Purchase-to-Pay (P2P): Vorlage für den Prozessablauf

Was ist purchase-to-pay (p2p): vorlage für den prozessablauf?

P2P ist der Prozess, der am häufigsten zweimal dokumentiert wird und trotzdem an keiner Stelle vollständig steht. Der Einkauf hat einen Ablauf in seiner Verfahrensanweisung, die Buchhaltung einen zweiten im Handbuch der Kreditorenbuchhaltung, und das ERP-System trägt eine dritte Fassung in seiner Konfiguration. Wenn der Wirtschaftsprüfer den Zyklus durchgehen will, lautet die Frage deshalb nicht, ob eine Beschreibung existiert, sondern welche davon gilt.

Die Fassung, die trägt, ist entlang der Kontrollpunkte gezeichnet: Freigabe der Bestellanforderung nach Wertgrenze, Erstellung der Bestellung, Wareneingang, Dreiwegeabgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung sowie am Ende die Zahlungsfreigabe mit Funktionstrennung. Jeder dieser Punkte ist eine Kontrolle, die geprüft wird, und jeder hat ein führendes System, das den Nachweis liefert.

Die Ausnahmen sind dabei genauso wichtig wie der Hauptweg. Rechnungen ohne Bestellung, Preisabweichungen innerhalb der Toleranz, Teillieferungen und Eilbeschaffungen: dort liegen die Beträge und dort liegen die Fehler. Ein Diagramm, das nur den sauberen Weg von der Anforderung bis zur Zahlung zeigt, beschreibt die uninteressantere Hälfte des Prozesses.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Bedarf und Bestellanforderung: wer anfordern darf, welches Budget und welche Kontierung anzugeben sind und wie die Anforderung im ERP-System erfasst wird
• Freigabe nach Wertgrenze mit einer Verzweigung für Beschaffungen, die zusätzlich vom Controlling oder von der Geschäftsführung freigegeben werden müssen
• Bestellung und Lieferantenauswahl, einschließlich der Prüfung, ob der Lieferant freigegeben und im Lieferantenstamm korrekt angelegt ist
• Wareneingang und Rechnungseingang als zwei getrennte Buchungen, die zusammen die Grundlage für den Abgleich bilden
• Dreiwegeabgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung mit ausdrücklichen Zweigen für Abweichungen: Preisdifferenz innerhalb der Toleranz, fehlender Wareneingang und Rechnung ohne Bestellung
• Zahlungsfreigabe mit Funktionstrennung zwischen der Person, die die Rechnung freigibt, und der Person, die die Zahlung auslöst, gefolgt von Buchung und Abstimmung

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Der Wirtschaftsprüfer geht den P2P-Zyklus im Rahmen der ICFR-Prüfung durch, und Sie brauchen eine gelenkte Beschreibung statt drei
• Sie führen ein ERP-System ein oder heben es an, und der Soll-Prozess muss beschrieben sein, bevor die Konfiguration festgezurrt wird
• Rechnungen werden am Prozess vorbei bezahlt, und Sie müssen sehen, an welcher Stelle die Ausnahmepfade die Kontrollen umgehen
• Wertgrenzen und Freigabehierarchie wurden geändert, die Dokumentation ist aber nicht nachgezogen worden
• Sie schulen neue Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung und brauchen ein Diagramm, das Hauptweg und Ausnahmen zugleich zeigt

Dokumentierte Controls

• ICFR: P2P cycle controls

So funktioniert es

1. Beschreiben Sie jeden P2P-Schritt in einer Tabelle

   Listen Sie alle Schritte von der Bestellanforderung bis zur Zahlung der Rechnung auf, mit Spalten für Verantwortlichen, führendes System und Freigabestufe.

2. Importieren Sie die Tabelle in QueryChart

   Fügen Sie die Tabelle ein oder laden Sie sie hoch. QueryChart ordnet die Zeilen nach Verantwortlichem in Swimlanes und nach Reihenfolge in Schritte.

3. Zeichnen Sie die Ausnahmepfade, bevor Sie das Diagramm teilen

   Rechnung ohne Bestellung, Preisabweichung über Toleranz und Eilbeschaffung brauchen jeweils einen eigenen Zweig mit benanntem Freigeber. Genau diese Wege prüft der Wirtschaftsprüfer stichprobenartig.

4. Ergänzen Sie Freigabestufen und leiten Sie an die Freigeber weiter

   Markieren Sie die Schritte, die eine Freigabe erfordern. QueryChart erzwingt den Freigabeworkflow und hält jede Entscheidung im Audit-Trail fest.

5. Veröffentlichen Sie die Version als auditbereit

   Nach der Freigabe wird das Prozessdiagramm als Checkpoint mit Versionsnummer, Zeitstempel und Unterschrift des Freigebers gesichert und dient so als Auditnachweis.

Häufig gestellte Fragen

Was gehört in einen P2P-Prozessablauf?

Ein vollständiger Purchase-to-Pay-Ablauf umfasst Bestellanforderung, Freigabe, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsabgleich, Behandlung von Abweichungen, Rechnungsfreigabe und Zahlung, jeweils mit einem Verantwortlichen und einem führenden System.

Wie dokumentiere ich P2P für SOX oder SOC 2?

Dokumentieren Sie jeden Kontrollpunkt (etwa den Dreiwegeabgleich oder die Wertgrenze der Führungskraft) als Schritt mit Verantwortlichem, Verweis auf den Nachweis und Freigabestufe. Der Audit-Trail von QueryChart hält fest, wer welche Version wann freigegeben hat und was geändert wurde.

Worin unterscheiden sich P2P und O2C?

P2P (Purchase-to-Pay) bildet den Geldabfluss ab: Bestellanforderung, Bestellung, Wareneingang, Rechnung und Zahlung. O2C (Order-to-Cash) bildet den Zufluss ab: Kundenauftrag, Lieferung, Fakturierung und Zahlungseingang. Beide treffen sich in Record-to-Report, weil sie in Buchung und Abstimmung enden, und deshalb sollten sie mit denselben Swimlanes und demselben Detailgrad gezeichnet werden.

Was ist der Dreiwegeabgleich und warum fragt der Prüfer danach?

Der Dreiwegeabgleich prüft, ob Bestellung, Wareneingang und Rechnung in Lieferant, Menge und Preis übereinstimmen, bevor die Rechnung zur Zahlung freigegeben wird. Es ist die Kontrolle, die eine Zahlung für Ware verhindert, die niemand bestellt oder erhalten hat, und deshalb steht sie fast immer in der Stichprobe. Im Diagramm müssen sowohl die Toleranzgrenze als auch der Weg für Abweichungen erkennbar sein: sonst dokumentieren Sie nur die Hälfte, die ohnehin nie schiefgeht.