NetSuite-procesflow for indkøb til betaling
Redigerbart NetSuite-procesflow for indkøb til betaling: indkøbsrekvisition, godkendelse hos nærmeste leder, indkøbsordre og indkøbsgrænser, varemodtagelse, leverandørfaktura med afvigelsesspærring og fakturabetaling.
Hvad er NetSuite-procesflow for indkøb til betaling?
NetSuite får indkøb til betaling til at se enkelt ud: en indkøbsordre har knapperne Modtag og Fakturér, og leverandørfakturaen kan betales fra siden Pay Bills. Enkelheden er reel, men den skjuler de beslutninger, der gør processen kontrolleret: hvem der kan godkende en rekvisition, hvilken indkøbsgrænse en indkøbsordre overskrider, og hvad der sker, når en faktura ikke stemmer med det, der er bestilt og modtaget.
Disse beslutninger konfigureres som regel som SuiteFlow-workflows og medarbejdernes indkøbsgrænser, og de er det første, en revisor eller en ny controller spørger om. Et svømmebaneflow samler dem på én side, i banerne hos de personer, der træffer dem.
Brug skabelonen, når I implementerer NetSuite, strammer indkøbskontrollerne i takt med at virksomheden vokser, eller uddanner nye medarbejdere. Omdøb banerne, skriv jeres grænser på beslutningerne, og slet rekvisitionsfasen, hvis indkøberne selv opretter indkøbsordrer.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Oprettelse af indkøbsrekvisition og godkendelsesforløb hos nærmeste leder
- Oprettelse af indkøbsordre ud fra rekvisitionen og godkendelse mod medarbejderens indkøbsgrænse
- Varemodtagelse mod indkøbsordren
- Indtastning af leverandørfaktura ud fra indkøbsordren, med afvigelsesspærringer, når fakturaen ikke matcher indkøbsordre og modtagelse
- Fakturabetaling i en betalingsbatch via ACH eller EFT
Hvornår du skal bruge skabelonen
- I implementerer NetSuite og designer godkendelser i indkøb
- Virksomheden er vokset, og I har brug for dokumenterede kontroller til en revision eller en due diligence
- Fakturaer bliver betalt uden modtagelser eller godkendelser, og I skal vise, hvor hullet er
- Nye indkøbere og kreditormedarbejdere skal uddannes i, hvordan indkøb fungerer i NetSuite
Sådan fungerer det
Omdøb banerne
Tilpas banerne til jeres medarbejdere, godkendere, indkøb, varemodtagelse og kreditorer. Små teams kan slå indkøb og kreditorer sammen i én bane.
Skriv jeres godkendelsesgrænser
Sæt de rigtige indkøbsgrænser og regler for godkendelsesforløbet på beslutningerne, så flowet viser, hvem der kan godkende hvad.
Beslut jer for matchning
Notér, om fakturaer matches mod modtagelser (trevejs) eller kun mod indkøbsordrer, og hvilke afvigelser der spærrer en faktura.
Tilføj jeres undtagelser
Tilføj stier for fakturaer uden indkøbsordre, forudbetalinger og delmodtagelser, hvis de er almindelige.
Godkend og del
Send flowet til controlleren til godkendelse. Den godkendte version bliver hos diagrammet til revisorerne.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er processen fra indkøb til betaling i NetSuite?
En medarbejder indtaster en indkøbsrekvisition, en leder godkender den, en indkøber opretter en indkøbsordre, ordren godkendes, hvis den overstiger indkøberens grænse, og sendes til leverandøren, varerne modtages mod ordren, leverandørfakturaen oprettes ud fra ordren og kontrolleres mod ordre og modtagelse, og fakturaen betales i en betalingsbatch.
Hvordan fungerer indkøbsgodkendelser i NetSuite?
Indkøbsgrænser på medarbejderposten fastsætter, hvor meget en person kan godkende, og godkendelsesforløbet for rekvisitioner og indkøbsordrer kan bruge NetSuites standardfunktioner til godkendelse eller et tilpasset SuiteFlow-workflow. Flowet bør vise de faktiske grænser på hver beslutning.
Understøtter NetSuite trevejsmatch?
Ja. Leverandørfakturaer kan matches mod indkøbsordren og varemodtagelsen, og fakturaafvigelser uden for tolerancen kan spærre fakturaen til gennemgang før betaling. Om I matcher på to eller tre veje, er en designbeslutning, der er værd at notere på kortet.