Proceso compra a pago en NetSuite
Flujo editable de compra a pago en NetSuite: requisición, aprobación del supervisor, orden de compra y límites de compra, recepción de artículos, factura de proveedor con retención por desviación y pago de facturas, en carriles.
¿Qué es proceso compra a pago en NetSuite?
NetSuite hace que el compra a pago parezca sencillo: una orden de compra tiene los botones Recibir y Facturar y la factura del proveedor se paga desde la página Pagar facturas. La sencillez es real, pero oculta las decisiones que hacen que el proceso esté controlado: quién puede aprobar una requisición, qué límite de compra supera una orden y qué ocurre cuando una factura no coincide con lo pedido y recibido.
Esas decisiones suelen configurarse como flujos de SuiteFlow y límites de compra de los empleados, y son lo primero que pregunta un auditor o un nuevo controller. Un flujo con carriles las reúne en una página, en los carriles de las personas que las toman.
Use la plantilla al implantar NetSuite, al reforzar los controles de compras a medida que la empresa crece o al formar a personal nuevo. Renombre los carriles, escriba sus límites en las decisiones y elimine la fase de requisición si los compradores lanzan las órdenes directamente.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Alta de la requisición de compra y enrutamiento de la aprobación por el supervisor
- Creación de la orden de compra desde la requisición y aprobación según el límite de compra del empleado
- Recepción de artículos contra la orden de compra
- Entrada de la factura del proveedor desde la orden, con retenciones por desviación cuando la factura no coincide con la orden y la recepción
- Pago de facturas en un lote de pagos por ACH o EFT
Cuándo usar esta plantilla
- Implanta NetSuite y diseña las aprobaciones de compras
- La empresa ha crecido y necesita controles documentados para una auditoría o una due diligence
- Se pagan facturas sin recepciones ni aprobaciones y necesita mostrar dónde está el hueco
- Los nuevos compradores y el personal de cuentas a pagar necesitan formación sobre cómo funcionan las compras en NetSuite
Cómo funciona
Renombre los carriles
Ajuste los carriles a sus empleados, aprobadores, compras, recepción y cuentas a pagar; los equipos pequeños pueden fundir compras y cuentas a pagar en un solo carril.
Escriba sus límites de aprobación
Ponga en las decisiones los límites de compra reales y las reglas de enrutamiento de aprobación, para que el flujo indique quién puede aprobar qué.
Decida el cotejo
Anote si las facturas se cotejan con las recepciones (a tres bandas) o solo con las órdenes, y qué desviaciones retienen una factura.
Añada sus excepciones
Añada caminos para las facturas sin orden, los pagos anticipados y las recepciones parciales si son frecuentes.
Apruebe y comparta
Envíe el flujo al controller para su aprobación; la versión aprobada se queda con el gráfico para los auditores.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el proceso compra a pago en NetSuite?
Un empleado introduce una requisición de compra, un supervisor la aprueba, un comprador crea una orden de compra, la orden se aprueba si supera el límite del comprador y se envía al proveedor, la mercancía se recibe contra la orden, la factura del proveedor se crea desde la orden y se comprueba con el pedido y la recepción, y la factura se paga en un lote de pagos.
¿Cómo funcionan las aprobaciones de compras en NetSuite?
Los límites de compra de la ficha del empleado fijan cuánto puede aprobar cada persona, y el enrutamiento de aprobación de requisiciones y órdenes de compra puede usar las funciones estándar de aprobación de NetSuite o un flujo personalizado de SuiteFlow. El flujo debe indicar los límites reales en cada decisión.
¿NetSuite admite el cotejo a tres bandas?
Sí. Las facturas de proveedor pueden cotejarse con la orden de compra y la recepción de artículos, y las desviaciones fuera de tolerancia pueden retener la factura para su revisión antes del pago. Que el cotejo sea a dos o a tres bandas es una decisión de diseño que conviene dejar anotada en el mapa.