Flux du processus NetSuite procure-to-pay
Flux modifiable du processus NetSuite procure-to-pay : demande d'achat, approbation du supérieur, commande et limites d'achat, réception, facture fournisseur avec blocage pour écart, paiement des factures, en couloirs.
Qu'est-ce que le processus flux du processus NetSuite procure-to-pay ?
NetSuite fait paraître le procure-to-pay simple. Une commande fournisseur porte des boutons Receive et Bill, et la facture se règle depuis la page Pay Bills. Cette simplicité est réelle, mais elle masque les décisions qui rendent le processus maîtrisé. Qui peut approuver une demande, quelle limite d'achat une commande dépasse, et que se passe-t-il quand une facture ne correspond pas à ce qui a été commandé et reçu.
Ces décisions sont en général paramétrées sous forme de workflows SuiteFlow et de limites d'achat par employé, et ce sont les premières choses que demande un auditeur ou un nouveau contrôleur. Un flux en couloirs les réunit sur une page, dans les couloirs des personnes qui les prennent.
Utilisez le modèle lors de l'implémentation de NetSuite, pour resserrer les contrôles d'achat à mesure que l'entreprise grandit ou pour former de nouveaux collaborateurs. Renommez les couloirs, écrivez vos limites sur les décisions et supprimez l'étape de demande si les acheteurs émettent directement les commandes.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- La saisie de la demande d'achat et le circuit d'approbation par le supérieur
- La création de la commande à partir de la demande et son approbation par rapport à la limite d'achat de l'employé
- La réception des marchandises par rapport à la commande
- La saisie de la facture fournisseur depuis la commande, avec des blocages pour écart lorsque la facture ne correspond pas à la commande et à la réception
- Le paiement des factures dans un lot de paiement par ACH ou EFT
Quand utiliser ce modèle
- Vous implémentez NetSuite et concevez les approbations d'achat
- L'entreprise a grandi et vous avez besoin de contrôles documentés pour un audit ou une due diligence
- Des factures sont payées sans réception ni approbation et vous devez montrer où se situe la faille
- Les nouveaux acheteurs et comptables fournisseurs ont besoin d'une formation sur le fonctionnement des achats dans NetSuite
Comment cela fonctionne
Renommer les couloirs
Alignez les couloirs sur vos employés, approbateurs, achats, réception et comptabilité fournisseurs. Les petites équipes peuvent fusionner les achats et la comptabilité fournisseurs en un seul couloir.
Écrire vos limites d'approbation
Placez les vraies limites d'achat et les règles de circuit d'approbation sur les décisions pour que le flux dise qui peut approuver quoi.
Décider du rapprochement
Notez si les factures sont rapprochées des réceptions (à trois) ou seulement des commandes, et quels écarts bloquent une facture.
Ajouter vos exceptions
Ajoutez des chemins pour les factures sans commande, les acomptes et les réceptions partielles s'ils sont fréquents.
Approuver et partager
Envoyez le flux au contrôleur pour approbation. La version approuvée reste attachée au schéma à l'intention des auditeurs.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que le processus procure-to-pay dans NetSuite ?
Un employé saisit une demande d'achat, un supérieur l'approuve, un acheteur crée une commande fournisseur, celle-ci est approuvée si elle dépasse la limite de l'acheteur puis envoyée au fournisseur, les marchandises sont réceptionnées par rapport à la commande, la facture fournisseur est créée à partir de la commande et contrôlée face à la commande et à la réception, puis elle est payée dans un lot de paiement.
Comment fonctionnent les approbations d'achat dans NetSuite ?
Les limites d'achat de la fiche employé fixent le montant qu'une personne peut approuver, et le circuit d'approbation des demandes et des commandes peut s'appuyer sur les fonctions d'approbation standard de NetSuite ou sur un workflow SuiteFlow personnalisé. Le flux doit énoncer les limites réelles sur chaque décision.
NetSuite prend-il en charge le rapprochement à trois ?
Oui. Les factures fournisseur peuvent être rapprochées de la commande et de la réception, et les écarts hors tolérance peuvent bloquer la facture pour examen avant paiement. Rapprocher à deux ou à trois est un choix de conception qu'il vaut la peine de consigner sur la cartographie.