NetSuite 採購到付款流程圖
可編輯的 NetSuite 採購到付款流程：請購單、上司審批、採購訂單和採購限額、貨品收據、附差異凍結的供應商賬單，以及賬單付款，以泳道呈現。
甚麼是NetSuite 採購到付款流程
NetSuite 令採購到付款看起來很簡單：採購訂單上有「收貨」和「開賬單」按鈕，供應商賬單可以在「支付賬單」頁面付款。這份簡單是真的，但它也掩蓋了令流程受控的決策：誰可以批准請購單、採購訂單超出哪項採購限額，以及賬單與訂購和收貨的內容不符時怎麼辦。
這些決策通常以 SuiteFlow 工作流程和員工採購限額來設定，也是核數師或新任財務主管最先會問的事。泳道流程圖把它們放在同一頁，並放在負責人的泳道內。
你可以在實施 NetSuite、隨公司成長而收緊採購控制，或培訓新同事時使用範本。把泳道改名，在決策上寫明你的限額，如果採購員直接建立採購訂單就刪去請購階段。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 請購單輸入和上司審批路由
- 由請購單建立採購訂單，並按員工的採購限額審批
- 按採購訂單建立貨品收據
- 由採購訂單輸入供應商賬單，當賬單與採購訂單和收貨不符時設置差異凍結
- 以付款批次經 ACH 或 EFT 支付賬單
何時使用本範本
- 你正在實施 NetSuite 並設計採購審批
- 公司已經成長，你需要為審計或盡職審查建立有文件的控制
- 賬單在沒有收貨或審批的情況下獲付款，你需要顯示漏洞在哪裏
- 新入職的採購員和應付賬款人員需要培訓，了解 NetSuite 的採購如何運作
運作方式
更改泳道名稱
把泳道對應到你的員工、審批人、採購部、收貨和應付賬款部，小型團隊可以把採購和應付賬款合併為一條泳道。
寫下審批限額
把真實的採購限額和審批路由規則寫在決策上，令流程圖寫明誰可以批准甚麼。
決定核對方式
註明賬單是與收貨核對（三方），還是只與採購訂單核對，以及哪些差異會令賬單被扣起。
加入例外情況
如果沒有採購訂單的賬單、預付款和部分收貨很常見，就為它們加入路徑。
批准並分享
把流程送交財務主管批准，已批准的版本會連同圖表保存，供核數師查閱。
常見問題
NetSuite 的採購到付款流程是甚麼？
員工輸入請購單，由上司批准，採購員建立採購訂單，如超出採購員的限額就要另行批准，再送交供應商，之後按採購訂單收貨，由採購訂單建立供應商賬單並與訂單和收貨核對，最後以付款批次支付賬單。
NetSuite 的採購審批如何運作？
員工記錄上的採購限額決定某人可以批准的金額，請購單和採購訂單的審批路由可以使用 NetSuite 的標準審批功能，或自訂的 SuiteFlow 工作流程。流程圖應在每個決策上寫明實際的限額。
NetSuite 支援三方核對嗎？
支援。供應商賬單可以與採購訂單和貨品收據核對，超出容差的賬單差異可以先扣起覆核，才付款。採用兩方還是三方核對是一項設計決定，值得記錄在流程圖上。