Skabelon til P2P-procesflow (indkøb til betaling)

Hvad er skabelon til p2p-procesflow (indkøb til betaling)?

P2P er den proces, der oftest bliver dokumenteret to gange og aldrig ét sted. Indkøb har ét flow i deres procedure, økonomi har et andet i kreditorafdelingens vejledning, og ERP-systemet har en tredje version i sin konfiguration. Når den eksterne revisor beder om at gå cyklussen igennem, er spørgsmålet derfor ikke, om der findes en beskrivelse: det er, hvilken af dem der gælder.

Den version, der holder, er tegnet efter kontrolpunkterne: godkendelse af rekvisitionen efter beløbsgrænse, udstedelse af indkøbsordre, varemodtagelse, trevejsmatch mellem ordre, modtagelse og faktura, og til sidst betalingsfrigivelse med funktionsadskillelse. Hvert af de punkter er en kontrol, revisor tester, og hvert af dem har et kildesystem, der udgør beviset.

Undtagelserne er lige så vigtige som hovedvejen. Fakturaer uden ordre, prisafvigelser inden for tolerance, delleverancer og hasteindkøb er der, hvor både beløbene og fejlene ligger. Et diagram, der kun viser den rene vej fra rekvisition til betaling, beskriver den mindst interessante halvdel af processen.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Behov og rekvisition: hvem må rekvirere, hvilket budget og hvilken kontering der skal angives, og hvordan rekvisitionen registreres i ERP-systemet
• Godkendelse efter beløbsgrænse med en forgrening for de indkøb, der kræver yderligere godkendelse fra økonomi eller direktion
• Indkøbsordre og leverandørvalg, herunder kontrollen af, om leverandøren er godkendt og oprettet korrekt i leverandørstamdata
• Varemodtagelse og fakturamodtagelse som to adskilte registreringer, der tilsammen danner grundlaget for matchningen
• Trevejsmatch mellem ordre, varemodtagelse og faktura med eksplicitte grene for afvigelser: prisforskel inden for tolerance, manglende varemodtagelse og faktura uden ordre
• Betalingsfrigivelse med funktionsadskillelse mellem den, der godkender fakturaen, og den, der frigiver betalingen, efterfulgt af bogføring og afstemning

Hvornår du skal bruge skabelonen

• Den eksterne revisor skal gennemgå P2P-cyklussen som led i ICFR-testen, og I har brug for én styret beskrivelse i stedet for tre
• I implementerer eller opgraderer et ERP-system og skal beskrive to-be-processen, før konfigurationen låses
• Fakturaer bliver betalt uden om processen, og I skal kunne se, hvor undtagelsesvejene omgår kontrollerne
• Beløbsgrænser og godkendelseshierarki er blevet ændret, og dokumentationen er ikke fulgt med
• I skal oplære nye medarbejdere i kreditorafdelingen og har brug for et diagram, der viser både hovedvej og undtagelser

Dokumenterede kontroller

• ICFR: P2P cycle controls

Sådan fungerer det

1. Beskriv hvert P2P-trin i et regneark

   Skriv alle trin fra rekvisition til betaling af faktura ned med kolonner til ansvarlig, kildesystem og godkendelsestrin.

2. Importer regnearket i QueryChart

   Indsæt eller upload regnearket. QueryChart fordeler rækkerne i swimlanes efter ansvarlig og i trin efter rækkefølge.

3. Tegn undtagelsesvejene, før du deler diagrammet

   Faktura uden ordre, prisafvigelse over tolerance og hasteindkøb skal have hver sin gren med en navngiven godkender. Det er præcis de veje, revisor stikprøver.

4. Tilføj godkendelsestrin og send til godkenderne

   Markér de trin, der kræver godkendelse. QueryChart håndhæver godkendelsesforløbet og registrerer hver godkenders beslutning i revisionssporet.

5. Udgiv versionen som revisionsklar

   Når diagrammet er godkendt, gemmes det som et tjekpunkt med versionsnummer, tidsstempel og godkenderens underskrift som dokumentation til audit.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad indgår i et P2P-procesflow?

Et komplet procesflow for indkøb til betaling dækker rekvisition, godkendelse, indkøbsordre, varemodtagelse, fakturamatch, håndtering af afvigelser, fakturagodkendelse og betaling, hvor hvert trin har en ansvarlig og et kildesystem.

Hvordan dokumenterer jeg P2P til SOX eller SOC 2?

Dokumentér hvert kontrolpunkt (for eksempel trevejsmatch og lederens beløbsgrænse for godkendelse) som et trin med en ansvarlig, et link til dokumentationen og et godkendelsestrin. QueryCharts revisionsspor registrerer, hvem der godkendte hvilken version, hvornår, og hvad der blev ændret.

Hvad er forskellen på P2P og O2C?

P2P (indkøb til betaling) dækker pengestrømmen ud af virksomheden: rekvisition, ordre, varemodtagelse, faktura og betaling. O2C (ordre til indbetaling) dækker pengestrømmen ind: kundeordre, levering, fakturering og indbetaling. De to processer mødes i registrering-til-rapportering, hvor begge ender i bogføringen og afstemningen, og det er derfor de bør tegnes med samme baner og samme detaljeringsniveau.

Hvad er et trevejsmatch, og hvorfor spørger revisor til det?

Et trevejsmatch er kontrollen af, at indkøbsordre, varemodtagelse og faktura stemmer overens på leverandør, antal og pris, før fakturaen godkendes til betaling. Det er den kontrol, der forhindrer betaling for varer, ingen har bestilt eller modtaget, og derfor er den næsten altid med i revisors stikprøver. I diagrammet skal både tolerancegrænsen og vejen for afvigelser fremgå, ellers dokumenterer I kun den halvdel, der aldrig går galt.