採購到付款（P2P）流程範本
隨時可供審核的採購到付款（P2P）流程範本——由請購到付款——附審批流程與版本控制，為 SOX、SOC 2 和內部審計記錄應付流程的 ERP 團隊而設。
甚麼是採購到付款（p2p）流程
P2P 是最常被記錄兩次、卻從來沒有統一出處的流程。採購在自己的程序裡有一版，財務在應付部門的作業指引裡有另一版，ERP 系統的設定裡還有第三版。因此，當外部審計師要求走一次這個週期時，問題不是有沒有說明文件，而是哪一份才算數。
站得住腳的那一版，是按控制點畫出來的：按金額上限審批請購、發出採購訂單、收貨、訂單與收貨與發票的三方核對，最後是附職責分隔的付款放行。每一個控制點都是審計師要測試的控制，也都對應一個作為證據的來源系統。
例外情況與主線同樣重要。無訂單發票、容差範圍內的價格差異、部分交貨和緊急採購，正是金額和差錯所在之處。只畫出由請購到付款那條乾淨路徑的流程圖，描述的是整個流程中最沒有意思的那一半。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 需求與請購：誰可以提出請購、必須填寫哪個預算和會計科目，以及請購如何在 ERP 系統中登記
- 按金額上限審批，並為需要財務或管理層額外審批的採購設置分支
- 採購訂單與供應商選擇，包括核對該供應商是否已獲批准並在供應商主檔中正確建立
- 收貨與發票接收作為兩次獨立登記，共同構成核對的基礎
- 訂單、收貨與發票的三方核對，並明確畫出差異分支：容差範圍內的價格差異、欠缺收貨紀錄，以及無訂單發票
- 付款放行，而且發票審批人與付款放行人之間保持職責分隔，其後進行入帳與對帳
何時使用本範本
- 外部審計師要在 ICFR 測試中走查 P2P 週期，而你們需要一份受控說明，而不是三份
- 你們正在實施或升級 ERP 系統，需要在設定鎖定之前描述目標流程
- 發票繞過流程獲得支付，你們需要看清例外路徑在哪裡繞開了控制
- 金額上限和審批層級已經調整，文件卻沒有跟上
- 你們要培訓應付部門的新員工，需要一張同時展示主線與例外情況的流程圖
已記錄的控制項
- ICFR — P2P cycle controls
運作方式
在試算表中描述每一個 P2P 步驟
把由請購到發票付款的所有步驟寫下來，並設置負責人、來源系統和審批環節這幾欄。
把試算表匯入 QueryChart
貼上或上載試算表，QueryChart 會按負責人把資料列分配到泳道，並按次序排成步驟。
在分享之前先畫出例外路徑
無訂單發票、超出容差的價格差異和緊急採購各自需要一條分支，並指明審批人。審計師抽樣走的正是這些路徑。
加入審批環節並送交審批人
標示需要審批的步驟。QueryChart 會執行審批流程，並把每位審批人的決定記入審計軌跡。
把版本發佈為可供審核
流程圖通過審批之後會儲存為一個檢查點，附版本號、時間戳和審批人簽署，作為審計證據。
常見問題
P2P 流程包含哪些內容？
一份完整的採購到付款流程涵蓋請購、審批、採購訂單、收貨、發票核對、差異處理、發票審批和付款——每一步都有負責人和來源系統。
怎樣為 SOX 或 SOC 2 記錄 P2P？
把每一個控制點——例如三方核對和主管的審批金額上限——記錄為一個步驟，附上負責人、證據連結和審批環節。QueryChart 的審計軌跡會記錄誰在甚麼時候審批了哪個版本，以及改動了甚麼。
P2P 與 O2C 有甚麼分別？
P2P（採購到付款）涵蓋流出企業的資金流：請購、訂單、收貨、發票和付款。O2C（訂單到收款）涵蓋流入的資金流：客戶訂單、交付、開票和收款。兩個流程在記錄到報告中匯合，最終都進入入帳和對帳——因此它們應該用同樣的泳道和同樣的細緻程度來畫。
甚麼是三方核對，審計師為甚麼會問到它？
三方核對是在批准發票付款之前，核對採購訂單、收貨紀錄和發票在供應商、數量和價格上是否一致。它是防止為無人訂購或無人收到的貨物付款的那道控制，因此幾乎一定會出現在審計師的抽樣之中。流程圖上必須同時顯示容差上限和差異處理路徑——否則你們記錄的只是永遠不會出錯的那一半。