批次的批准並執行、核對供應商對帳單，以及為尚未處理的部分作應計。如果你們只需要詳細的審批路徑，就用發票審批流程圖；如果你們需要說明整個職能如何運作、資金實際在哪裡流出，就用這一張。
應付帳款應該怎樣處理供應商銀行資料變更？
把它當作一個控制步驟，而不是一次事務性更新。核實變更申請時，要用主檔資料中原有的號碼致電供應商，絕不用申請裡給出的號碼，而且要找已知的聯絡人，而不是發電郵的那個人。輸入變更的人和批准變更的人必須分開；記錄由誰核實、核對的是哪位聯絡人；在變更確認之前，暫停對該供應商的付款。要求改付款帳戶是一種反覆出現的詐騙手法，它通常表現為一封看似可信的電郵，來自真實供應商的地址，或與之極為相似的地址——正因如此，核實必須在申請進來的那個渠道以外進行。
付款批次應該由誰審批？
由編製它的人以外的人審批，也要由可以修改供應商銀行資料的人以外的人審批。在大多數機構中，應付帳款文員編製付款建議清單，財務主管或財務總監依據授權審批表批准，財資部在銀行放款——通常還要有第二位銀行授權人做雙重監控。審批人需要看到按銀行帳戶和貨幣匯總的金額、被剔除的項目，以及任何不尋常的情況，例如新供應商或首次付款，而不只是一個付款宗數。令這三個角色互相分開，正是審計人員在穿行付款周期時會查看的職責分隔。
應付帳款為甚麼要在月結時為未處理的發票作應計？
因為權責發生制要在貨品或服務被接收的期間確認開支，而不是在發票剛好被處理的期間。結帳時總有兩類項目否則會被漏掉：已收到但尚未收到發票的部分，以及已經在公司之內、但仍留在異常隊列或等候審批的發票。財務主管為兩者都作應計，令本期的成本和負債完整，並在發票入帳時把應計撥回。這也是異常隊列的意義超出應付職能的原因：一個沒有負責人、沒有帳齡的隊列，會令應計變成一個估算，而不是一份清單。