NetSuite Procure-to-Pay: Prozessablauf
Bearbeitbarer NetSuite-Procure-to-Pay-Ablauf: Bestellanforderung, Freigabe durch den Vorgesetzten, Bestellung und Einkaufslimits, Wareneingang, Lieferantenrechnung mit Abweichungssperre und Rechnungszahlung in Schwimmbahnen.
Was ist NetSuite Procure-to-Pay: prozessablauf?
NetSuite lässt Procure-to-Pay einfach aussehen: Eine Bestellung hat die Schaltflächen Empfangen und Abrechnen, und die Lieferantenrechnung lässt sich auf der Seite Rechnungen bezahlen begleichen. Die Einfachheit ist echt, verdeckt aber die Entscheidungen, die den Prozess kontrolliert machen: wer eine Anforderung freigeben darf, welches Einkaufslimit eine Bestellung überschreitet und was geschieht, wenn eine Rechnung nicht zu Bestelltem und Empfangenem passt.
Diese Entscheidungen werden meist als SuiteFlow-Workflows und Einkaufslimits der Mitarbeiter konfiguriert, und danach fragen ein Prüfer oder ein neuer Controller als Erstes. Ein Schwimmbahn-Ablauf bringt sie auf eine Seite, in die Bahnen der Personen, die sie treffen.
Nutzen Sie die Vorlage bei der Einführung von NetSuite, beim Verschärfen der Einkaufskontrollen in einem wachsenden Unternehmen oder zur Schulung neuer Mitarbeiter. Benennen Sie die Bahnen um, tragen Sie Ihre Limits an den Entscheidungen ein und löschen Sie die Anforderungsphase, wenn Einkäufer Bestellungen direkt anlegen.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Erfassung der Bestellanforderung und Freigabeweg über den Vorgesetzten
- Bestellanlage aus der Anforderung und Freigabe gegen das Einkaufslimit des Mitarbeiters
- Wareneingang gegen die Bestellung
- Erfassung der Lieferantenrechnung aus der Bestellung, mit Abweichungssperren, wenn die Rechnung nicht zu Bestellung und Wareneingang passt
- Rechnungszahlung in einem Zahlungslauf per ACH oder EFT
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie führen NetSuite ein und entwerfen die Einkaufsfreigaben
- Das Unternehmen ist gewachsen, und Sie brauchen dokumentierte Kontrollen für eine Prüfung oder Due Diligence
- Rechnungen werden ohne Wareneingang oder Freigabe bezahlt, und Sie müssen zeigen, wo die Lücke liegt
- Neue Einkäufer und Kreditorenbuchhalter brauchen eine Schulung dazu, wie der Einkauf in NetSuite funktioniert
So funktioniert es
Bahnen umbenennen
Ordnen Sie die Bahnen Ihren Mitarbeitern, Freigebern, dem Einkauf, dem Wareneingang und der Kreditorenbuchhaltung zu. Kleine Teams können Einkauf und Kreditorenbuchhaltung in einer Bahn zusammenlegen.
Ihre Freigabelimits eintragen
Tragen Sie die echten Einkaufslimits und Freigaberegeln an den Entscheidungen ein, damit der Ablauf nennt, wer was freigeben darf.
Über den Abgleich entscheiden
Vermerken Sie, ob Rechnungen mit Wareneingängen (Drei-Wege) oder nur mit Bestellungen abgeglichen werden und welche Abweichungen eine Rechnung anhalten.
Ihre Ausnahmen ergänzen
Ergänzen Sie Pfade für Rechnungen ohne Bestellung, Vorauszahlungen und Teillieferungen, wenn sie häufig vorkommen.
Freigeben und teilen
Senden Sie den Ablauf zur Freigabe an den Controller. Die freigegebene Version bleibt für Prüfer beim Diagramm.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Procure-to-Pay-Prozess in NetSuite?
Ein Mitarbeiter erfasst eine Bestellanforderung, ein Vorgesetzter gibt sie frei, ein Einkäufer legt eine Bestellung an, die Bestellung wird freigegeben, wenn sie das Limit des Einkäufers übersteigt, und an den Lieferanten gesendet, die Ware wird gegen die Bestellung empfangen, die Lieferantenrechnung wird aus der Bestellung angelegt und gegen Bestellung und Wareneingang geprüft, und die Rechnung wird in einem Zahlungslauf bezahlt.
Wie funktionieren Einkaufsfreigaben in NetSuite?
Einkaufslimits im Mitarbeiterstamm legen fest, wie viel jemand freigeben darf, und der Freigabeweg für Anforderungen und Bestellungen kann die Standardfunktionen von NetSuite oder einen eigenen SuiteFlow-Workflow nutzen. Der Ablauf sollte an jeder Entscheidung die tatsächlichen Limits nennen.
Unterstützt NetSuite den Drei-Wege-Abgleich?
Ja. Lieferantenrechnungen lassen sich mit der Bestellung und dem Wareneingang abgleichen, und Rechnungsabweichungen außerhalb der Toleranz können die Rechnung vor der Zahlung zur Prüfung anhalten. Ob Sie zwei- oder dreifach abgleichen, ist eine Designentscheidung, die es wert ist, auf der Karte festgehalten zu werden.